Zo beoordeel je hoe betrouwbaar een opdrachtgever is

Je kunt nog zoveel voldoening halen uit het werk dat je doet binnen je eigen freelancepraktijk, je wilt natuurlijk wel graag betaald worden voor je producten of diensten. Wanneer je een nieuwe opdrachtgever vindt, is het dus belangrijk om er zeker van te zijn dat die kredietwaardig is en tijdig betaalt. Zijn er manieren om daar van tevoren een idee van te krijgen?

1. Begin niet aan een opdracht voordat je vertrouwen hebt in je opdrachtgever

Hoe goed de algemene betalingsmentaliteit in ons land ook is, je moet altijd rekening houden met de mogelijkheid dat één of meer van je opdrachtgevers zich ontpopt tot wanbetaler. 'Wanneer je een opdracht aanneemt van een nieuwe opdrachtgever, wil je er zeker van zijn dat je factuur ook betaald wordt', zegt jurist Irene van Hest van FNV Zelfstandigen. 'Volledige zekerheid krijgen is onmogelijk, maar je kunt wel een indruk krijgen van de kredietwaardigheid van een bedrijf. Kredietwaardig wil zeggen dat een opdrachtgever in staat is zijn rekeningen te betalen en dat vervolgens ook doet.'

2. Doe online onderzoek

Hoe kun je, voordat je een opdracht aanneemt van een nieuwe opdrachtgever, een indruk krijgen van diens betalingsgedrag? Van Hest: 'Veel gegevens van een bedrijf zijn online te vinden. Gebruik zoekmachines op internet, doe een check op www.rechtspraak.nl en vraag een uittreksel op bij het handelsregister. Met zo'n uittreksel kun je bovendien controleren of je wel met de juiste, bevoegde persoon aan tafel zit.'

Bestuurslid Leo Kits van Stichting ZZP Nederland: 'Wanneer je opdrachtgever een bv, nv, stichting of coöperatie als rechtsvorm heeft gekozen, dan kun je de cijfers van de jaarrekening bij de Kamer van Koophandel aanvragen.

3. Doe offline onderzoek

Wat kun je verder doen? Kits: 'Ook kun je een bedrijf inschakelen dat de financiële situatie van de opdrachtgever voor je doorlicht. Daarnaast zou je op de website van de opdrachtgever kunnen zoeken naar testimonials. Verhalen van klanten zeggen natuurlijk niet rechtstreeks iets over de kredietwaardigheid van een bedrijf, maar je kunt er misschien wel iets van leren over de cultuur, algemene betrouwbaarheid en communicatiestijl van de organisatie. Daarnaast kun je natuurlijk altijd een opdrachtgever rechtstreeks vragen om referenties, hoewel er altijd een gevaar bestaat dat zoiets verkeerd valt.'

4. Let op de communicatiestijl van je opdrachtgever

Is het niet heel onbeleefd om iemand met je gaat samenwerken zo grondig te checken? Van Hest: 'Wees niet bang om achterdochtig of wantrouwend over te komen. Het getuigt juist van zakelijk inzicht om je opdrachtgevers van tevoren te onderzoeken. Let ook op andere aspecten in het contact met je nieuwe opdrachtgever dan kredietwaardigheid: hoe snel wordt er op mails gereageerd, wordt er teruggebeld, komt de opdrachtgever met andere woorden zijn of haar afspraken na?'

5. Hanteer een betalingstermijn en stuur herinneringen

Welke afspraken kun je van tevoren maken om ervoor te zorgen dat je facturen tijdig betaald zullen worden? Van Hest: 'Zorg er in ieder geval voor dat de opdrachtgever weet welke betalingstermijn je hanteert. Sluit een goede overeenkomst, hanteer algemene voorwaarden waarin de betalingstermijn is opgenomen en ook de gevolgen van wanbetaling. Je kunt er daarnaast voor kiezen om vooraf te laten betalen, geheel of gedeeltelijk. De opdrachtgever moet daar dan wel aan mee willen werken.'

6. Controleer of er betaald wordt

Wat kun je verder doen? Kits: 'Het interessant houden om op tijd te betalen, door bijvoorbeeld op tijd betalen te belonen met kortingen. En door zelf je debiteurenbeheer goed bij te houden. Wordt een betaaltermijn overschreden? Bel dan op om te vragen waarom dat gebeurt.'

Van Hest: 'Zorg voor een duidelijke factuur, inclusief het IBAN-nummer waarop de betaling moet plaatsvinden. Stuur je factuur onmiddellijk na afloop van je werkzaamheden. Hiermee maak je duidelijk dat je waarde hecht aan een tijdige betaling. Volgt geen betaling binnen de betalingstermijn, neem dan eerst telefonisch contact op met de opdrachtgever. Maak telefonisch een nieuwe afspraak en bevestig deze per mail. Zorg er ook voor dat je tijdig een herinnering verstuurt en schakel desnoods een professioneel incassobureau in.'

7. Stop je werkzaamheden bij wanbetaling

Wat kun je doen wanneer het betalingsgedrag van een bestaande opdrachtgever opeens verslechtert? Van Hest: 'Als er sprake is van een doorlopende opdracht: werk niet te lang door. Zorg dat de vordering niet te hoog oploopt. Trek tijdig aan de bel, blijf in nauw contact met je opdrachtgever. Het kan zijn dat jouw opdrachtgever door externe factoren, bijvoorbeeld het verlies van een belangrijke klant, in liquiditeitsproblemen is geraakt. Probeer goede betaalafspraken te maken, eventueel in termijnen, en hou de vinger aan de pols. Als je het niet vertrouwt, vraag dan een professioneel incassobureau de invordering over te nemen. En mocht je lid zijn van FNV Zelfstandigen, dan kun je gebruik maken van onze incassoservice.'

8. Wees alert op signalen van een dreigend faillissement

Kun je achterhalen of een opdrachtgever failliet dreigt te gaan? Kits: 'Dat is heel moeilijk. Gedurende een lopend jaar is er weinig inzicht in de cashflowsituatie van je opdrachtgever. Maar je kunt wel op bepaalde signalen letten. Eén daarvan is dat een opdrachtgever ineens later gaat betalen. Ook moet je op je hoede zijn wanneer een grote opdrachtgever van jouw opdrachtgever failliet is gegaan. En mogelijk hoor je iets in “de wandelgangen”.'

Van Hest: 'Als je erachter komt dat er verschillende schuldeisers zijn, of bijvoorbeeld een belastingschuld, dan is de kans aanwezig dat faillissement wordt aangevraagd. Je kunt dit op voorhand echter vaak niet achterhalen. Vaak wordt je geconfronteerd met een voldongen feit.'

Als een bedrijf eenmaal failliet is, hoe kom je daar dan achter? Kits: 'Elke dag is in de Staatscourant terug te vinden welke bedrijven failliet zijn gegaan. Ook het einde van het faillissement, de aankondiging van de verificatievergadering en de uitdelingslijst worden online bekendgemaakt.'

Van Hest: 'Ook op www.rechtspraak.nl kun je terug zoeken of een bedrijf failliet is.' Klik daar eerst op Register en selecteer vervolgens Centraal insolventieregister.'