Wat te doen als een collega overlijdt

Ze was begin twintig en werkte als pedagogisch medewerker bij een voorloper van de Rotterdamse jeugdzorgorganisatie Enver. Een paar jaar geleden belandde ze plotseling op de intensive care, waar ze een paar dagen later stierf. Ben van der Post gaf destijds met een collega leiding aan haar team, dat jongeren die niet meer thuis konden wonen begeleidde. ‘Voor ons was dit natuurlijk een enorme shock, maar vanuit onze rol waren we ook zakelijk’, zegt hij. ‘We wilden er voor het team zijn.’

Ook Said Boulakhrif was in shock toen hij op een vroege maandagochtend in een mail aan het managementteam van de gemeente Purmerend las dat Matthijs was overleden, een man van 49 aan wie hij leiding gaf en waar hij het ook nog eens bijzonder goed mee kon vinden. ‘Ik werkte die dag ergens anders, maar ben meteen naar Purmerend geracet, zodat ik het zelf aan mijn team kon vertellen. Dat nieuws sloeg in als een bom, die dag werd er niet meer gewerkt. Sommigen gingen wandelen, anderen gingen naar huis.’

Ook in het team van Van der Post waren de reacties wisselend. ‘Iedereen kwam naar het werk, waar de zorg voor de jongeren ondertussen ook gewoon doorging. Een deel ging zich daar juist op richten en werd heel druk, anderen waren juist lamgeslagen en stil.’

Uitvaart

Wat de impact is als een collega overlijdt, is niet te voorspellen. Elk individu, elk team zal er anders op reageren, zegt ook leiderschapscoach Jakob van Wielink, die met Leo Wilhelm het boek Rouwregels schreef en onder meer de NS hielp bij het introduceren van een rouwprotocol. ‘Het protocol gaat nadrukkelijk niet over hoe mensen hun rouw beleven, of hoe jij dat als leidinggevende zou moeten doen’, legt Van Wielink uit. ‘Het is er vooral om je te helpen met dingen die je – door de stress en emoties van de omstandigheden – in zo’n hectische periode gemakkelijk over het hoofd ziet.’

De meeste organisaties hebben niet zo’n protocol, zegt Van Wielink. ‘Logisch wel, want ons brein wil wegblijven van alles wat riekt naar eindigheid.’ Toch kan zo’n protocol voor de praktische zaken prettig zijn. Over het contact met de nabestaanden, over hoe je met mails aan de overledene omgaat of zakelijke relaties van de overledene informeert, maar ook op welk moment je met de nabestaanden in gesprek kunt gaan over het inleveren van mobiele telefoon en laptop – uiteraard niet te snel.

Van der Post en Boulakhrif hadden niet zo’n protocol op hun werk, maar misten het niet. ‘Je vaart in zo’n situatie vooral op je gezond verstand’, zegt Van der Post. Hij ging al een dag na het overlijden langs bij de moeder van de overleden vrouw, uiteraard na overleg. Dat werd enorm gewaardeerd. Ook Boulakhrif had nauw contact met de nabestaanden. ‘Ik had dezelfde dag nog contact met de zwager van Matthijs en heb aangeboden om te helpen.’ Beide mannen spraken ook bij de uitvaart. ‘Misschien wel het moeilijkste dat ik ooit heb gedaan’, zegt Van der Post daarover.

Boulakhrif opende Matthijs’ mail, met toestemming van de afdeling ICT en Matthijs’ zwager. ‘Hij had een mapje met persoonlijke dingen, die heb ik ongelezen naar zijn familie gestuurd. En ik heb een autoreply ingesteld met de mededeling dat mensen door omstandigheden contact met mij moesten opnemen.’

Tekst loopt door onder de afbeelding.

Aannames

Op het werk probeerden beide mannen in de periode na het overlijden zo veel mogelijk aandacht te geven aan hun teamleden. Ze boden hen ook professionele hulp aan, maar daar werd bij beide organisaties geen gebruik van gemaakt.

Boulakhrif: ‘Op leiderschapstrainingen leer je altijd dat je een bepaalde afstand moet bewaren in de relatie met je medewerkers, maar ik kon hier niet anders dan vertellen dat het overlijden van Matthijs mij aangreep, doordat ik hem en zijn familie goed had leren kennen.’

Van der Post leerde van een eerdere ervaring. ‘Als beginnend leidinggevende maakte ik dit ook al mee. Toen probeerde ik mensen vooral van de afdeling weg te houden, omdat ik dacht dat dat beter voor ze zou zijn. Achteraf hoorde ik dat mensen het onprettig vonden dat ik voor hen aan het denken was. Dus nu heb ik vooral bij de mensen zelf gelaten wat ze wilden doen.’

Ruimte geven en er vooral over blijven praten zijn de belangrijkste adviezen van Van Wielink om als leidinggevende om te gaan met het verlies van een collega. ‘De grootste vergissing die je kunt maken is inderdaad dat je gaat invullen voor een ander, behoed je dus voor aannames.’

Tupeloboom

In het jongerenhuis werd een hoekje ingericht met een foto van de overleden medewerkster. Jongeren en collega’s konden daar een kaarsje branden en iets opschrijven. Dat hoekje heeft er wel een paar jaar gestaan. Van der Post: ‘Op kantoor staat nog steeds een foto van haar, daar sta ik altijd wel even bij stil. En ik merk ook dat nu ik erover praat deze gebeurtenis me nog steeds veel doet.’

Boulakhrif werkt inmiddels niet meer bij de gemeente Purmerend, maar is nog veel met Matthijs bezig. Hij en zijn collega’s plantten onlangs in het bijzijn van vrienden en familie een tupeloboom ter nagedachtenis aan hem. ‘Ik woon in de buurt en kom daar nog regelmatig langs. Ik denk dan altijd aan de fijne gesprekken die ik met hem heb gehad.’