3 uur per werkdag besparen met AI? Zo lukt Laura Bas dit

Wie zelf op onderzoek uitgaat, belandt al snel in een wirwar van tools die net niet doen wat je nodig hebt. Daarom liep ik samen met Alex een standaard werkdag door, met alleen de methodes die in de praktijk ook echt werken. Voordat je gaat implementeren is het hierbij wel belangrijk om te onderzoeken welke tools bij jou passen.

09:00 De inbox: zo automatiseer je je e-mails

Als je zelf nog al je e-mails schrijft, valt hier gelijk heel veel winst te behalen. De eerste stap is simpel: stop met typen.

"Ik spreek al mijn mails in. Spreken is twee tot drie keer sneller dan typen, zeker als je niet snel typt." Alex gebruikt daarvoor Wispr Flow, een tool die spraak omzet in tekst. Hoe vaker je de tool gebruikt, hoe beter de output en hoe consistenter de toon, omdat hij leert van de input die jij hem geeft. Bijkomend voordeel is dat je er ook mee kunt vertalen. Zeg "vertaal dit naar het Engels" en hij zet je Nederlandse spraak direct om.

De echte winst zit in Jace AI. Deze tool duikt in je mailbox en leert hoe jij schrijft, denkt en communiceert. Op basis daarvan maakt hij automatisch conceptmails in jouw stijl, vaak bijna niet van echt te onderscheiden. Binnenkomende mails worden meteen gesplitst in urgent of ter informatie. Follow ups staan al klaar voordat jij eraan denkt. En bij agendaverzoeken stelt hij direct een moment voor, als je hem toegang geeft. Hier win je wekelijks uren mee terug.

11:00 De eerste meeting van de dag

Notuleren en actielijsten maken? Dat kun je per direct achter je laten.

Er bestaat een klein fysiek apparaat, ongeveer zo groot als een post-it en zo dun als een paar A4’tjes, genaamd Plaud. Je legt het tijdens een meeting op tafel en het doet de rest. Het neemt het gesprek op, schrijft automatisch mee en zet dit achteraf om in een transcript, een samenvatting en een concrete actielijst, zonder dat iemand daar actief mee bezig hoeft te zijn.

Ik gebruik Plaud inmiddels zelf, op aanbeveling van Alex, en het werkt beter dan elke notulist waar ik ooit mee heb gewerkt. Maar de echte waarde gaat verder dan alleen de notulen. Zet Plaud ook aan tijdens sales- of klantgesprekken, en je bouwt continu data op over je eigen presteren. AI analyseert achteraf wat er goed ging, waar je kansen liet liggen en welke momenten je anders had kunnen aanpakken.

Wat dat oplevert is een feedbackloop die je onmiddelijk krijgt, consistent is en nooit moe wordt. En misschien nog wel het leukste: Plaud geeft je eigenlijk constant de feedback die je collega’s je niet durven te geven, maar waar je wel het meest van leert.

Van alle AI-tools die ik op dit moment gebruik, is dit zonder twijfel mijn favoriet.

14:00 Een strategie of plan maken met AI

Ook bij het maken van strategieën, plannen of beleidsdocumenten vallen mensen vaak in een AI-valkuil. Ze vragen direct om een eindproduct: "schrijf een marketingplan." Dat klinkt efficiënt, maar levert vrijwel altijd generieke output op.

De echte winst zit in de stap daarvoor. Vraag niet om het eindproduct, maar om de aanpak. Niet: schrijf een marketingplan. Maar: welke strategie werkt het beste voor een marketingplan met een  mix van online en offline uitingen? AI zoekt dan automatisch naar de best passende methode. Dat is het verschil tussen iets laten genereren en iets laten maken dat werkt. 

Ook de keuze voor de tool of het model maakt hierin verschil. Alex start voor snelheid en actualiteit met Grok, en schakelt voor langere schrijftaken over naar Claude. Hier gaat het in veel organisaties mis. Er wordt één tool gekozen voor iedereen, terwijl elke rol iets anders nodig heeft. Voor de klantenservice is Grok bijvoorbeeld interessant, terwijl voor de copywriter Claude cruciaal is. De organisaties die dit goed doen, behandelen AI als een gereedschapskist. Ze kiezen per taak de juiste tool en sturen net zo sterk op het denkproces als op de output. Zo ga je dus niet alleen sneller werken, maar slimmer.

17:15 Uren registreren

Veel mensen schrijven hun uren pas aan het einde van de dag. Of erger, aan het einde van de week. Met als gevolg dat de helft al vergeten is.

"Dit los je op met spraak," zegt Alex.

Rond je een taak af? Spreek direct in wat je hebt gedaan. Tien seconden, terwijl het nog vers in je geheugen zit. Wispr Flow zet het automatisch om naar gestructureerde tekst, klaar om in te vullen. 

Tot slot: hier moet je beginnen

Als je na dit artikel maar één ding doet, laat het dit zijn: breng een week lang eerlijk in kaart wat je echt doet. Niet globaal, maar concreet per uur. Welke taken komen steeds terug? Hoeveel tijd besteed je daaraan? Waar zit de herhaling? En als je ergens beter in zou willen worden, wat zou dat dan zijn?

Begin vervolgens stap voor stap de tools uit deze blog te implementeren. 

En misschien nog belangrijker: als AI je tijd oplevert, maak dan niet de fout die veel mensen maken door die ruimte direct weer vol te plannen met meer werk. De echte waarde ontstaat wanneer je die tijd inzet voor dingen die AI niet kan overnemen: beter worden in je vak, meer service leveren aan je klanten en investeren in iets wat AI nooit kan vervangen: menselijk contact.

Dat is precies wat Alex en zijn assistent Bianca hebben gedaan. Ze gingen niet méér werk verzetten, maar juist meer tijd geven aan hun klanten: direct persoonlijk contact, zonder haast en met volledige aandacht. Het resultaat is bijna tegenintuïtief: door AI slim in te zetten, krijg je sneller een mens aan de lijn in plaats van een chatbot. AI neemt het werk over dat geen menselijke waarde toevoegt, waardoor er ruimte ontstaat voor wat wél het verschil maakt: echt contact. En precies dat is wat AI niet kan vervangen.

Slimmer werken betekent niet dat je meer doet, maar dat je juist minder beter doet.

Tools voor in je basisset

Wispr Flow — Minder typen, meer werken met spraak en urenregistratie.
Jace AI — Automatiseer en structureer je e-mails, inclusief slimme follow-ups.
Calendly — Afspraken inplannen zonder heen-en-weer mailen.
Plaud — Automatisch notuleren, met actielijsten en persoonlijke feedback.
NotebookLM — Snel inzichten halen uit grote hoeveelheden documenten.
Perplexity AI — Onderzoek doen met directe bronvermelding.
DeepL — Vertalingen op hoog niveau.