Onderzoek naar je declaraties of gedrag? Dit zijn je rechten én plichten bij een intern onderzoek

Als werknemers door hun baas onderzocht worden, schieten ze direct in de verdediging of weigeren mee te werken. Volgens arbeidsrechtadvocaat Paul Snijders is dat lang niet altijd verstandig. 'Juist in deze fase kun je veel doen om je eigen positie te beschermen.'

Concreet vermoeden al aanleiding

Een intern onderzoek voelt voor veel werknemers als een voorportaal van ontslag. Toch hoeft dat helemaal niet zo te zijn. Werkgevers schakelen steeds vaker externe onderzoekers in om feiten boven tafel te krijgen voordat zij conclusies trekken. 'Een werkgever hoeft niet te wachten tot vaststaat dat sprake is van fraude of ander verwijtbaar handelen', zegt Snijders. 'Een voldoende concreet vermoeden kan al aanleiding zijn om onderzoek te doen. Dat kan bijvoorbeeld voortkomen uit een melding van een collega, een klokkenluidersmelding, een interne audit of signalen van ongewenst gedrag.'

Dat betekent volgens hem niet dat een werkgever zomaar in het wilde weg onderzoek mag doen. 'Een onderzoek moet een legitiem doel hebben en proportioneel zijn. Hoe ingrijpender het onderzoek, hoe beter een werkgever moet kunnen uitleggen waarom dat noodzakelijk is.'

Inzage in je dossier 

Word je onderwerp van een onderzoek, dan wil je direct weten wat er speelt. 'Een werknemer heeft recht op een zorgvuldig onderzoek en moet uiteindelijk weten wat hem wordt verweten. Ook moet hij voldoende gelegenheid krijgen om daarop te reageren. Dat volgt uit het beginsel van hoor en wederhoor.'

Dat betekent volgens Snijders echter niet dat je direct het complete dossier krijgt. 'Tijdens een lopend onderzoek kunnen goede redenen bestaan om bepaalde informatie nog niet te delen. Denk aan de bescherming van melders, getuigen of de integriteit van het onderzoek.' Wel zit daar een duidelijke grens aan. 'Je kunt jezelf niet verdedigen als je volledig in het duister wordt gelaten. Uiteindelijk moet je begrijpen welke verwijten worden gemaakt en waarop die zijn gebaseerd.'

Meewerken meestal verplicht

Een veelgehoord misverstand is dat werknemers een intern onderzoek eenvoudig kunnen weigeren. 'In veel gevallen ben je juist verplicht om mee te werken', zegt Snijders. 'Dat vloeit voort uit goed werknemerschap en de verplichting om redelijke instructies van de werkgever op te volgen.'

Dat kan betekenen dat je verschijnt voor een interview, vragen beantwoordt of uitleg geeft over bepaalde gebeurtenissen. ‘Je mag natuurlijk vragen stellen over de werkwijze of aangeven dat je het onderzoek niet zorgvuldig vindt. Je kunt een redelijk onderzoek meestal niet blokkeren door simpelweg te weigeren mee te werken.' Dat kan zelfs averechts werken. 'Rechters kunnen zwaar tillen aan een werknemer die zonder goede reden geen medewerking verleent, zeker wanneer hij als enige over belangrijke informatie beschikt.'

Neem iemand mee

Volgens Snijders is het verstandig om niet alleen naar een onderzoeks- of hoorgesprek te gaan. 'Zeker wanneer er ernstige beschuldigingen spelen of arbeidsrechtelijke gevolgen dreigen, raad ik aan om juridische bijstand te zoeken. Dat hoeft niet altijd een advocaat te zijn. Vaak is ook een jurist, vakbondsvertegenwoordiger of vertrouwenspersoon welkom. Zo'n begeleider neemt het gesprek niet over, maar kan wel meeluisteren en later helpen beoordelen of vastleggen wat er precies is gezegd.'

Vraag daarnaast of het gesprek mag worden opgenomen of spreek af dat je schriftelijk op het verslag kunt reageren. 'Dan voorkom je achteraf discussies over wat er wel of niet is verklaard.'

Stel informatie veilig

Juist omdat onderzoekers professioneel te werk gaan, onderschatten werknemers volgens Snijders zo'n gesprek regelmatig. 'Veel mensen denken dat het een oriënterend gesprek is. Dat is een misvatting. Bereid je goed voor.' Zijn advies is om vooraf zoveel mogelijk relevante informatie veilig te stellen, zolang je daar nog toegang toe hebt. 'Als je weet dat er een onderzoek aankomt, stel dan belangrijke e-mails, agenda-afspraken of andere relevante informatie veilig voordat je account eventueel onverwacht wordt afgesloten.'

Tijdens het gesprek geldt vooral: blijf bij de feiten. 'Geef korte en consistente antwoorden. Als je iets niet weet, zeg dat dan gewoon. Ga niet gokken of speculeren. Een verkeerde herinnering of een losse suggestie kan later tegen je worden gebruikt.'

Vraag om duidelijkheid

Snijders ziet in de praktijk dat werkgevers én werknemers fouten maken. 'Werkgevers trekken soms te snel conclusies of passen hoor en wederhoor onvoldoende toe. Werknemers schieten juist vaak direct in de verdediging of weigeren zonder goede reden om mee te werken.'

Hij adviseert om te informeren naar de aard van de beschuldigingen, de onderzoeksprocedure en de planning. Toon tegelijkertijd dat je bereid bent mee te werken en vraag eventueel om juridisch advies. Daarmee houd je de regie veel beter dan wanneer je meteen de hakken in het zand zet.'

Wat kun je het beste doen als je werkgever een onderzoek start?

• Blijf rustig en vraag waar het onderzoek over gaat en hoe de procedure eruitziet. 

• Werk in principe mee aan een redelijk onderzoek. 

• Neem zo mogelijk een advocaat, jurist, vakbondsvertegenwoordiger of vertrouwenspersoon mee naar gesprekken. 

• Stel relevante informatie veilig zolang je daar nog toegang toe hebt. 

• Geef alleen antwoord op vragen waarover je zeker bent; ga niet gokken of speculeren. 

• Spreek af dat je schriftelijk mag reageren op het gespreksverslag en het uiteindelijke onderzoeksrapport.