ChatGPT inzetten voor zakelijke e-mails: Dat kan volgens Dr. Daniel Janssen, maar let op deze valkuilen

Waar vroeger een tante of buurman met gevoel voor taal om hulp werd gevraagd voor het schrijven van een belangrijke zakelijke e-mail, is daar nu ChatGPT. Hoewel de slimme machine niet door iedereen meteen werd omarmd, ziet Dr. Daniël Janssen de vele voordelen ervan in. Met elke nieuwe versie wordt de AI-tool beter en zien onderzoekers zoals hij minder fouten voorbijkomen. 

De sterke punten van ChatGPT

Zeker op het gebied van taal is ChatGPT inmiddels behoorlijk accuraat: ‘Ik durf wel te zeggen dat de AI-tool beter schrijft dan negentig procent van de Nederlanders,’ aldus Janssen. Volgens hem weet Chat precies wanneer een werkwoord met een -d, -t of -dt moet worden vervoegd en ook wat betreft andere grammaticale regels zoals verwijzingen zit het wel goed. Voor mensen die van nature niet goed schrijven, is de ontwikkeling daarom handig. Zakelijke e-mails staan zo niet meer bomvol spelfouten. 

Een voordeel waar iedereen baat bij heeft, óók zij die wel van nature zonder fouten schrijven: met ChatGPT bespaar je een hoop tijd op je zakelijke communicatie. Standaard mailtjes die normaal gesproken veel tijd kosten, worden nu in een handomdraai geschreven. ‘Dat is in functies waarin taal niet centraal staat handig,’ vertelt de docent, ‘want kostbare tijd wordt zo niet meer verspild aan het schrijven van de perfecte e-mail. In veel vakgebieden is het taalgebruik immers minder belangrijk dan de boodschap zelf.’

Valkuilen om rekening mee te houden

Dr. Janssen benadrukt dat de AI-tool een hulpmiddel is, maar geen vervanging voor eigen denkwerk. Van klakkeloos kopiëren en plakken is hij geen fan. De huidige versie van ChatGPT mag dan weer beter zijn dan z’n voorganger, er blijven fouten opduiken, bijvoorbeeld in kommagebruik of in de betekenis van woorden. Ook wat betreft inhoud ziet Dr. Janssen het nog vaak mis gaan: de AI-tool verzamelt al zijn informatie vanaf het internet, maar houdt daarbij geen rekening met actuele gegevens of onbetrouwbare bronnen.

Kopiëren en plakken zorgt er ook voor dat het belang van schrijven verdwijnt. ‘We weten na jaren van onderzoek dat zelf schrijven kan helpen bij het vormen van gedachten en ideeën. Als iemand helemaal niet meer zelf schrijft maar alles door Chat laat doen, dan zal die vaardigheid op den duur verdwijnen,’ aldus de docent en onderzoeker. 

Zo haal je volgens Dr. Janssen de beste resultaten uit ChatGPT

ChatGPT kán dus voor je werken, mits je de tool de juiste instructies geeft. Janssen: ‘Hoe duidelijker je aangeeft wat er in de mail moet komen te staan, hoe beter de resultaten van de machine zullen zijn. Daar blijft nadenkwerk in zitten. Bedenk wat je met de e-mail wil bereiken en welke informatie de ontvanger nodig heeft.’ Doe je dit goed, dan rolt de tool er een e-mail uit die prima gebruikt kan worden als basis. Met de nadruk op ‘als basis’, want wat de taaldocent betreft moet er altijd nog een menselijke controle overheen. Om fouten eruit te halen, maar vooral ook om zelf te blijven nadenken.