Zo plan je werk efficiënt in en behoud je overzicht

Of je nou zzp’er, freelancer of manager bent, je werkschema of projectplanning goed indelen kan veel tijd en stress schelen. Plannen is alles, zeggen de kenners zelfs. Je kunt er zelf mee in de weer, bijvoorbeeld met Excel-bestanden en andere spreadsheets, maar dat is vaak een frustrerend gepuzzel. Beter is het om het saaie werk uit handen te geven aan de slimme makers van planning-apps en -software. Zij leveren de tools waarmee je in een handomdraai je workflow verbetert.

Voor elke job een tool

Waar je ook hulp bij nodig hebt, de tool of app is er. Voor projectmanagement is er bijvoorbeeld Exact. Een programma waarmee je je boekhouding, urenregistratie, projectmanagement, capaciteitsplanning, inkoop én facturatie afhandelt. Het doel van hoge marges en tevreden opdrachtgevers komt zo een stuk dichterbij.

Voor het plannen van projecten is er ook Yoobi. Deze software helpt je om grip te krijgen op al je projecten door ze samen te brengen in één onlinetool. Eindeloos schakelen tussen spreadsheets, mailboxen en andere documenten moet hiermee voorbij zijn.

Teamwork

Een ander gebruiksvriendelijk hulpmiddel is Monday.com. Hiermee richt je het werk helemaal in naar de eisen en wensen van je team(s). Monday.com verbetert de samenwerking en maakt alle belangrijke informatie direct zichtbaar. Nog zo’n handige hulp die de samenwerking optimaliseert is Teamleader. Dit moderne crm-systeem is speciaal gericht op mkb'ers en creatieve bureaus. Met Teamleader hou je overzicht in de planning van teams en tijd.

Tijdwinst

De voornaamste redenen om tools of apps te gebruiken, zijn natuurlijk tijdwinst en efficiency. Tijd komen we voortdurend tekort, of we nu een drukke kantoorbaan hebben of voor onszelf werken. Na een dag bellen, mailen, vergaderen of klantvragen beantwoorden, blijft er zelden een uurtje over om een schema bij te werken of de planning voor de volgende week te maken. Je workflow managen is inspannend en tijdrovend, lang niet iedereen komt eraan toe. Loop je hier vaak tegenaan, dan kan – naast handige apps – ook goed timemanagement helpen. Denk aan het inventariseren van de werkzaamheden die je eigenlijk op een dag zou willen doen. Zet daarbij je prioriteiten bovenaan. Uiteraard neemt je workload hierdoor niet af, maar je krijgt wel meer overzicht over je taken en de tijd die je daaraan spendeert.

Efficiency

Al vind je wel tijd om een werkrooster of een planning voor een project te maken, dan nog merken veel mensen dat ze hiermee worstelen zonder de juiste tools in handen te hebben. Resultaat is vaak een onbevredigd gevoel. Niet alleen ging er veel tijd verloren, ook had al dat plannen niet het gewenste effect, namelijk: beter, sneller en efficiënter werken. Plan je als manager verkeerd voor een heel team, bijvoorbeeld met een werkrooster dat niet werkt, dan kunnen mensen bovendien hun frustraties op jou projecteren: jíj bent tenslotte verantwoordelijk voor de planning. Efficiënter werken levert met name ondernemers veel op.

Rust en focus

Als je op slimme wijze de juiste apps, tools en projectmanagementsoftware inzet, dan leer je de chaos uit je agenda te bannen. Dankzij een overzichtelijke planning creëer je meer rust in je hoofd zodat je helemaal kunt focussen op opdrachten. Wie weet hou je zelfs ruimte over in je agenda. En die grote, onoverzichtelijke spreadsheets… die behoren voorgoed tot het verleden.