Zo maak je van AI een waardevolle collega tijdens meetings

"Zodra ik als notulist bij een opdrachtgever een verslag van een standaard AI-tool inlever, dan word ik ontslagen", vertelt notulist Petra Lubbers van Tekstenderest. "Veel mensen gebruiken nu een kant en klare tool voor notuleren, maar die leveren zulke slechte verslagen op." Daarmee wil ze niet zeggen dat notuleren met AI niet kán, maar dat je er een verdiepingsslag op moet maken. 

Lubbers heeft in het verleden duizenden vergaderingen genotuleerd, maar gaat mee met de tijd en leert geïnteresseerden nu via cursussen hoe ze AI kunnen inzetten om deze taak over te nemen. "Eigenlijk vindt niemand notuleren leuk en je wil er zo weinig mogelijk tijd aan kwijt zijn", vertelt Lubbers. "Door AI in te zetten kun je tijd besparen aan een klus die je toch al niet wil doen." Maar voordat je tijd kunt besparen, loont het om er eerst wat werk in te stoppen.

GPT maken

ChatGPT, de AI-tool van OpenAI, geeft betalende gebruikers de mogelijkheid om een GPT te maken. Een GPT is aangepaste versie van ChatGPT, die jij spelregels meegeeft over hoe de chatbot moet reageren, of documenten laat lezen zodat de chatbot specifieke kennis heeft. 

Dat klinkt ingewikkeld, maar je hoeft daar volgens Lubbers echt geen techneut voor te zijn: "Dit kun je in een kwartiertje leren." Aanvankelijk kost het wel wat extra tijd om de GPT helemaal naar eigen wensen te laten werken, maar zodra alles goed staat ingesteld hoef je in theorie nooit meer een verslag te schrijven.

Lubbers noemt als voorbeeld dat ze haar GPT leert dat tussenkopjes en de actiepunten dikgedrukt worden, dat het verslag op een specifieke manier wordt opgebouwd en dat er geen passieve taal wordt gebruikt. "Je kunt het vergelijken met hoe je een stagiair instructies geeft", stelt Lubbers. Iedereen kan deze instructies zelf bepalen. 

Beperkingen

Wel heeft AI nog steeds beperkingen waar je rekening mee moet houden als je de technologie voor notuleren inzet. "Een AI kan wel analyseren, maar die kan niet nadenken", stelt Lubbers. "Wij zijn mensen die verbanden kunnen leggen en bij- en hoofdzaken kunnen onderscheiden. Zeker door alle informatie die je hebt als je al jaren bij een bedrijf werkt." Lubbers raadt daarom aan om zelf aan te vullen wat de AI nog niet snapt.

Daarnaast is het belangrijk om rekening te houden met de privacy, als je AI laat notuleren. De technologie is relatief nieuw en gedraagt zich nog onvoorspelbaar, waardoor opgeslagen data elders weer kan opduiken. Ook gevoelige bedrijfsinformatie.

Lubbers verbaast zich dat haar klanten hun privacy niet altijd belangrijk vinden, maar zelf vindt ze het essentieel Zo raadt de notulist iedereen aan om in de instellingen van ChatGPT of andere AI-tool, aan te geven dat data niet gebruikt mag worden voor het trainen van die AI. Een andere manier om veilig met deze technologie te werken, is om een AI-tool lokaal te draaien zodat de gegevens niet naar een server worden geüpload. Dat vraagt alleen wel wat technische handigheid.

Ook blijft de vraag over wat je gaat doen met de tijd die je overhoudt door niet zelf te notuleren. "Ga je dan Netflix kijken, of doe je een andere klus?", vraagt Lubbers zich af.

Focus op de goede punten

Wees creatief met je compliment. Kamsteeg legt uit: “Stel, je zegt elke avond thuis bij het eten: het was lekker. Dat hoor je na een tijdje niet meer. Als je op een avond zegt: die kruiden zorgden voor extra pit, dan landt je compliment veel beter.” Zorg tot slot dat de verhoudingen goed zijn. Benadruk waar het goed gaat, in plaats van te focussen op de negatieve punten. “Stel dat je kind thuiskomt met een rapport met een 4, een 7 en een 8. De aandacht gaat dan vaak uit naar de 4, terwijl je eigenlijk moest focussen op de 7 en 8, de vakken waar je kind goed in is.” 

Hoe voorkom je dat je compliment niet te slijmerig is? “Als je compliment uit je hart komt en echt oprecht is, dan wordt dat echt niet als slijmen opgevat. Maar als je drijfveer is om zelf beter te worden van je compliment, dan prikt iedereen daar doorheen.”