WhatsApp-terreur van werkgroep? Zo ga je er volgens Jan Jaap van Weering mee om

De baas die tot ver na werktijd blijft appen, werknemers die niet-werkgerelateerde informatie in de groepsapp blijven delen of collega’s die elkaar continu verbeteren op taalfouten: een WhatsApp-groep met mensen die je vijf dagen per week op de werkplek ziet, kan leiden tot veel irritaties. Afschaffen dan maar? Volgens etiquette-expert Jan Jaap van Weering, die het boek ‘Distinguished look at…’ schreef over zakelijke etiquette, hoeft dat niet. 

De WhatsApp-groep met collega’s voor praktische zaken

Zonde zelfs, durft hij te beweren. Zo’n app kan namelijk heel handig zijn om praktische zaken met elkaar af te stemmen, of die informatie nou vanuit de baas komt of met collega’s onderling geregeld moeten worden. Het is volgens Jan Jaap zaak om zo’n groep gestructureerd te houden. Hoewel hij het woord ‘regels’ hard vindt klinken, zullen die er wel moeten zijn. 'Bespreek wat je wel en niet van elkaar kunt verwachten. Mag er in de groep na werktijden worden geappt? Mogen persoonlijke berichtjes zoals felicitaties gestuurd worden, of is de groep enkel bedoeld voor zakelijke doeleinden? Door deze dingen met elkaar af te spreken, is er duidelijk gecommuniceerd en weet iedereen, als het goed is, wat wel en niet kan,' aldus de etiquettespecialist.

Lees ook: Wel of niet bereikbaar buiten werktijd? Zo denken deze Gen Z'ers

Hoewel die gewenste regels per bedrijf en per team kunnen verschillen, zijn er ook afspraken die je wat Jan Jaap betreft altijd wil maken. Een groepsapp van werk is er niet om te vriendelijk en familiair te zijn; blijf dus altijd professioneel. Vakantiekiekjes delen of persoonlijke gesprekken voeren kan volgens de etiquette-expert beter in een privé-app. 

Nog zo’n zaak om altijd rekening mee te houden: voorkom irritaties. Dat klinkt misschien vanzelfsprekend, maar een appje is zó gestuurd. Jan Jaap: 'App je met collega’s of [als baas/leidinggevende zijnde] met je team, dan wil je even twee keer nadenken voor je iets stuurt. Maakt iemand een d/t-fout maar is de context van het bericht goed te begrijpen, dan heeft het geen zin om die taalfout te verbeteren. Met zulke irritaties in de groepsapp schiet niemand iets op.'

Tekst gaat verder onder de vacatures.

Elkaar verantwoordelijk houden

Regels zijn er niet voor niets. Ze opstellen is één ding, ze ook naleven is een tweede. Daarom is het volgens Jan Jaap verstandig om elkaar verantwoordelijk te houden. Dat kun je onderling doen, of één iemand aanwijzen die zich hiermee bezighoudt. 'Durf elkaar te wijzen op fouten. Blijft iemand toch vakantiefoto’s of andere persoonlijke informatie delen? Of appt je collega continu midden in de nacht, terwijl de rest van het team op één oor ligt? Spreek diegene dan aan op zijn of haar gedrag. Een zakelijke WhatsApp-groep werkt pas wanneer regels worden nageleefd.'

Lees ook: Moe en leeg na een dag hard werken? Dit kan je eraan doen

Hoe je dat aanpakt? Privé, adviseert hij. Stuur je dit soort berichten in de groepsapp, dan leidt het juist tot irritaties en boosheid. Spreek iemand in een los appje aan op het niet naleven van de regels en houd de sfeer in de groep zakelijk, informatief en bovendien vriendelijk. Maar niet té vriendelijk, zoals Jan Jaap eerder vertelde.