Vier tips voor een efficiënte online-vergadering
Dat online-vergaderen niet altijd makkelijk is, hebben de meesten van ons al aan den lijve ondervonden. Vergadercoach John Koeman deelt elke maand nieuwe inzichten die hij opdoet bij de vergaderingen die hij begeleidt. Dit zijn zijn nieuwste.
In het NRC van 2 mei stond een artikel met de titel ‘Videobellen met Arib: chaos, irritatie en onder de gordel’. Dit is ongetwijfeld herkenbaar voor veel deelnemers. Online-vergaderen is enorm vermoeiend, omdat we ons veel meer moeten concentreren om non-verbale signalen op te vangen. Een klein moment van stilte zorgt er al voor dat iedereen kijkt of de techniek en de internetverbinding nog wel werken. Onderzoek wijst ook uit dat een beeldvertraging van een seconde er al toe leidt dat deelnemers minder vriendelijk of gefocust overkomen. Daarnaast zijn we automatisch veel meer op ons eigen beeldscherm gericht en kijken we meer naar onszelf dan naar andere deelnemers. Met deze vier tips kunnen deelnemers goede resultaten behalen met online-vergaderen:
Zorg voor een aparte werkplek
Veel deelnemers vergaderen aan de tafel waar ze ook met hun kinderen ontbijten of andere dingen doen. Dat maakt het moeilijker om je te concentreren. Zorg dus voor een aparte werkplek en kleed je professioneel. Het is ook een idee om af te spreken dat de camera niet altijd aan hoeft te staan.
Geef als voorzitter taken uit handen
Vooral bij vergaderingen met meer dan zeven deelnemers moet een voorzitter een deel van de regie uit handen geven. Daarmee creëer je meer betrokkenheid en een breder draagvlak bij het nemen van beslissingen. Vraag een deelnemer bijvoorbeeld om geregeld kort samen te vatten wat er gezegd is. Klopt die samenvatting volgens de andere deelnemers?
Benoem ook een procesbewaker die op metaniveau kan communiceren. Metacommunicatie is communicatie over de communicatie zelf. De procesbewaker benoemt lichaamstaal die hij waarneemt, maar geeft het ook aan als de communicatie volgens hem aan het verharden is. Daardoor wordt de gewone communicatie even lamgelegd en dat zorgt ook voor meer rust. Juist door te benoemen wat er op relationeel vlak gebeurt, even los van de inhoud, bereik je meer diepgang.
De procesbewaker gaat dus niet helemaal mee in ‘de inhoud’, maar focust vooral op het vergaderproces. Daar hoort ook bij dat hij zwijgzame deelnemer erbij betrekt door bijvoorbeeld te vragen naar hun mening.
Steek meer tijd in de voorbereiding
Zorg voor heldere agendapunten waarbij voor iedereen duidelijk is wat er moet gebeuren. Zoals ik eerder schreef, kan een agenda-item verschillende doelen hebben. Wil je alleen brainstormen? Wil je een beslissing nemen? Of wil je weten hoe iedereen ertegenover staat? Steek ook tijd in het helder krijgen van mogelijke onderliggende problemen en oplossingen. Als dit voor iedereen duidelijk is, dan verloopt het vergaderen een stuk efficiënter.
Steek daarom vooraf meer tijd in het helder krijgen van onderliggende problemen en mogelijke oplossingen.
Benoem belangen die een (mogelijke) rol spelen
Veel conflicten binnen bedrijven zijn gebaseerd op (afdelings)belangen. Sales wil steeds meer invloed en vaak zijn salesmensen erg goed van de tongriem gesneden, waardoor de binnendienst of de afdeling operations makkelijk ondergesneeuwd raken. Je zult versteld staan van het aantal bedrijven waarin operations managers het idee hebben dat er te weinig begrip en aandacht is voor hun uitdagingen. Conflicten zijn altijd terug te voeren naar belangen en door daarnaar te vragen en de belangen te bespreken, zullen alle deelnemers zich gehoord voelen.
