Thuis kun je wel focussen, maar op kantoor niet: hoe komt dat?

Volgens een recente studie naar hybride werken van softwareplatform Archie zegt 84 procent van de werknemers productiever te zijn buiten het kantoor. Het is maar een van de vele onderzoeken waarin mensen zeggen dat ze juist thuis meer gedaan krijgen. En dat is een logisch gevolg van hoe werk na de pandemie is ingericht, zegt Wouter Smit, onderzoeker bij The Work Lab van de Hogeschool van Amsterdam. ‘Veel organisaties hebben het kantoor opnieuw vormgegeven als plek voor ontmoeting. Met hippe zitkuilen, flexplekken en gezellige koffiehoekjes. Maar er is niemand in Nederland die de hele dag alleen maar hoeft te overleggen. Iedereen heeft ook momenten nodig om even te knallen. Die balans zijn we kwijtgeraakt.’

De stille revolutie van thuis

Thuiswerken leerde werknemers wat rust en autonomie met hun brein doen. Zonder collega’s die langs je bureau lopen, blijkt geconcentreerd werken ineens wél haalbaar. ‘Tijdens de coronaperiode zagen we iets opvallends,’ zegt Smit. ‘Werkgevers dachten: zonder toezicht keldert de productiviteit. Maar het tegendeel gebeurde; mensen gaven aan thuis productiever te zijn. Ze konden hun dag beter indelen en genoten van de vrijheid om even een kind op te halen of een wandeling te maken. Die ervaring neem je mee terug naar kantoor, en dan past deze nieuwe werk-privébalans minder goed bij een drukke kantoordag.’ De paradox is dus niet dat werknemers hun focus verloren, maar dat ze juist ontdekten hoe die werkt. En die nieuwe standaard schuurt met kantoren die vooral zijn ingericht op constant aan staan.

Rust, ruis en bruis

Hoe herstel je de balans? Niet door het kantoor weer heilig te verklaren, zegt Smit, maar door ruimte te maken voor verschillen. ‘Organisaties die hier serieus mee aan de slag gaan, denken in zones: rust, ruis en bruis. In een rustzone wordt geconcentreerd gewerkt; de ruiszone is voor kort overleg; en in de bruiszone draait het om ontmoeting en energie. Dat moet ook duidelijk gecommuniceerd en gehandhaafd worden, zodat mensen weten wat wáár kan. Een paar pods neerzetten is niet genoeg — die zijn op drukke dagen als eerste vol.’

Zo’n inrichting vraagt om beleid dat niet uitgaat van dagen, maar van activiteiten. Smit: ‘De reflex is: dinsdag en donderdag op kantoor. Maar dat helpt niet. Het gaat erom wat je doet, niet waar. Activity-based werken geeft veel meer flexibiliteit. En bepaal vervolgens of dit thuis, op kantoor en/ of onderweg kan worden gedaan.’

Kantoor inrichten op productieve werkomgeving

Wie denkt dat dit puur een HR-vraagstuk is, vergist zich. Het uitwerken van hybride werkbeleid vraagt volgens Smit om een interdisciplinair projectteam dat rapporteert aan de directie. ‘In veel organisaties hangt hybride werken onder HR. Maar HR gaat niet over gebouwinrichting, IT of communicatie. Daarom pleiten wij voor een projectteam waarin al die disciplines vertegenwoordigd zijn, met een mandaat op directieniveau. Alleen dan kun je beleid, infrastructuur en gedrag echt op elkaar afstemmen.’

Belangrijker nog is een cultuurverandering: van controle naar vertrouwen. De neiging van managers om terugkeer naar kantoor te eisen ‘voor de samenwerking’ is volgens Smit vaak een verkapte roep om overzicht. ‘We weten inmiddels dat zicht op de werkvloer geen voorwaarde is voor productiviteit. Leidinggevenden zouden beter kunnen vragen: waarvoor willen we elkaar zien? En laat teams daar zelf afspraken over maken. Als je professionals serieus neemt, komt het werk vanzelf goed.’

Een universeel focusrecept bestaat niet. Jongeren in kleine studio’s kunnen zich thuis nauwelijks concentreren, terwijl ervaren kenniswerkers liever nooit meer in de kantoortuin zitten. ‘Juist daarom is maatwerk cruciaal,’ zegt Smit. ‘Geef mensen de middelen om te kiezen: een focusruimte, een abonnement op een werkplek elders, of simpelweg rust op kantoor. Alleen dan houd je hybride werken gezond en houdbaar.’

Zo herstel je de focus op kantoor

• Denk in activiteiten, niet in kantoordagen.

• Richt kantoren in met rust-, ruis- en bruiszones.

• Laat teams zelf afspraken maken over wanneer en waarvoor ze samenkomen.

• Vorm een projectteam met HR, IT, facility en communicatie onder één directie.

• Bouw aan een cultuur van vertrouwen in plaats van controle.

Smit besluit: ‘Hybride werken is geen kantoorwerk met wat thuisdagen. Het is een nieuwe manier van organiseren die vraagt om bewuste keuzes. Wie dat goed regelt, krijgt het beste van twee werelden: focus én verbinding.’