Waarom je (soms) ook fysiek ruimte moet opeisen in een gesprek

Afbeelding boven artikel ter illustratie. Bron: Getty Images.

Dit noemen we territoriaal gedrag: non-verbale communicatie waarin zichtbaar wordt hoe iemand zich voelt in een situatie en hoeveel houvast die nodig heeft. Het gaat niet over intenties of karakter, maar over hoe iemand met ruimte omgaat.

Je ziet dit overal. In vergaderingen en onderhandelingen, maar ook in de bus, waar iemand een tas op de stoel naast zich legt, of op het strand, waar een handdoek een ligbed “reserveert”. Niemand zegt iets, maar iedereen begrijpt de boodschap.

Wat territoriaal gedrag laat zien

Territoriaal gedrag laat vooral de behoefte aan overzicht en veiligheid zien. Iedereen vertoont dit gedrag, of iemand zich nu zeker voelt of gespannen. Het verschil zit niet in óf iemand ruimte inneemt, maar in hoe iemand met die ruimte meebeweegt wanneer de situatie verandert - en dat heeft direct effect op anderen.

Bij ontspanning beweegt het ruimtegebruik mee met het gesprek. Spullen worden verplaatst als dat nodig is, iemand schuift op wanneer er een ander bij komt zitten, ruimte wordt genomen en weer losgelaten. De fysieke ruimte ondersteunt dan het contact.

Wat territoriaal gedrag laat zien

Territoriaal gedrag laat vooral de behoefte aan overzicht en veiligheid zien. Iedereen vertoont dit gedrag, of iemand zich nu zeker voelt of gespannen. Het verschil zit niet in óf iemand ruimte inneemt, maar in hoe iemand met die ruimte meebeweegt wanneer de situatie verandert - en dat heeft direct effect op anderen.

Bij ontspanning beweegt het ruimtegebruik mee met het gesprek. Spullen worden verplaatst als dat nodig is, iemand schuift op wanneer er een ander bij komt zitten, ruimte wordt genomen en weer losgelaten. De fysieke ruimte ondersteunt dan het contact.

Neemt spanning toe, dan wordt ruimte eerder vastgezet. Spullen blijven liggen of worden verder uitgespreid, iemand blijft staan of leunt achterover terwijl het gesprek lastiger wordt. De ruimte beschermt dan de persoon in plaats van het gesprek. Het gaat dus minder om hoeveel ruimte iemand inneemt, en meer om hoe strak iemand die ruimte vasthoudt.

Waarom dit direct effect heeft

Omdat mensen automatisch reageren op ruimtegebruik, ontstaat er al een dynamiek voordat de inhoud begonnen is. Zonder dat het wordt benoemd, voelen we wie zich vrij beweegt, wie zich terugtrekt en wie richting geeft. Anderen passen zich daar meestal stilzwijgend op aan: ze wachten met spreken, gaan ergens anders zitten of nemen minder initiatief.

Effect in gesprekken en groepen

Die dynamiek wordt extra duidelijk in groepen en werksituaties, waar ruimtegebruik bepaalt wie spreekt en wie luistert. In gesprekken beïnvloedt ruimtegebruik wie initiatief neemt, wie vaker spreekt en wie zich inhoudt. Degene die meer ruimte gebruikt, krijgt vaak vanzelf meer aandacht. Degene die minder ruimte inneemt, wordt sneller onderbroken of minder betrokken.

In werksituaties zie je dit bijvoorbeeld wanneer:

• één persoon structureel aan de kop of in het midden van de tafel zit;

• materialen of plekken consequent bezet blijven;

• anderen zich aanpassen door kleiner te gaan zitten of pas later aan te schuiven.

Zo stuurt de verdeling van ruimte mee wat er gezegd wordt, door wie, en met hoeveel gewicht.

Wanneer een gesprek spannend wordt

In onderhandelingen, waar belangen botsen, wordt territoriaal gedrag extra zichtbaar - vooral als spanning oploopt. Zodra het spannend wordt, verandert vaak eerst het lichaam en pas daarna de inhoud. Iemand leunt achterover, schuift papieren verder uit elkaar of creëert letterlijk meer afstand.

Dat zegt weinig over het standpunt zelf, maar veel over wat er intern gebeurt: het lichaam zoekt overzicht en bescherming. Vanaf dat moment gaat het niet alleen meer om argumenten, maar ook om de vraag of het gesprek nog voortgezet kan worden zonder dat iemand mentaal “dichtklapt”.

Je ziet dan vaak dat mensen standpunten herhalen, formeler worden, minder delen of het gesprek willen afronden. Territoriaal gedrag is daarbij vaak één van de eerste zichtbare signalen dat dit omslagpunt in zicht komt.

Hoe je hiermee omgaat in een onderhandeling

Gelukkig kun je dit gedrag herkennen en bijsturen zonder het te benoemen. Je hoeft dit gedrag meestal niet te corrigeren. Wat helpt, is het gesprek draaglijk houden door rust en overzicht te brengen. Bijvoorbeeld door:

• je eigen spullen compacter neer te leggen

• je positie niet direct te veranderen wanneer de ander dat wel doet

• onnodige beweging te verminderen

• het gesprek te vertragen en te structureren met woorden

Zinnen als “laten we dit even uit elkaar trekken” of “volgens mij raken we hier een belangrijk punt” erkennen wat er speelt, zonder het gedrag zelf te bespreken. Ze houden het gesprek open.

Soms vraagt het moment juist om zelf richting te geven. Dan kun je bewust ruimte innemen om het gesprek te sturen.

Gesprek openen: schuif je stoel iets naar voren, leg een arm losjes over de tafelrand en zeg met steepling-gebaar (vingertoppen tegen elkaar): “Laten we eerst focussen op de prijs: wat is voor jullie het minimum?”

Opties samenvatten: leun licht naar voren, leg je arm ontspannen over de rugleuning van je stoel en wijs met een open handpalm: “Ik hoor drie voorstellen: 10K met snelle levering, 12K met extra service, of 9K met langere termijn. Welke pakken we als eerste uit?”

Conclusie trekken: ga rechterop zitten (hoogtevoordeel claimen), steek je handen in steepling (vingertoppen tegen elkaar) en zeg: “Oké, we landen op 11K met standaardgarantie. Jij mailt de specificaties, ik regel de contracttekst voor morgen.”

Het verschil zit in bewust kiezen in plaats van automatisch reageren.

Aandacht voor je eigen ruimtegebruik

Die bewustwording begint bij je eigen patronen. Territoriaal gedrag uit zich vaak in kleine, herkenbare gewoontes:

• automatisch steeds dezelfde plek kiezen

• spullen breed neerleggen

• blijven staan terwijl anderen zitten

• rondlopen terwijl anderen stil blijven

Door dit bij jezelf op te merken, ontstaat keuzevrijheid. Je kunt ruimte innemen om het gesprek te sturen, of ruimte laten wanneer gelijkwaardigheid of openheid voorop staat.

Territoriaal gedrag bij anderen lezen

En bij anderen helpt het om spanning vroeg te signaleren. Bij anderen neemt territoriaal gedrag vaak toe wanneer onderwerpen gevoelig worden, rollen onduidelijk zijn of belangen botsen. Dat gedrag geeft informatie: het laat zien waar spanning zit, zonder dat iemand dat onder woorden hoeft te brengen. Wie dat kan lezen, kan het gesprek bijsturen voordat het vastloopt.

Tot slot

Territoriaal gedrag is geen machtsmiddel en geen vaste karaktertrek, maar een reactie op de situatie. Door aandacht te hebben voor hoe mensen met ruimte omgaan, wordt begrijpelijk waarom gesprekken soms soepel lopen en soms vastdraaien.

Kortom: wie ruimte kan lezen, ziet de dynamiek al ontstaan voordat die wordt uitgesproken.