Effectief vergaderen: zo zit je nooit meer te knikkebollen

Vergaderingen zijn tijdsverspilling, zegt 86 procent van de kantoormedewerkers in een onderzoek van Sharp Europe. Een tiende van de respondenten zegt weleens in slaap te zijn gevallen tijdens een meeting, een derde heeft dat een collega weleens zien doen. En toch zijn vergaderingen een belangrijk onderdeel van het werk; onderzoeken tonen aan dat de helft van de werktijd aan overleggen wordt besteed.

'Vergaderingen zouden heel productief en inspirerend kunnen zijn', zegt psycholoog en trainer Lauri Broekhuis van Focus XL. 'Juist, zouden en kunnen. Enerzijds zijn vergaderingen de meest effectieve manier om informatie te delen, te brainstormen of beslissingen te nemen, maar anderzijds zijn vergaderingen tijdrovend en hebben ze niet altijd met het gewenste effect.'

Lezen over effectief vergaderen

Deelnemers noemen een vergadering effectief als deze nut heeft gehad, en dan maakt de duur niet zoveel uit. 'Maar bij een duur van langer dan anderhalf tot twee uur neemt de spanningsboog af, en daarmee ook de efficiency', zegt auteur Irene Weijers van het boek 'Effectief vergaderen'. Zij noemt een goede voorbereiding onontbeerlijk voor een efficiënte vergadering. Op internet zijn veel lijstjes met tips voor een efficiënte vergadering te vinden: deze bijvoorbeeld van communicatie-expert Roeland Schweitzer op Intermediair.nl of de lijst van MIT-professor Neal Hartman op Forbes.com.

Ook het boek van Weijers legt de basisbeginselen van effectief vergaderen uit. 'Na het lezen van het boek begrijpen lezers de voorwaarden om goed en effectief te kunnen vergaderen. Ze weten bijvoorbeeld waarom vergaderaars niet hetzelfde zijn; dat de ene vergaderaar meer behoefte heeft aan het goed uitdiepen van een onderwerp, terwijl de ander zich ergert dat het alweer uitloopt.'

Effectief leren vergaderen met beeld en geluid

Blijkbaar gaat efficiënt vergaderen de professional aan het hart, want ook YouTube staat vol met video's voor een meer effectieve vergadering. Organisatieadviesbureau De Beuk legt het uit in een animatiefilmpje (zie hieronder), vergaderkundige Wilbert van Vree geeft zijn tips in een andere video en er is de TED Talk van David Grady.

Nog meer interactie

'Wij denken dat inzicht vooral ontstaat door het te doen', zegt Broekhuis, trainer van de FocusXL- training Effectief Vergaderen (één of twee dagen fysiek trainen, een korte refresh na enkele maanden en zes maanden e-coaching ter follow-up, à € 895,00 per dagdeel). De trainingen worden vaak met het team gevolgd. 'Vergaderen doe je nooit alleen en het succes staat of valt met de betrokkenheid van alle deelnemers.'

Zij noemt de Nederlandse meetings 'poldervergaderingen'. 'Typisch Nederlands: iedereen mag zijn zegje doen, we willen niemand passeren en we streven met z'n allen naar consensus. Op zich is er niets mis met deze democratische vergaderingen en daaruit voortkomende beslissingen. Echter is het vaak ook een vorm van valse democratie. In hoeverre zijn taken, rollen en verantwoordelijkheden binnen de organisatie en vergadering helder? Die helderheid is nodig om te voorkomen dat een meeting tijdrovend is of soms zelfs als slaapverwekkend wordt ervaren.'

Helderheid helpt ook om daadwerkelijk acties gedaan te krijgen. Broekhuis geeft vanuit haar achtergrond als psycholoog een tip: 'Het helpt vaak om expliciet commitment te vragen voor een actiepunt. “Piet, jij zorgt ervoor dat punt x uiterlijk maandag gereed is?” Mensen zijn nou eenmaal graag consistent in wat ze hebben gezegd.'