Van kantoor naar kazerne: wat je als reservist bij defensie leert over leidinggeven op kantoor

Voor veel mensen is Defensie geen logische stap als je al een fulltimebaan hebt. Toch groeit het aantal reservisten: professionals die naast hun gewone werk een militaire functie vervullen. Vorig jaar kwamen er 1400 bij, waardoor Defensie inmiddels 9.244 reservisten telt. Niels Reijn (32) is er zo een. Doordeweeks werkt hij als technisch businessanalist bij de Douane (hij is daar sinds vier jaar gedetacheerd door zijn werkgever ilionx), daarnaast is hij groepscommandant binnen Infanterie Bewaken & Beveiligen(IBB) van Defensie. 

Dat laatste begon als een jongensdroom. 'Alle mannen in mijn familie hebben iets bij Defensie of de politie gedaan, en dat trok mij stiekem ook. Ik wist vroeger alleen niet dat reservisten bestonden. Anders was ik daar waarschijnlijk eerder begonnen.'

Iets fysieks doen

Juist de afwisseling spreekt hem aan. 'Mijn gewone werk speelt zich vooral achter een computer af. Dat is mentaal uitdagend, maar ik wilde daarnaast ook iets fysieks doen én iets betekenen voor de samenleving. Dat maakt deze combinatie voor mij zo aantrekkelijk en leuk. Ik merk dat beide werelden elkaar sterker maken.'

Het reservistschap kost hem gemiddeld twee avonden en een weekend per maand. Inmiddels is hij doorgegroeid tot groepscommandant en geeft hij leiding aan een groep van ongeveer acht militairen. Daar hoort meer bij dan alleen oefeningen draaien. ‘Ik bereid lessen voor, schrijf opdrachten uit en begeleid nieuwe reservisten. Als je meer verantwoordelijkheid wilt nemen, krijg je daar ook alle ruimte voor.'

Eerst denken, dan handelen

De belangrijkste professionele les die hij bij Defensie leerde, is juist dat je niet altijd zo snel mogelijk moet handelen. ‘In een militaire omgeving moet je vaak onder tijdsdruk beslissingen nemen. Juist dan pak je heel bewust een paar extra seconden om de situatie goed te analyseren, een plan te maken en je mensen daarin mee te nemen. Pas daarna kom je in actie.'

Die gedachte neemt hij ook mee naar zijn dagelijkse werk. 'Bedrijven willen tegenwoordig ontzettend wendbaar zijn. Daardoor ontstaat de neiging om meteen ergens op in te springen. Maar juist door heel even afstand te nemen, de situatie in te schatten, voorkom je dat je later fouten moet herstellen. Die les van Defensie geldt eigenlijk net zo goed voor projecten of veranderingen binnen organisaties.'

Leidinggeven aan totaal verschillende mensen 

Ook zijn manier van leidinggeven veranderde door zijn rol als reservist. Als groepscommandant vertaalt hij opdrachten van zijn leidinggevende naar concrete taken voor zijn eigen team. Daarbij draait het er volgens hem niet om zelf overal bovenop zitten, maar juist om verantwoordelijkheden slim te verdelen. 'Ik kijk heel bewust wie welke taak krijgt en wie waarvoor verantwoordelijk wordt. Als mensen weten dat iets echt van hen is, voelen ze zich ook eigenaar van het resultaat. Dat motiveert enorm, ook in een kantooromgeving.'

Tegelijkertijd leerde hij bij Defensie iets wat hij in zijn reguliere werk veel minder tegenkomt: leidinggeven aan mensen met totaal verschillende achtergronden. 'In mijn civiele werk hebben collega's vaak vergelijkbare opleidingen en ervaringen. Bij de reservisten lopen twintigers rond naast mensen die bijna met pensioen zijn. Iedereen brengt iets anders mee. De één heeft duidelijke instructies nodig, de ander juist vertrouwen en ruimte. Je kunt niet iedereen hetzelfde behandelen.'

Duidelijke taakverdeling en hiërarchie

Volgens Reijn kunnen organisaties iets opsteken van de duidelijke taakverdeling en hiërarchie binnen Defensie. 'Je weet precies wie waarvoor verantwoordelijk is. Daardoor ontstaat eigenaarschap. Dat mis ik soms in organisaties waar iedereen overal een beetje van is.' 

Dat betekent niet dat de militaire cultuur klakkeloos kan worden overgenomen op kantoor. 'In een gevechtssituatie verwachten mensen dat je directief bent. Maar als je op maandagochtend een projectoverleg binnenloopt en iedereen gaat commanderen, werkt dat natuurlijk niet. Juist doordat ik beide werelden ken, weet ik beter welke leiderschapsstijl in welke situatie past.'

Werkgever profiteert mee

De kennisuitwisseling loopt volgens Reijn bovendien twee kanten op. Met zijn achtergrond als software engineer helpt hij Defensie bij digitalisering. 'Toen ik solliciteerde, ging nog veel op papier. Inmiddels maakt Defensie enorme stappen op IT-gebied. Die kennis uit mijn civiele werk kan ik daar weer inzetten.'

Omgekeerd profiteren ook werkgevers van medewerkers die reservist zijn. Steeds meer organisaties, waaronder ilionx, sluiten daarom een reservistenconvenant met Defensie, waardoor medewerkers tijd krijgen voor opleidingen en oefeningen. Zijn eigen werkgever doet dat inmiddels ook. 'Het is mooi dat je als organisatie iets bijdraagt aan de samenleving, maar uiteindelijk investeer je ook gewoon in je eigen mensen. Je krijgt collega's terug die beter onder druk kunnen presteren, leidinggeven en verantwoordelijkheid nemen. Bovendien blijven ze fysiek en mentaal fit en halen veel reservisten er ontzettend veel voldoening uit.'

Wat je leert als reservist

• Neem niet altijd direct een besluit, maar analyseer eerst de situatie. 

• Maak verantwoordelijkheden zo concreet mogelijk; dat vergroot eigenaarschap. 

• Pas je leiderschapsstijl aan op de persoon en de situatie. 

• Fysieke én mentale weerbaarheid helpen ook op kantoor.