Weg met die vele vergaderingen en cc’s

Stel, je zit met acht mensen in een vergadering, met een gemiddeld uurtarief van 50 euro. Een uurtje vergaderen kost dan 400 euro. En stel dat jij met dit team in een week nog vijf keer bij elkaar komt, vakantieweken niet meegerekend, dan kost dat de organisatie 84.000 per jaar aan meetings (voor een team!). Dit is niet erg als er productief en met energie gewerkt wordt en de opbrengsten bijdragen aan groei en organisatiedoelstellingen, maar helaas is dit vaak niet het geval. Met name binnen (semi)overheidsinstellingen presteren ze het om zes, tot soms wel negen (online) meetings per dag te plannen. En doordat meetings niet goed voorbereid en afgerond worden, blijven mensen elkaar bevragen via andere wegen, chat en mail.

De afgelopen 10 jaar hebben mijn collega’s en ik honderden teams getraind. In de tijd voor corona was de wijze van vergaderen wel onderwerp van gesprek, maar voor veel mensen geen ‘hot topic’. Sinds de pandemie wel. Ruim 80 procent van de medewerkers met een kantoorbaan geeft aan meer tijd kwijt te zijn aan vergaderingen, mede doordat online meetings vaker en strak op elkaar gepland worden. – een logisch gevolg van het thuiswerken. Wij zien dat mensen meer mentale klachten hebben en het moeilijk vinden om grip te krijgen op hun agenda en energie.

Quick and dirty

Na de pandemie ervaren veel mensen ook het gemak om quick and dirty een vraag of probleem via bijvoorbeeld chat bij een collega neer te leggen, of om via deze weg de druk op te voeren en te vragen waar een antwoord op een (onlangs gestuurd) mailtje blijft. Waar bij spoed voorheen vaak gebeld werd, gaan spoedjes nu ook via deze chat – maar ook minder urgente taken, waardoor focus op wat echt belangrijk en urgent is vertroebelt.

We zien daarnaast dat mensen die hun camera tijdens een online meeting uit hebben staan en niet actief participeren vaker via de chat worden bevraagd. Of er ontstaan ergernissen. Hetzelfde gebeurt met medewerkers die zelden hun gezicht op kantoor laten zien. De (letterlijke) afstand tussen teamleden zorgt voor meer stress en minder werkplezier.

Het is dan ook ontzettend zinvol om met je team een nieuwe werkstructuur in te voeren. Twee (simpele) voorbeelden van veranderingen binnen teams die werken:

Maak er een sport van

Een dagstart van maximaal 30 minuten en een gemiddelde vergadering van 45 minuten: zo blijft er tijd over voor een rustmoment of toiletbezoek. Maak er een sport van om met minder minuten en momenten meer voor elkaar te krijgen. Maak korte blokken met een of twee focuspunten en gebruik deze tijd om aan te geven wat je nodig hebt, zodat je achteraf niet hoeft te mailen of te chatten. De ervaring leert dat niemand tijd tekort komt, er wordt gewoon minder geluld! Mis je de verbinding? Veel teams lossen dit op door een wandelende ‘bila’ te doen en samen te lunchen op locatie. En zit je in een online meeting? Laat de camera aan, laat zien dat je betrokken bent.

Ban de cc

Stel de vraag maar eens aan je collega’s: ‘Wat doe je met een cc?’ In veel gevallen gaat deze mail linea recta een map in en wordt er nooit meer naar gekeken. Cc-en kan een vorm van loyaliteit zijn, je wilt iemand niet passeren. Maar te vaak wordt een cc ingezet om bevestiging te krijgen of een wit voetje te halen. Gebruik de dagstart om elkaar bij te praten of om hulp te vragen en de fysieke contactmomenten om een wit voetje te halen. Voorkom dat je in de verleiding komt om de chat te gebruiken en bewaar minder urgente vragen te bewaren voor een (fysiek) contactmoment.

Door het cc-gedrag op de agenda te zetten, kun je samen naar een oplossing zoeken. Het start met bewustwording van je eigen gedrag.

Meer ruimte in hoofd en agenda

De ervaring leert dat deze twee acties direct bijdragen aan meer ruimte in het hoofd en de agenda  – en dat ze zorgen voor kostenreductie. Als ondernemer kan ik het weten. Een aanpassing in onze eigen werkwijze heeft duizenden euro’s opgeleverd! Los van het geld: met een goede vergaderstructuur heb je minder e-mailverkeer en chatberichten en krijg je meer voor elkaar. Zo blijft er geld en tijd over voor leuke dingen met collega’s.

Ik daag jou en je team uit: ga aan de slag met deze twee actiepunten. Doe je mee en laat je weten wat voor jullie werkt?