Vergaderen: arbeidstherapie voor sneuneuzen?

Vergaderen is volgens Van Dale het ‘bijeenkomen om iets te bespreken, om besluiten te nemen’. Daar is op het eerste gezicht niets mis mee, en zodra je samenwerkt ontkom je niet aan tussentijds overleg, vooral om besluiten te nemen. Maar dat is al lang niet meer de praktijk van de zo gehate vergadering. Met een oeverloos herhalen van zetten houden we een proces in stand dat lijkt op arbeidstherapie voor sneuneuzen. Hoe kan het dan wel?

Bas Douma van Bascommunicatie helpt organisaties bij effectief communiceren en is specialist op het gebied van agile en scrum. Als het om vergaderen gaat is hij een ervaringsdeskundige. ‘De meeste mensen hebben een enorme hekel aan vergaderingen, alleen al omdat ze te lang duren en te traag verlopen. Dat komt door een onduidelijke agenda, een voorzitter die de boel niet in de greep houdt en het herhalen van het gespreksverslag van de vorige keer. Een andere grote ergernis is dat de vergadering niet gaat waarover deze moet gaan, bijvoorbeeld als collega’s elkaar gaan dwarszitten, op een concreet voorstel alleen maar “ja maar”-vragen komen of de eindeloze verhandelingen over hoe het ging bij klant die en die.’

Papieren tijgers

Misschien dat de vergadercultuur in stand blijft omdat het aantal mensen dat daar plezier aan beleeft groter is dan we denken. Douma: ‘Sommige mensen houden van formele besluiten, iets dat pas echt besloten is als het in een officiële vergadering aan de orde is geweest. Je hebt mensen die houden van papieren tijgers en managers die het gevoel hebben dat ze met vergaderen de boel kunnen sturen en controleren. Maar dat is natuurlijk allemaal onzin.

‘Een bijeenkomst om elkaar op de hoogte te houden is eigenlijk bedoeld om elkaar te ondersteunen, kennis en ervaring uit te wisselen, en goede ideeën. Maar vaak sneuvelt dat en is een vergadering een setting die een onveilig gevoel geeft, door hiërarchie, door een afrekencultuur als het over de eerder gemaakte afspraken gaat. Dat is het paard achter de wagen spannen.’

De juiste werkvorm

De klassieke vergadering mislukt omdat de gekozen vorm niet past bij alle agendapunten. De voortgang op projecten kun je ook bij de koffieautomaat bespreken. Bij het behandelen van de maandelijkse cijferbrij is lang niet iedereen persoonlijk betrokken. Voor een brainstorm over een nieuw project is de vaste vergaderopstelling een dooddoener, net als de lamellen voor de ramen. ‘Het aanspreken van collega’s op behaalde resultaten is compleet iets anders dan een beroep doen op hun creativiteit. Dat zijn niet alleen verschillende agendapunten, het zijn beide werkvormen waarvoor totaal andere voorwaarden vereist zijn.’

Vergaderen heeft als woord afgedaan, als het de lading van de bijeenkomst en het doel niet meer dekt. Splits dus de lange agenda in de punten die horen bij een voortgangsbespreking. Een teamoverleg gaat over onderlinge samenwerking. Een briefing zegt iets over de stand van zaken van een bepaald project. Een groepsoverleg mag gaan over wie er nu eens een keer de rommel opruimt. En bij een brainstorm mag je nieuwe ideeën verwachten.