'Slordige mensen zijn geen goede thuiswerkers'

Werken in een geordende omgeving helpt om afleiding te verminderen, stress te verlagen en efficiënter te werken. Maar wat betekent dit volgens Bas Hoorn voor thuiswerken? Simpel: alleen wie geordend werkt, mag thuiswerken. Een rommelige werkomgeving, fysiek of digitaal, leidt tot afleiding en inefficiëntie.

Thuiswerken als privilege, alleen voor de opgeruimde medewerker?

Wat Hoorn betreft is thuiswerken geen recht, maar een privilege. Wie werkt in een rommelige ruimte, met een overvolle inbox en een hoofd dat alle kanten op schiet, zal merken dat thuiswerken de productiviteit eerder belemmert dan bevordert. “Onderzoek van het Princeton Neuroscience Institute toont aan dat rommel de cognitieve belasting verhoogt. Een chaotische werkomgeving dwingt het brein om onbewust alle aanwezige prikkels te verwerken, waardoor focus op de daadwerkelijke taak vermindert. Studies bevestigen dat een rommelige omgeving leidt tot meer stress, minder concentratie en tragere voltooiing van taken."

"Hoewel sommigen beweren dat ze goed presteren in een minder gestructureerde omgeving, toont onderzoek van Harvard Business Review juist aan dat de meeste mensen efficiënter werken in een schone, geordende werkruimte. Vooral voor analytisch en geconcentreerd werk is een gestructureerde omgeving essentieel. Bovendien blijkt uit een experiment van Kathleen Vohs dat een opgeruimde omgeving leidt tot betere zelfdiscipline en gezondere keuzes. Kortom, een rommelige thuisomgeving vertaalt zich naar rommelige werkprestaties.” 

Slecht slapen door rommel

Daarnaast heeft rommel invloed op de slaapkwaliteit, stelt Hoorn. “Een rommelig huis leidt in het algemeen tot een slechtere slaapkwaliteit. Een onopgeruimde leefomgeving stimuleert de aanmaak van cortisol, het hormoon dat het lichaam in een verhoogde staat van alertheid houdt. Hierdoor wordt het moeilijker om te ontspannen en in slaap te vallen. Een slechte slaapkwaliteit vermindert de cognitieve prestaties, verlaagt het energieniveau en belemmert productiviteit gedurende de dag. Mensen die in een rommelige omgeving wonen en werken, lopen daardoor een groter risico op vermoeidheid, concentratieproblemen en inefficiëntie.” Een opgeruimde woon- en werkruimte draagt dus niet alleen bij aan meer efficiency, maar ook aan een betere nachtrust en een hoger energieniveau.

Drie tips om thuis te werken als rommelkont

Wil je dan toch thuiswerken ondanks dat je rommelig bent, dan heeft Hoorn een aantal tips. Wie thuiswerkt en productief wil blijven, moet drie domeinen geordend houden: de fysieke, digitale en mentale ruimte.

De werkplek oftewel de fysieke werkplek thuis moet strak, schoon en vrij van afleiding zijn. Losliggende papieren, ongewassen koffiekopjes of stoffige stapels documenten zorgen voor visuele ruis die de concentratie belemmert. De clean desk policy die op kantoor geldt, moet net zo serieus worden genomen bij thuiswerken. Een georganiseerde omgeving zorgt ervoor dat het brein efficiënter werkt en helpt om productiviteit te verhogen.

Een chaotische inbox, een wirwar aan openstaande browser-tabs en een bureaublad vol losse bestanden – de digitale ruimte dus - zijn digitale equivalenten van een rommelig bureau. Dit leidt tot inefficiëntie, verloren documenten en verhoogde cognitieve belasting. Een gestructureerde digitale werkruimte begint bij het organiseren van mappen, het minimaliseren van ongebruikte bestanden en het beheren van e-mails op een efficiënte manier.

En dan de mentale ruimte, misschien wel de belangrijkste van de drie. Een hoofd vol onafgemaakte taken, afleiding en stress maakt efficiënt werken onmogelijk. Structuur aanbrengen in gedachten en verantwoordelijkheden helpt om rust te creëren en productiever te werken. Dit kan door taken te prioriteren, duidelijke doelen te stellen en een regelmatige werkroutine aan te houden. Een opgeruimde geest maakt thuiswerken effectiever en minder stressvol.

Lees ook deze blog van Björn Deusings over de beste manier om je werkdag georganiseerd te houden: 'Je brein is geen ‘to do’-lijst, organiseer je werk op deze manier'

Mentaal opruimen en loslaten

Hoe gaan je dan aan de slag met mentaal opruimen? Hoorn stelt dat mentaal opruimen verder gaat dan het structureren van taken. “Het draait om het identificeren van wat in werk en privé echt belangrijk is. Dit betekent verantwoordelijkheid nemen voor prioriteiten en versnippering vermijden. Volgens de zogeheten Miller’s Law kan het menselijk brein gemiddeld 7 informatie-eenheden tegelijk verwerken (met een afwijking van 2, dus voor sommigen maximaal 5 en anderen maximaal 9, red.), en dat helpt bij het organiseren van mentale informatie. Door werk en privé te categoriseren in maximaal 7 tot 9 hoofdverantwoordelijkheden, ontstaat overzicht en mentale rust.”

Het is dus handig om voor elke hoofdverantwoordelijkheid een ‘mentale map’ aan te leggen. Hierin kunnen concrete doelen, taken en actiepunten worden geplaatst. Dit voorkomt een eindeloze lijst aan losse gedachten en verplichtingen. Daarnaast helpt het minimaliseren van onnodige informatie om cognitieve belasting te verminderen. Net zoals het verstandig is om fysiek en digitaal geen overbodige documenten te bewaren, geldt dit ook voor mentale ruimte: wat niet relevant is, verdient geen aandacht en kun je los laten.