Zo maak én verstuur je makkelijk facturen en offertes
Zzp’ers, eenmanszaken en kleine tot middelgrote bedrijven doen in de regel zelf de administratie. Dat is misschien niet het spannendste onderdeel van ondernemen, maar wel erg belangrijk. Met onderstaande factuurprogramma’s en apps klaar je dit klusje in een handomdraai.
Voor de ene ondernemer is het maken van offertes en het versturen van facturen een groot feest, voor de ander een activiteit waar hij/zij iedere maand weer tegenaan hikt. Die laatste houding zou je best vreemd kunnen noemen, want het draait uiteindelijk om de betaling van een door jou verzorgde dienst of product.
Anderzijds, wanneer je lekker met je werk en spannende projecten bezig bent, staat het versturen van (digitale) facturen misschien niet boven aan de agenda. Totdat blijkt dat je nog geld tegoed hebt van klanten van meer dan een jaar geleden en je opeens diep in je administratie moet duiken om de oorspronkelijke afspraken weer boven tafel te halen.
Online factureren
Gelukkig is het maken en versturen van facturen tegenwoordig een stuk eenvoudiger dan vroeger. Alles kan digitaal. Diverse programma’s en apps hebben veelal standaardsjablonen voor facturen en offertes, en bovendien kun je online overzichten bijhouden. Een keer gegevens invoeren en daarna heb je al je informatie binnen een paar muisklikken paraat. Die zuurverdiende euro’s stromen naar je toe en ook voor de btw-aangifte en jaaroverzichten is alles redelijk eenvoudig georganiseerd.
Wij selecteerden de vier onderstaande apps voor de beste e-facturatie en het maken van offertes:
Rompslomp - Sowieso pluspunten voor de naam, want administratie kan inderdaad nogal een, eh, rompslomp zijn. Zo niet met Rompslomp. Deze app is lekker overzichtelijk en gebruiksvriendelijk, en als het alleen om het maken en vesturen van onlinefacturen gaat, is hij bovendien gratis. Wil je gebruik maken van aanvullende features, dan betaal je een bescheiden bedrag per maand.
e-Boekhouden.nl - Dit programma heeft een wat zakelijkere uitstraling die sommigen wellicht als saai zouden bestempelen. De app blijft qua design wellicht wat achter (weinig poespas), maar dat maakt hij meer dan goed qua functionaliteit. Een compleet boekhoudprogramma dat alles netjes voor je bijhoudt en voor zzp’ers 5,95 euro per maand kost. Let op: ben je de afgelopen 15 maanden een (nieuwe) zaak gestart, dan kost e-Boekhouden.nl de eerste 15 maanden van je onderneming helemaal nop! Je kan dan onbeperkt gebruikmaken van alle (geavanceerde) functies, zoals bankkoppelingen, Scan & Herken en de mobiele app.
Exact (Go) - Deze aanbieder heeft meerdere facturatiepakketten, al naar gelang je wensen. De eenvoudigste is de gratis Exact Go-app, waarmee alle basics gecoverd zijn. Wil je toch wat meer financiële toeters en bellen, dan kun je hier alle boekhoudpakketten bekijken.
Gripp - Met dit programma heb je twee smaken: Gripp en Gripp Plus. Beide varianten zijn een stuk prijziger dan de apps hierboven, respectievelijk 30 of 40 euro per maand. De app is zeer uitgebreid en bedoeld voor bedrijven die het serieus willen aanpakken. Niet zozeer voor een eenmanszaak, maar wel voor een bescheiden mkb-bedrijf. Alle functies zijn van de partij: inkoop, urenregistraties, taken en planning, facturaties, sales, CRM, klantbeheer en ga zo maar door. De meest complete, maar daardoor ook de duurste van de vier.
Waarom je niet (te lang) moet wachten met het versturen van facturen
Iedere dag dat je een factuur niet hebt verstuurd, is weer een dag later geld op je rekening. Feitelijk ben je een dief van je eigen portemonnee.
Daarnaast kun je sowieso niet oneindig wachten met het versturen van facturen, aangezien deze op termijn verjaren. De verjaringstermijn voor zakelijke klanten is in principe vijf jaar, net als bij facturen aan consumenten voor diensten. Bij de verkoop van een product aan een consument geldt een verjaring van twee jaar. Op zich nog steeds een lange periode, maar waarom zou je het onnodig lang rekken?
Tenslotte komt het laat versturen van facturen naar klanten onprofessioneel over. Wanneer jij weinig aandacht besteedt aan het ontvangen van je geld, neem je dan je eigen onderneming wel serieus? Klanten houden ook rekening met doorlopende kosten. Als jij opeens na anderhalf jaar met vijftien onbetaalde facturen komt aanzetten, zal de desbetreffende opdrachtgever je dat niet in dank afnemen.
Beste online tools voor zzp'ers en freelancers
Als ZZP’er wil je zo efficiënt mogelijk te werk gaan met je opdrachten. Tijd verspillen aan administratie en ingewikkelde werkprocessen behoort tot het verleden met deze tools. Bekijk en vergelijk deze business applicaties, die wij voor je hebben samengesteld.
