Secretaresse heeft baat bij AI, maar het blijft mensenwerk

‘AI wordt doorgaans geassocieerd met techniek, zoals beeldherkenning’, vertelt Piersma, in het dagelijkse leven wetenschappelijk directeur van het Centre of Expertise Applied Artificial Intelligence aan de Hogeschool van Amsterdam. ‘Maar AI leent zich ook uitstekend voor procesmatige werktaken: het classificeren, associëren, optimaliseren en voorspellen van allerlei zaken op basis van data. En met ChatGPT sinds enige tijd ook voor creëren, al zitten daar de nodige haken en ogen aan. Maar we passen AI ongemerkt al op steeds meer taken toe.’

Taken automatiseren

Of dat erg is? Helemaal niet, vindt Piersma. ‘Wij gaan tegenwoordig toch ook geen bijbels meer overschrijven, zoals ze in de middeleeuwen deden?’ Het zijn bovendien veelal taken die we als mens niet alleen vervelend vinden, maar waar we ook helemaal niet zo goed in zijn. Neem juristen die de hele dag wetboeken moeten doorpluizen. Zoiets kun je toch veel beter aan AI overlaten? AI leent zich prima voor het automatiseren van zulke taken, zodat mensen zich beter kunnen focussen op andere aspecten van hun werk. Hetzelfde geldt voor de functie van secretaresse. Vroeger moest die al die agenda’s nalopen om een vergadering te plannen. En dan ook nog telefonisch. Dat kan met die dataplanners tegenwoordig veel eenvoudiger.’

Marja Ligtenberg-de Beer werkt sinds kort als managementassistent bij De Connectie, een bedrijfsvoeringsorganisatie uit Arnhem. Zij kan erover meepraten. Hoe anders zag haar werk er voeger uit, vertelt Ligtenberg-De Beer via het scherm: ‘Ik begon ooit, in 1984, als uitzendkracht bij wat toen nog de AMRO-bank heette. Dat deed ik na mijn meao-opleiding in de secretariële richting. Ik moest heel veel typen, maar ook enveloppen slaan: dat wil zeggen dat ik ze van een adres moest voorzien door ze één voor één onder een apparaat te houden dat daar het adres op drukte. Later, in mijn eerste vaste baan bij een grote farmaceutische groothandel, kwam daar telexen bij. Met zo’n ponsband. Brieven van mijn directeur moest ik in steno opnemen en vervolgens uitwerken. Als dan halverwege de telefoon ging, kon ik daarna helemaal opnieuw beginnen.’

Voortdurend bijscholen

Echt rouwig om alle veranderingen in haar werk die er door digitalisering zijn gekomen is Ligtenberg-de Beerdan ook zeker niet. Ook in de dertien jaar bij het Kadaster, waar ze tot voor kort werkte, maakte ze heel wat innovaties mee, al heeft corona die ontwikkelingen enorm versneld. ‘Opeens moesten we met zijn allen online vergaderen. Ook afspraken maken deden we al snel via allerlei apps en tools, zoals Datumprikker en Afspraak.nl.’

Om alle nieuwe ontwikkelingen bij te houden, probeert Ligtenberg-De Beer zich voortdurend bij te scholen. Zo gaf ze zich, tijdens de coronapandemie, op voor een opleiding tot virtual assistant: werken voor een opdrachtgever op afstand. Digitale vaardigheden opdoen, waar ze nog steeds de vruchten van plukt.

ChatGTP

Hoewel ze ChatGPT nog niet echt in haar werk heeft toegepast, wil Ligtenberg-de Beer zich er in de nabije toekomst zeker verder in verdiepen. ‘Voor agendabeheer, afspraken of het boeken van een hotelkamer kun je ChatGPT prima inzetten. Maar ook om te notuleren. Vroeger was ik met zo’n dictafoon uren bezig om de gesproken tekst uit te typen, terwijl je in ChatGPT, en met Copilot tegenwoordig ook in Microsoft, een functie hebt waarmee je teksten niet alleen kunt omzetten in transcriptie, maar ze ook kunt samenvoegen. Dat zou mij een heleboel tijd schelen! Maar dan moet er nog wel het een en ander worden doorontwikkeld. Nu neem je nog alles op zonder filter, inclusief alle ‘uuuhs’ en andere overbodige informatie.’

Er staan op het moment van schrijven zes vacatures voor secretaresses open op Intermediair, tegenover 756 vacatures voor administratief medewerkers, managementassistenten en medewerkers backoffice. Het is mogelijk tekenend voor de verschuiving in taken als gevolg van de digitalisering. Maar voor mensen die vrezen dat secretaressewerk straks wordt overgenomen door AI, heeft Piersma goed nieuws. ‘Functies als die van secretaresse zullen altijd nodig blijven. Wat AI niet kan, is omgaan met uitzonderingsgevallen. Zoals wanneer bij een gepland event iemand door ziekte uitvalt en er in allerijl iemand anders gevonden moet worden. Maar ook iets te regelen voor een spreker die in een rolstoel zit: als secretaresse moet je heel snel kunnen schakelen en actie ondernemen. Dat kan AI helemaal niet.’

Wat AI ook niet biedt, is een persoonlijke touch, vervolgt Piersma. ‘Dit kan variëren van een passend afscheidscadeau uitzoeken of rekening houden met iemands dieetwensen tot en met een cultuur scheppen waarbij je weet wanneer je iemand wel en niet kunt bellen. Situaties, kortom, waarbij het gaat om dingen die je niet in data kunt vatten.’