Hoe zorg je als zzp’er voor een goede administratie?

Is een administratie verplicht?

Als ondernemer ben je wettelijk verplicht om een administratie bij te houden die past bij jouw onderneming. Niet alleen kun je op die manier zaken als de inkomstenbelasting en btw gemakkelijk opgeven, ook voor de dagelijkse bedrijfsvoering is het van belang. Zodoende weet je wat er binnen jouw bedrijf gebeurt en kun je daar op elk moment op inspelen. De basisgegevens (het grootboek, de debiteuren- en crediteurenadministratie, voorraadadministratie, in- en verkoopadministratie en loonadministratie) zeven jaar tot tien jaar bewaard blijven.

Waar bestaat de administratie uit?

Je verzamelt en structureert alle bedrijfsgegevens in je administratie. Het gaat niet alleen om de droge cijfers, maar ook om alle zaken die belangrijk zijn voor het draaiende houden van je onderneming. Wat moet je zoal vastleggen in jouw administratie?

1. Offertes - Een potentiële klant heeft interesse om met jou samen te werken, maar hij of zij wil weten wat jouw diensten kosten. Dan stuur je natuurlijk een uitgebreide offerte met de uren en de totale kosten op een rijtje. Mocht je de volgende keer een soortgelijke aanvraag krijgen voor jouw diensten, dan is het handig om die offerte erbij te pakken. Als je eenmaal een factuur gaat sturen, is die offerte natuurlijk de perfecte basis. Vind je het handig om dit soort gegevens allemaal online te verzamelen en waar je ook maar bent te kunnen oproepen? Dan zijn boekhoudprogramma’s als e-Boekhouden of Timechimp misschien iets voor je.

2. Inkomende en uitgaande facturen - Als zzp’er stuur je, in veel gevallen elke maand, facturen op naar jouw klanten. Je moet deze facturen goed bewaren in een (virtuele) map, zodat je die altijd kunt terugvinden. Ook is het handig om in een documentje vast te leggen wanneer je de facturen hebt gestuurd en wanneer er is betaald. Datzelfde geldt voor de facturen die jij betaalt, ook daarvan moet je goed bijhouden dat ze je hebt betaald. Dit kun je natuurlijk in een Excelbestand doen, maar een programma als Timechimp werkt efficiënter. Om te kijken of dat iets voor je is, kun je het programma de eerste zes maanden gratis gebruiken.

3. Urenregistratie - In je offertes maak je afspraken over het aantal uren dat je denkt te gaan maken en zo kom je tot een prijs, maar uiteindelijk factureer je het aantal reële uren dat je hebt gemaakt. Daarom is het belangrijk dat je goed het aantal gemaakte uren en het soort werk bijhoudt. Programma’s als Gripp, Monday en Exact kunnen je daarbij helpen.

4. Rittenregistratie en bonnetjes - Soms kan je jouw reiskosten doorberekenen aan de klant, daarom is het handig om daarvan een administratie bij te houden. Bovendien kun je de reiskosten (gedeeltelijk) aftrekken van jouw totale inkomsten. Datzelfde geldt voor de bonnetjes van spullen die je voor je onderneming hebt gekocht, zoals een nieuwe printer. Daarvan heb je bovendien de betaalde btw ook weer nodig. Zorg voor virtuele bonnetjes (hiervoor kun je onder meer de eerdergenoemde programma’s gebruiken), dat werkt het best.

5. Afspraken en contracten - Als je een offerte stuurt, krijg je daar vaak een reactie op. Als iemand akkoord geeft per mail, is het handig om dat te bewaren. Dat geldt overigens voor meer afspraken die je maakt. Als journalist bijvoorbeeld teken je vaak een overeenkomst met een uitgever. Daarin staan allerlei afspraken, zoals wat je betaald krijgt. Het is belangrijk om soortgelijke documenten goed te bewaren.

6. Bestanden - Ook het daadwerkelijke werk valt natuurlijk onder jouw administratie. Zorg voor een overzichtelijk systeem op basis van de klanten die je hebt, zodat je alles gemakkelijk kunt terugzoeken.

Hoeveel tijd ben ik kwijt met mijn administratie?

Zzp’ers zeggen dat ze soms twee volle dagen per maand bezig zijn met de administratie. Bij Zzp Servicedesk staan wat tips om tijd te besparen:

1. Houd je administratie actueel. Daardoor verlopen de grote klussen zoals factureren, je btw-aangifte en de belastingaangifte relatief gemakkelijk.

2. Doe op tijd aangifte. Op die manier weet je kort na het aflopen van het jaar welke bedragen je nog moet betalen en kan je door naar het volgende jaar.

3. Bewaar al je administratie digitaal. Natuurlijk kan je nog wel een schoenendoos hebben voor de bonnetjes, maar digitaal werkt een stuk efficiënter en overzichtelijker.

4. Neem een boekhouder in de arm. Het gaat sneller als een boekhouder bepaalde taken overneemt en hij of zij is goed op de hoogte van de regelingen waar je als zzp’er gebruik van kunt maken. Vaak scheelt een boekhouder dus nog geld ook.

5. Factureer regelmatig en op tijd. Als je jezelf aanleert om op de laatste dag van de maand of week jouw facturen te sturen, gaat het in je systeem zitten en wordt het routine.