Zo laat je AI voor je werken om e-mails beter te beantwoorden

"Ik wil niet leven in een wereld waarin alleen nog maar robots met elkaar praten", stelt Tom Kottink, manager kwaliteit en innovatie bij communicatietraining en -adviesbureau Loo van Eck. Toch wordt Kottink enthousiast over de mogelijkheden van AI om te helpen met schrijven van e-mails: "Van elk middel dat bijdraagt aan communicatie word ik blij."

Dat juist een communicatiebedrijf enthousiast wordt dat AI steeds meer teksten schrijft is goed te verklaren. "Het gaat om het uiteindelijke resultaat", vertelt Kottink. "Als de tekst goed is, dan kan ik er mee leven dat een AI het heeft geschreven. Zeker omdat schrijven niet voor iedereen een grote hobby is. Ik heb er alleen wel een probleem mee als je proeft dat een e-mail niet oprecht is. Zeker bij een meer persoonlijke e-mail heb ik liever een keer een spelfoutje of een grapje erin, dan de eenheidsworst waar AI mee komt."

Je huiswerk doen

Een e-mail door AI laten schrijven kan zo simpel zijn als een prompt (de opdracht) geven van een paar zinnen, waarin je zegt wat er in de tekst moet staan. De kwaliteit van de tekst is dan alleen vaak niet zo best. "Als je een summiere context geeft, gaat het achterliggende taalmodel die zelf invullen en krijg je algemene, platte teksten", waarschuwt Kottink. 

Tekst gaat verder onder de vacatures.

Wat helpt is om eens goed na te denken over de prompt. "Mensen zouden eerst een wensenlijstje kunnen maken, waarin staat waar een goede e-mail volgens jou aan voldoet", vertelt Kottink. In zo’n lijstje kan bijvoorbeeld staan dat de tekst niet te kort en niet te lang moet zijn, met een actieve schrijfstijl wordt geschreven en dat mensen met 'je' worden aangesproken. Al die wensen verwerk je dan in een prompt die past bij je stijl en wensen van jou of je bedrijf.

"Je kunt daar gerust een hele dag voor uittrekken", raadt Kottink aan. Het resultaat kan zo twee a4'tjes aan tekst zijn en die lange prompt geef je dan elke keer mee aan de AI bij het schrijven van een e-mail. Dat zal niet direct goed gaan, dus je zult de prompt waarschijnlijk nog meerdere malen moeten bijwerken om wel het gewenste resultaat te krijgen. Dat kost voornamelijk op het begin wat extra werk, maar op de lange termijn gaat dat tijd schelen. 

Ook kan het lonen om verschillende taalmodellen te proberen, want elk model schrijft e-mails net op een andere manier. "Er is veel meer dan ChatGPT, maar dat weten veel mensen niet", stelt Kottink. Bij Loo van Eck zijn verschillende modellen uitgebreid getest en kwamen de tekstexperts er bijvoorbeeld achter dat ChatGPT meer feitelijker schrijft en concurrent Claude meer persoonlijk.

Je vaardigheid ontwikkelen

Maar zelfs met zo'n uitgebreide prompt is het niet verstandig om een tekst te genereren en direct te versturen. "Ik zie meer een samenwerking voor me", legt Kottink uit. "Met AI als schrijfhulp.” De innovator vindt bijvoorbeeld dat de kernboodschap altijd van de schrijver zelf moet komen. Ook is het belangrijk dat je nooit een e-mail verzendt voordat je hebt gecontroleerd wat er is geschreven.

Om die controle te kunnen uitvoeren is het volgens Kottink wel belangrijk dat we de vaardigheid van het schrijven niet verliezen: "Dat is het doemscenario dat ik voor mij zie. Als iedereen alleen maar AI gebruikt om te schrijven, dan gaat je vaardigheid achteruit. Hoe beoordeel je dan nog een tekst geschreven voor een taalmodel?" Het is te vergelijken met zelfrijdende auto's. Als we zelf daardoor de vaardigheid verliezen om te rijden, kunnen we dan nog ingrijpen als de auto een verkeerde keuze maakt?

"De inhoud en de controle zou altijd van een mens moeten komen", stelt Kottink. "Ook de persoonlijke touch kan een AI niet geven." Denk aan een grapje, of een verwijzing naar toen je iemand vorige week in een kroeg hebt gesproken. Dat kan de AI nooit weten, maar dat kun je zelf wel toevoegen. En dat is belangrijk vindt Kottink: "Je kunt het schrijven samen met AI doen, maar op die manier laat je ook zien: ik ben mens."

Lees ook: Efficiënter door je mailbox? Esther bespaart 5 uur per week met deze tool