Ben jij altijd druk maar heb je nooit gedaan wat belangrijk is? Deze 'kinderlijk eenvoudige' regel lost het op

Misschien herken je dat bij jezelf ook wel. En nee, dat is niet direct te wijten aan jouw werkdruk. Dat ligt vaak aan jezelf. Aan hoe jij je tijd laat kapen door alles wat harder schreeuwt dan jouw eigen prioriteiten. Je denkt namelijk dat je een planningssysteem hebt. Je hebt immers een immens lange takenlijst, misschien zelfs een hele nette, met vinkjes, uitroeptekens en prioriteiten. Maar een takenlijst is geen plan. Het is een wensenlijst. Het zegt wat je wilt doen, niet wanneer je het echt gáát doen. 

Waarom een takenlijst alleen niet werkt

En precies daar gaat het mis: je schrijft netjes op wat je je deze week allemaal hebt voorgenomen, en dan is daar ineens de klant die “even snel” een offerte wil laten aanpassen terwijl jij midden in een belangrijk voorstel zit. De collega die langsloopt met een vraag die ook prima morgen had gekund. De mail die binnenkomt en die je toch maar meteen beantwoordt, omdat het lekker voelt om iets af te vinken. Je bent druk, maar niet doelgericht.

Een takenlijst alleen lost dat niet op, daarom werk ik met time blocking. Simpel gezegd: je verdeelt je dag in duidelijke tijdsblokken en elk blok heeft één taak of één type werk. Je zet die blokken in je agenda alsof het afspraken zijn die je niet afzegt. Omdat je ze niet mág afzeggen. Niet van je manager, maar van jezelf.

Dat klinkt misschien streng. Dat is het ook. Maar het is de enige manier om regie te houden over je tijd.

Time blocking: wat er gebeurt als je wél stuurt

Ik herinner me een manager die tijdens een coaching zei: “Ja maar, mijn werk is nu eenmaal ad hoc. Ik kan niet alles plannen.” Dat hoor ik vaker. Mijn antwoord is altijd hetzelfde: je kunt niet alles plannen, maar je kunt wel bepalen waar je het grootste deel van je tijd aan besteedt. En als je dat niet doet, doet iemand anders het wel voor je.

• Time blocking dwingt je om keuzes te maken, en dat is ook precies waarom het zo effectief is. Je kunt namelijk niet alles in je agenda zetten, dus je moet prioriteren. Wat is deze week echt belangrijk? Wat levert resultaat op? Wat kan wachten? Het is confronterend, maar ook verhelderend. Want zodra je kiest, verdwijnt een groot deel van de ruis.

• Daarnaast dwingt het je om realistisch te zijn over tijd. We hebben er namelijk een handje aan om te overschatten wat we allemaal in een uur kunnen doen en we onderschatten wat we in een dag kunnen bereiken. Door belangrijke, grote taken alvast een plek in je agenda te geven, zie je ineens hoeveel tijd ze werkelijk vragen. En hoeveel je eigenlijk probeert in te proppen in een dag.

De voordelen van rust en focus in je agenda

Wat gebeurt er als je het goed toepast? Je hoofd wordt rustiger. Je weet namelijk wat je gaat doen en wanneer, en je hoeft niet de hele dag te beslissen wat nu de volgende taak is. Je agenda heeft die beslissing al voor je genomen, en dat scheelt energie. En die energie kun je gebruiken voor je werk, in plaats van voor twijfelen en schakelen!

Ik werk daarom zelf al jaren zo. Mijn ochtenden zijn vrijwel altijd geblokt voor focuswerk. Geen meetings, geen mail, geen telefoontjes. Gewoon denken, schrijven, beslissen. Alles wat aandacht en concentratie vraagt, zit daar. Mijn middagen gebruik ik voor overleggen, afstemmen en bijsturen. Die structuur geeft me rust en het zorgt ervoor dat de belangrijkste dingen ook echt gebeuren.

Betekent dit dat er nooit iets tussendoor komt? Natuurlijk wel. Maar dat is precies waarom je niet je hele dag moet volplannen. Ik plan ongeveer tachtig procent van mijn tijd. De rest houd ik bewust open voor onverwachte zaken, voor uitloop, voor ad hoc vragen. Die ruimte maakt het systeem juist werkbaar.

Mijn simpele structuur voor maximale focus

Wil je hiermee beginnen? Dan heb je geen ingewikkelde tools nodig, alleen een agenda en de bereidheid om keuzes te maken. Dit is hoe ik het aanpak en hoe ik het ook aan mijn coachees leer:

1. Bepaal je prioriteiten. Welke dingen moet je deze week echt oppakken? Noteer ze en maak een eerlijke inschatting van de tijd die je nodig hebt. Denk daarbij in concrete acties en wees realistisch over hoeveel tijd ze kosten.

2. Verdeel je werkweek vervolgens in duidelijke tijdsblokken met deze prioriteiten. Zet ze als afspraken in je agenda zodat anderen zien dat je niet beschikbaar bent.

3. Cluster vergelijkbare taken, zodat je minder hoeft te schakelen en sneller werkt. Denk aan al je mail, telefoontjes en korte administratieve acties. In plaats van de hele dag door reageren plan je één blok van bijvoorbeeld 16:00 tot 17:00 waarin je alle mails beantwoordt, openstaande belletjes pleegt en kleine taken afrondt. Je zit dan in één “modus” en hoeft niet steeds te schakelen tussen schrijven, denken, overleggen en administreren.

4. Geef routinetaken vaste terugkerende blokken, zodat ze niet steeds tussendoor je aandacht kapen. Bijvoorbeeld elke woensdag van 13:00 tot 14:00 je teamoverzicht bijwerken en lopende projecten nalopen. Dan heeft het een vaste plek en komt het niet steeds tussendoor je dag verstoren.

5. Zet je alle notificaties uit tijdens je focusblokken. Ja, ook Teams. Ja, ook WhatsApp.

6. Houd ook elke dag minimaal een uur vrij voor onverwachte dingen. Dan hoef je je planning niet bij elke onderbreking weg te gooien. Baseer je tijdsinschatting hierbij op ervaring, niet op hoop. Houd bewust een marge van twintig tot dertig procent aan.

7. Aan het einde van je dag kijk je wat werkte en wat niet. Je scherpt je planning aan. Zo wordt je agenda elke dag realistischer en verdwijnt keuzestress.

8. Neem je start en stoptijden serieus. Begin wanneer het blok begint en stop wanneer het eindigt. Ook als je nog “even door wilt”.

Het klinkt veel, maar het is echt kinderlijk eenvoudig. De uitdaging zit ‘m namelijk niet in het systeem, maar in jouw gedrag en je discipline om je eraan te houden. Jij moet  durven zeggen: ‘nu even niet, ik doe eerst wat ik gepland had’. In het niet meteen reageren op elke mail en in het bewaken van je eigen agenda.

Veel professionals vinden dat lastig. Ze willen behulpzaam zijn, beschikbaar en snel reageren. Begrijpelijk. Maar als je altijd reageert op wat er op je afkomt, ben je nooit echt bezig met wat jij belangrijk vindt, dan ben je vooral bezig met wat anderen belangrijk vinden en geef je de regie constant uit handen. Dat zie je ook terug in hoe mensen hun takenlijst gebruiken: alles staat erop.. Groot, klein, hoge prio, lage prio, korte termijn en lange termijn. Dat is geen planning, dat is een verzameling. Een hele slechte daarbij ook nog, want hun brein kan dan helemaal niet kiezen. Het gevolg? Ze beginnen met de ‘makkelijkste’ of ‘leukste’ klus (vaak hetzelfde) of ze pakken wat het hardst roept. Dan ben je niet aan het prioriteren, maar aan het reageren.

Time blocking doorbreekt dat patroon, want je maakt vooraf de keuze waar je tijd naartoe gaat en tijdens het blok hoef je alleen nog maar uit te voeren. Dat haalt een enorme mentale last weg. Je hoeft namelijk niet steeds opnieuw te beslissen, je hoeft alleen te doen wat je met jezelf had afgesproken.

Dus kijk straks eens naar je agenda voor de aankomende week; niet je takenlijst, maar je agenda. Zie je daar duidelijk wat je gaat doen en wanneer? Of zie je vooral lege plekken en een hoofd vol intenties?

Als het dat laatste is, dan weet je wat je te doen staat.