Digitale secretaresse maakt Datumprikker overbodig

Op welke dag kunnen de meeste mensen voor die ene meeting? Of hoe laat spreek je waar af met dat externe contact? Heen en weer mailen is vaak een eindeloze exercitie en in 2017 té ouderwets. Maar eigenlijk zijn alternatieven als Datumprikker en Doodle-polls ook tijdrovend handwerk. Dat kan echt beter, moderner.

Butler 2.0

Tegenwoordig hebben we het allemaal druk, en zijn we in verschillende mate ook best belangrijk. Dat vinden we niet alleen zelf, maar dat blijkt ook uit al het getrek aan onze kostbare tijd. Gelukkig leven we in een tijd waarin robots ons terzijde staan.

Veel van de hype rond AI (artificial intelligence) gaat over verbeterde communicatie, waarbij dan vaak de magie van chatbots wordt aangeprezen. De gedachte is dat virtuele chatpersonen je beter kunnen helpen als je online shopt of een helpdesk aanroept. Die chatbots zijn gericht op verkoop en efficiëntie in callcenters, maar er is ook kunstmatige intelligentie beschikbaar voor je werkleven.

Amy en Andrew zijn twee voorbeelden van zulke butlers 2.0, te vergelijken met Apples spraakassistent Siri en Windows' Cortana. Amy en Andrew kunnen een meer actieve en vooral gerichte rol spelen in je werkleven. Ze pakken heel down to earth een concreet en voor iedereen herkenbaar probleem aan: meetings inplannen in je volle agenda.

Amy en Andrew werken in tegenstelling tot Siri en Cortana niet op basis van spraakcommando's (die soms nog verkeerd verstaan worden). De kunstmatige intelligentie (AI) achter Amy en Andrew 'luistert' naar je via e-mail. Klinkt dat wat ouderwets? Integendeel, het is juist futuristisch en tegelijkertijd slim. Geen nieuwe werkwijze nodig, geen spraakoefening vereist, geen app om te downloaden.

Virtual private assistant

Je meldt je aan, koppelt je agenda (zoals Google Calendar, Outlook.com of Office 365) aan de AI en geeft wat agendavoorkeuren op. (Aansluiting op Microsoft Exchange, het Outlook-programma en iCloud is nog in de maak.) Voortaan voeg je dan een speciaal mailadres (amy@x.ai of andrew@x.ai) toe aan mailwisselingen voor afspraken. De AI neemt de conversatie voor jou over, totdat de gewenste afspraak is gemaakt. En dan zie je die meeting in je agenda staan. Magie!

De bètaversie enkele jaren terug had soms nog wat moeite om vlot tot dat eindresultaat te komen. De makers, van start-up X.ai, hebben stug doorgewerkt en daarbij miljoenen dollars aan investeringen binnengehaald. Sinds enkele maanden is Amy live als bruikbare dienst, voor zo'n 39 dollar per maand. Maar je kunt het natuurlijk eerst gratis uitproberen. Ook jij kunt je werkleven verbeteren door een persoonlijke assistent te nemen.

Klein detail nog: Engels is momenteel de voertaal voor deze VPA (virtual private assistant). Maar dat hoeft in ons internationaal georiënteerde land geen struikelblok te zijn.