vacatures in de provincie Zuid-Holland

(Junior) Projectondersteuner 24-36 uur - 3 vacatures 
 
Zorg jij voor overzicht en inzicht in projecten die maatschappelijke impact maken en bijdragen aan een betere digitale overheid?   

Hoe ziet je werk eruit? 
Jouw werk doet er toe. Bij ICTU werken we samen in projecten aan een betere digitale overheid. Je draagt bij aan de oplossing van maatschappelijke vraagstukken. Werk met impact? Die heb jij absoluut als Projectondersteuner in Den Haag.  

Denk bijvoorbeeld aan de implementatie van het digitale patiëntendossier wat de kwaliteit van zorg verbetert, de Interbestuurlijke Datastrategie (IDBS) waarmee we de overheid helpen om data beter in te zetten en de risico's af te wegen. Of bijvoorbeeld het project Gebruiker Centraal, waarmee we de Overheid toegankelijk en inclusief willen maken voor iedereen. Tientallen digitale projecten pakt ICTU jaarlijks op. En daar komen nogal wat (financiële) processen bij kijken. Samen vinden we projecten waar jij bij past en waar je aan kan bijdragen.   

Je ondersteunt meerdere projecten tegelijk en bent de rechterhand van de projectleiders. Vooral rondom de inhuur van specialisten of de inkoop van advies houd jij het overzicht. Je controleert facturen, bewaakt contracten en budgetten en vertaalt data naar heldere rapportages. Zo geef je projectleiders het inzicht om koers te houden of bij te sturen. Zie je een risico aankomen? Dan krijg je alle ruimte om daar proactief advies over te geven. 

Extra interessant: dit is hét moment om bij ons in te stappen. We starten met een pilot waarin we ketengericht gaan werken. Expertise van bijvoorbeeld Inkoop en Control bundelen we bij specialisten. Jij bent de schakel tussen hen en de projectmanagers en maakt de verandering dus van dichtbij mee. Sterker nog: jouw frisse blik en ideeën zijn daarbij onmisbaar. Je bewaakt de cijfers en signaleert waar processen slimmer of beter kunnen. Zo bouw je samen met collega’s aan een nieuwe manier van werken binnen de afdeling Project- en Managementondersteuning bij ICTU.  

Jouw belangrijkste werkzaamheden: 

• Slim schakelen tussen 6 tot 10 projecten tegelijkertijd. Superafwisselend, want dat betekent dat je aansluit bij verschillende projectteams. Hierin werk je samen met onder anderen projectleiders, controllers, inkoopadviseurs en externe specialisten. 
• Voorbereiden en bijhouden van overleggen, actielijsten, capaciteitsplanningen en voortgangsrapportages. 
• Budgetten en kostenramingen opstellen, monitoren en afwijkingen signaleren. 
• Inhuur en inkoop coördineren: van offerte-uitvraag tot contractbewaking. 
• De financiële en projectadministratie bijhouden in AFAS en andere tools. 
• Contact onderhouden met collega’s binnen ICTU én met externe partners (onder wie projectondersteuners bij de diverse ministeries). Zo zorg je dat informatie compleet is en je adviezen scherp en bruikbaar zijn. 

Dit zegt collega Mark, coördinator Projectbureau, over de baan: 

“Het team van projectsecretarissen zorgt dat ruim 150 projecten administratief op rails lopen, met daar waar nodig inhoudelijk een vinger aan de pols. Je ondersteunt, adviseert en bewaakt binnen een dynamische projectomgeving, waar altijd ruimte is om mee te denken – en mee te doen – aan verbetering van onze werkwijzen” 
 

Wat maakt werken bij ICTU leuk? 
Je maakt deel uit van het team Project- en Managementondersteuning (PMO), Een energieke en diverse club van zo’n 25 collega’s – van junior tot senior en strategisch – die allemaal aan verschillende projecten en projectteams zijn gekoppeld. We werken dus zelfstandig aan onze eigen projecten, maar kunnen altijd op elkaar rekenen. Iedere maand komen we met het hele PMO-team bij elkaar om kennis en ideeën te delen en elkaar te helpen met uitdagingen. Daarnaast krijg je een buddy met wie je in het begin meeloopt, zodat je snel je draai vindt.  

Wat heb je nodig voor deze functie?  

• Hbo-niveau, bij voorkeur in een richting als bedrijfskunde, bestuurskunde of (project)management. 
• Je hebt enige praktijkervaring opgedaan in een projectmatige werkomgeving, bijvoorbeeld via werk, stage of een traineeship. Daardoor weet je hoe het is om met verschillende stakeholders samen te werken, overzicht te houden en afspraken na te komen; 
• Cijfermatig inzicht: je kunt goed werken met financiële data, rapportages en systemen. 
• Handigheid met digitale systemen en tools. 
• Het talent om te plannen en te organiseren: je houdt overzicht, bewaakt processen en zorgt met de juiste input en adviezen dat projectleiders kunnen doorpakken. 
• Onder tijdsdruk kun je goed organiseren: je kunt hoofd- en bijzaken scheiden en prioriteiten stellen in een dynamische omgeving met meerdere projectleiders en uiteenlopende verzoeken. 
• Het analytisch vermogen om informatie te interpreteren en te vertalen naar wat dit betekent voor systemen en financiën. 
• Communicatieve vaardigheden: je stelt de juiste vragen om informatie op te halen en stemt helder af met projectmanagers, collega’s en contactpersonen bij ministeries; 
• Je bent 24-36u beschikbaar. 

Mogelijk herken je jezelf niet in deze punten. Als je niet aan alle gevraagde ervaring voldoet maar jezelf wel herkent in de omschrijving nodigen we je toch uit om te solliciteren. Geef dan vooral aan wat het is waar je jezelf in herkent en wat je nog zou mogen leren. 

• Wat bieden we jou? 
  Een bruto maandsalaris tussen € 3.579,02 en € 4.999,46 op basis van een 36-urige werkweek, afhankelijk van jouw kennis en ervaring (S9 van cao Rijk). 
• Een jaarcontract met uitzicht op een vast dienstverband. Ook een detachering binnen de overheid behoort tot de mogelijkheden.  
• Een individueel keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,5% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. 
• Gunstige secundaire arbeidsvoorwaarden zoals het fietsplan en bedrijfsfitness.  
• Een goede pensioenregeling via het ABP.  
• Jouw persoonlijke ontwikkeling staat centraal. Zo kun je opleidingen volgen en zijn er mentoren binnen ICTU die je verder kunnen helpen. 

Informatie en sollicitatie  
Heb je vragen over de sollicitatieprocedure? Quirina van Duivenvoorde, HR-adviseur, beantwoordt ze graag! Neem contact op via 06 -25 48 67 48 of  quirina.vanduivenvoorde@ictu.nl  

 
Vrijblijvend verkennen of dit jouw nieuwe baan kan zijn? Neem dan contact op met Jeroen Pastoor,  
Afdelingshoofd PMO via: 06 – 48 58 51 78  Jeroen.Pastoor@ictu.nl 

Hoe ziet de sollicitatieperiode eruit? 

• Reageer uiterlijk met jouw CV en motivatiebrief op 27 september; 
• In de week van 28 september laten we weten of je bent uitgenodigd voor de selectiegesprekken; 
• Ben je door ons geselecteerd? Dan plannen we een eerste gesprek; 
• De selectiegesprekken vinden plaats vanaf week 41; 
• Zijn we allebei enthousiast? Dan volgt er een tweede gesprek; 
• Wanneer het van alle kanten klikt, plannen we een arbeidsvoorwaardengesprek. 
• We vragen je om binnen 3 maanden na je start een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) aan te leveren. 
• Welkom bij ICTU! 

De werving doen we geheel zelf. Acquisitie stellen we dan ook niet op prijs.