We mogen weer chatten
Vergeet WhatsApp, Facebook en zelfs Skype. Messaging met collega's gaat de komende jaren via bedrijfschatplatformen.
Gek wordt hij van al die WhatsApp-groepen. Niet dat zijn collega's niet aardig zijn, maar soms heeft Christo Ruijs, freelance redacteur bij RTL Z, geen idee meer of het gesprek over werk of over privézaken gaat. En misschien heeft hij door de wildgroei aan appjes wel een relevante opmerking gemist. Gaan die berichten nou over een inhoudelijk deel van de uitzending? Of spreken we alweer over de zonvakantie van die ene collega? Terugscrollen maar weer.
Een jaar terug werkte Ruijs nog bij BNR Nieuwsradio. Daar communiceren verschillende redacties, verspreid over diverse etages, met elkaar via Yahoo Messenger. Een programma met een spuuglelijk design uit een vorig millennium. 'Maar soms mis ik het', zegt Ruijs. 'Gewoon even weten wie op welke plek zit, onder welk nummer en direct met die persoon communiceren over een concreet thema, zonder opsmuk. Privé en bedrijf houd je met zo'n chatsysteem makkelijk gescheiden.'
Serieus en vertrouwelijk
Startup-volger Remco Janssen lacht bij het horen van de naam Yahoo. Hij neemt het woord 'nostalgie' in de mond, maar zegt daarna serieus: 'Werkchatplatformen zijn wel degelijk een trend. Bedrijven gaan binnenkort allemaal over op serieuze communicatieplatformen.' Janssen spreekt zelfs van 'een volgende biljoenenmarkt', want: 'Er is een enorme vraag naar goede, interne communicatiemiddelen. En elke sector heeft eigen wensen. Zo gaat het in de zorg om een veilige omgeving door het hoge vertrouwelijkheidsniveau, terwijl marketingbureaus vooral snel kennis willen uitwisselen en bestanden delen om up-to-date te zijn.'
Heel Holland chat Waar letten werkende Nederlanders op? Startup-volger Remco Janssen: 'Een duidelijke scheiding tussen privé en zakelijk gebruik, maar dan wel op één device. Daarnaast: is mijn informatie vergrendeld en versleuteld, en gaat deze niet zomaar naar een Amerikaanse partij?' Pie-oprichter Pieter Walraven: 'Een strak design. Less is more. En privacy. Dat is in Azië wel anders. Daar kijkt men vooral of het platform goede emoji's heeft. Eerst stickers, dan privacy.'
Bedrijven gaan allemaal over op serieuze platformenGlobaal gezegd zijn er volgens Janssen twee soorten diensten voor interne communicatie. Er zijn complete platformen, zoals Yammer en Slack. Laatstgenoemde communicatietool is uitgegroeid tot een miljardenbedrijf en wint ook in Nederland veel terrein. Het grote voordeel is het bijeenbrengen van alle organisatie en communicatie van een bedrijf. Met Slack kun je chatten, bestanden bewerken en delen, een forum en agenda's bijhouden, en meer. Zowel op de desktop, als via de app op je mobiel. Ook een nichespeler als Sciomino, onder meer gebruikt door het Ministerie van Economische Zaken, is zo'n kennismanagementsysteem.
Nederlandse start-up
Ook de eenvoudigere werkchatplatformen zijn in opkomst, zoals start-up Pie. Gesitueerd in Singapore, maar bedacht en geleid door twee Nederlanders: Thijs Jacobs en Pieter Walraven. 'Wij zetten in op de nieuwe gebruiker, die zo'n communicatieplatform bij zijn collega's wil aanprijzen', zegt Walraven vanuit Zuidoost-Azië. 'En het niet hoeft uit te leggen. “Dit is Pie, geen toeters en bellen, doodsimpel in gebruik.” Dat is onze strategie.'
Pie moet bewust wegblijven van Slack. Niet alleen in gebruik, maar ook in segment. Walraven: 'Platforms als Slack hebben nog niet de hele markt, maar zitten vooral in de tech-savvy audience. Hip in Silicon Valley, wij richten ons dus op andere sectoren. Mediabedrijven, consultancy, maar ook kerken, universiteiten en winkels. Er zit zelfs een luchtkasteelfabriek in ons klantenbestand.'
En e-mail dan?
We zouden bijna vergeten dat er ook nog e-mail is. Maar volgens Janssen is dat medium 'per definitie ongeschikt' voor 90 procent van de communicatie die nu op de werkvloer plaatsvindt. 'Even een bestandje doorgeven, een afspraak maken of een melding doen van een gast die later komt: dat is realtime communicatie. Die informatie moet niet in een bak met tweehonderd andere berichten terechtkomen, maar direct worden doorgestuurd. Dat is de toekomst.' Dat betekent overigens niet dat we e-mail over enkele jaren niet meer bedrijfsmatig gebruiken, denkt ook Walraven. 'Voor langere updates aan het gehele bedrijf werkt e-mail nog steeds. Het krijgt de rol van nieuwsbrief.'
Exclusieve servers
Naast de eenvoud is de grote kracht van Pie - naar eigen zeggen - de oerdegelijke beveiliging. 'Wij hebben dezelfde afscherming als AWS (Amazon Web Services, red.)', aldus Walraven. 'In tegenstelling tot consumentenapps als WhatsApp en direct messages via Twitter zijn deze berichten versleuteld; niemand kan ze lezen. Bovendien hoef je niet je persoonlijke telefoonnummer te geven. En belangrijk voor de manager: je bepaalt zelf wie toegang krijgt tot wat. Als iemand dus het bedrijf verlaat, kun je hem of haar heel eenvoudig verwijderen. Bij een WhatsApp-groep kan dat niet.'
Pie wil op termijn in samenwerking met AWS zelfs exclusieve servers voor bedrijven aanbieden. 'Dan zit jij met je documenten in een eigen cluster. Daar betaal je dan wel iets voor.' Wat Pie momenteel doet, is het gemakkelijk delen en bespreken van alle bestanden in de cloud, met integratie van onder meer Dropbox, Box en Google Drive.
Een volgende stap is interne bedrijfscommunicatie binnen het eigen platform mét externen, zodat klanten en partners ook kunnen meepraten. Walraven: 'Er is een wereld te winnen.'
6 tools Ook een werkchatplatform bij je baas aanbevelen? Denk dan aan de volgende tools:
Slack
HipChat
Convo
Pie
Sciomino
Yammer
Moeite met kiezen? Lees deze vergelijking tussen Slack en HipChat.
