Een ontslaggesprek voer je zo

Het maakt niet uit waarom je iemand moet ontslaan, het brengen van het nieuws is altijd moeilijk. 'Slecht nieuws komt bij diegene die je het moet vertellen aan als een bom', zegt John van der Borg, trainer en eigenaar van Sigma-M. 'Maar voor diegene die het slechte nieuws moet vertellen is het misschien wel net zo spannend.'

Omdat het zo lastig is, worden de eerste fouten volgens Van der Borg al snel gemaakt. 'Je ziet dat de brenger geneigd is om zijn boodschap af te zwakken, door een slechte voorbereiding of door een verkeerde gespreksaanpak.'

De aanloop naar het gesprek kan anders uitpakken afhankelijk van de redenen dat iemand wordt weggestuurd. Een goede manager heeft al corrigerende gesprekken gehad met iemand die niet goed functioneert. 'Maar het gebeurt nog steeds dat iemand een slechtnieuwsgesprek krijgt zonder dat soort gesprekken vooraf te hebben gehad', zegt Van der Borg. En dan komt het evengoed als een verrassing.

De reden voor ontslag moet helder zijn

Natuurlijk weet je precies waarom je iemand wegstuurt. Het is een persoon met wie niet te werken valt, of het is die jonge pechvogel die bij een reorganisatie 'last in, first out' gaat. Maar wat de reden ook moge zijn, je moet het helder voor jezelf en uiteindelijk ook voor de ander kunnen verwoorden.

'Zet de redenen van ontslag in een paar kernzinnen op papier', adviseert Van der Borg. 'Dat geeft voor jezelf een nieuwe reflectie over de redenen dat iemand wordt ontslagen. Je kunt het wel in je hoofd hebben, maar als het op papier staat dan kun je zelf kunt kijken of het inderdaad de belangrijkste reden is dat iemand weg moet. En heb je wel alle argumenten?'

Ook is het volgens Van der Borg verstandig om het niet voor te bereiden, mits dit mogelijk is. Vraag er een collega-leidinggevende bij, degene die boven je zit of een HR-manager. Het moet wel iemand zijn die al op de hoogte is van het ontslag en het echt moet weten, want niets is erger dan dat een werknemer die via het roddelcircuit moet vernemen dat hij of zij wordt weggestuurd. 'Hoe kleiner de kring is, hoe eerder de medewerker het moet weten. Het indirect brengen van slecht nieuws, waarbij het al rond zoemt, komt helaas nog steeds voor.'

Slecht nieuws direct, onomwonden vertellen

Je bent al snel geneigd om het gesprek zelf anders aan te pakken bij iemand die pech heeft door een reorganisatie dan bij iemand die je tig keer gewaarschuwd hebt. Maar volgens Van der Borg zal jouw invliegroute gelijk moeten blijven. Slecht nieuws blijft immers slecht nieuws. Bij de eerste zinnen wordt al snel de eerste fout gemaakt, vooral als het iemand is die alleen weg moet op basis van een inkrimping. 'Je moet je boodschap direct onomwonden vertellen', zegt Van der Borg. '

Zodra iemand bij je binnenkomt, zet je die tegenover je, het liefst in een bureausituatie en niet in een gemakkelijk zitje.' De situatie moet zakelijk zijn, en er moet een natuurlijke barrière zijn tussen werknemer en leidinggevende. 'Je biedt niet eerst een kopje koffie aan, maar vertelt meteen wat de aanleiding is van het gesprek.'

De eerste zin komt neer op: 'je bent ontslagen.' Dat kan je ook anders verwoorden: 'we zijn bij elkaar omdat we afscheid van elkaar gaan nemen.', 'Ik moet je ontslaan.', maar het mag volgens Van der Borg geen ruimte laten voor discussie. 'Dus niet: "k vind het allemaal erg vervelend, we hebben er zorgvuldig naar gekeken" of wat dan ook', drukt hij op het hart. Ook al is het nog zo menselijk, 'geen riedel verontschuldigingen. Dat menselijke aspect mag wel, maar niet op dat moment.'

Niet alleen gaat het erom dat je het signaal geeft dat het besluit onherroepelijk is, maar ook dat je jezelf niet klem zet. 'Hoe langer je aan het woord bent en verontschuldigingen maakt, hoe groter de kans dat je dingen gaat zeggen die tegen je kunnen worden gebruikt', waarschuwt Van der Borg. 'Dingen als: "Je bent een goede medewerker, je hebt je altijd ingezet voor de zaak, we hebben een goede band…"Je eigen woorden kunnen worden gebruikt als argumenten om het ontslag aan te vechten.'

Stilte laten vallen na de boodschap

Nadat je het hebt verteld, moet je even stoppen met praten. De persoon krijgt het binnen en moet het verwerken. Bovendien verminder je de neiging bij jezelf om je te verontschuldigen. 'Let op zijn houding en op zijn uitdrukking. Hoe komt het nieuws binnen?', zegt Van der Borg. 'Je ziet dat iemand boos wordt, of verdrietig, of in de ontkenning schiet.' Wanneer hij of zij gaat reageren, is het zaak die persoon leeg te laten lopen. 'Het is belangrijk dat hij stoom kan afblazen. Zolang dat niet is gebeurt, luistert hij of zij toch niet.'

De reactie bepaalt ook het verdere verloop van het gesprek. Je kunt begrip tonen: 'Ja, dit is natuurlijk een heel naar besluit voor jou', en zelfs zeggen dat 'We zouden kunnen kijken op welke manier we je kunnen helpen in het vinden van een nieuwe uitdaging."

Het einde van het gesprek

'Daarmee geef je wel aan dat je niet eerst op zoek gaat naar een nieuwe baan en daarna pas ontslag volgt', zegt Van der Borg. 'Nee, het besluit is al genomen, maar we kunnen wel samen kijken hoe we je eventueel zouden kunnen helpen en steunen.' Dus geef geen garanties en zeg niet concreet 'hoe'. Hooguit zeg je: "Laten we dat een keer bespreken met HR." Ook kun je je voorbereiden om te vertellen wat voor soort sociaal plan er is, zodat je daar vragen over kunt beantwoorden.

'Maar je moet wel zeker weten of dat ontslag geaccepteerd is', zegt Van der Borg. 'Daarna moet je verder luisteren naar wat de medewerker te zeggen heeft en waarom hij of zij al dan niet akkoord gaat.'

Daar eindigt ongeveer het gesprek: je herhaalt indien nodig nog een keer dat het besluit onherroepelijk is.

Na ontslaggesprek niet veel werk meer verwachten

Dan zijn er nog een paar kleine dingen die handig zijn om in het achterhoofd te houden. Iemand die het nieuws te horen krijgt heeft bijvoorbeeld helemaal geen zin en motivatie om die dag nog iets te doen. 'Daarom is de vrijdagmiddag het beste moment, omdat ze dan ook het weekeinde hebben om stoom af te blazen en er met vrienden en familie over te praten', zegt Van der Borg. 'Daarmee wordt de angel eruit gehaald.'

De afwikkeling hangt ook van de persoon af. 'Sommigen zijn zo loyaal en professioneel dat ze tot het einde hun werk nog goed kunnen doen', zegt Van den Borg. Maar bij ernstige gevallen, zoals mensen die het helemaal hebben verbruid of mensen met een sterk negatieve reactie, is het zaak om ervoor zorgen dat je geen schade lijdt. '

'Daarbij moet je ze hangende het ontslag op non-actief stellen en bijvoorbeeld vragen hun autosleutels in te leveren', zegt Van der Borg. 'Meestal ken je je pappenheimers wel, dus je kunt van tevoren een inschatting maken hoe je daarmee omgaat.'

'Maak niet de fout dat je 'de goede kanten' van het ontslag te benadrukken, in de trant van "er gaat een wereld aan nieuwe uitdagingen voor je open." Daar zit volgens Van der Borg niemand op te wachten, hoe welgemeend het ook is. Jij hebt immers makkelijk praten, want jij houdt je baan.