Word je gek van die meekijkende baas? Zo krijg je die autonomie eindelijk terug

In haar werk als adviseur voor organisaties over strategie, merk en teamstructuur ziet De Barros Barbosa dat micromanagement soms wordt gezien als een karaktertrek. Dat mist de kern: onduidelijke afspraken over verantwoordelijkheden en verwachtingen zorgen ervoor dat leidinggevenden meer gaan controleren. Dat beeld sluit aan bij inzichten uit de Nationale Enquete Arbeidsomstandigheden van TNO en het CBS waarin naar voren komt dat gebrek aan autonomie en onduidelijke verwachtingen samenhangen met werkstress en lagere betrokkenheid.

‘In mijn ervaring wordt er vaak meegekeken op momenten dat het nog onduidelijk is welke besluiten iemand zelf autonoom mag maken, zoals bij een nieuwe manager in het bedrijf of wanneer verantwoordelijkheden binnen de organisatie verschuiven. Dan overheerst onduidelijkheid’, legt De Barros Barbosa uit, zij is consultant bij BarrosBarbosa.com en ze werkt mee in bedrijven om de problemen te ervaren en daar direct iets in te veranderen. ‘Juist in die situaties grijpen leidinggevenden sneller in omdat ze willen voorkomen dat er iets misgaat. In de kern gaat het om onduidelijkheid over rollen en verwachtingen.’

Micromanagement ondermijnt je motivatie

Dat laatste heeft direct effect op hoe mensen hun werk ervaren. Werkgeluk draait volgens De Barros Barbosa om drie factoren: willen, kunnen en mogen. ‘Vooral dat laatste is cruciaal, want als mensen willen en kunnen, maar niet mogen, daalt de motivatie razendsnel.’ Juist daar wringt het bij micromanagement. Professionals worden aangenomen om hun kennis en ervaring, maar ze krijgen vervolgens niet de ruimte om die in te zetten.

Als je wel verantwoordelijk bent voor een taak, maar niet zelf mag beslissen hoe je die uitvoert, verdwijnt het gevoel van eigenaarschap. Dat ziet De Barros Barbosa in de praktijk en blijkt ook uit onderzoeken. Uit cijfers van TNO en CBS blijkt dat 42 procent van de werknemers weinig autonomie ervaart. Daarnaast toont hetzelfde onderzoek dat juist de combinatie van hoge werkdruk en weinig beslissingsruimte leidt tot stressvol werk. Met andere woorden: wie wel moet presteren, maar niet mag beslissen, loopt niet alleen vast in het werk, maar verliest ook motivatie.

Micromanagement ondermijnt je motivatie

Dat laatste heeft direct effect op hoe mensen hun werk ervaren. Werkgeluk draait volgens De Barros Barbosa om drie factoren: willen, kunnen en mogen. ‘Vooral dat laatste is cruciaal, want als mensen willen en kunnen, maar niet mogen, daalt de motivatie razendsnel.’ Juist daar wringt het bij micromanagement. Professionals worden aangenomen om hun kennis en ervaring, maar ze krijgen vervolgens niet de ruimte om die in te zetten.

Als je wel verantwoordelijk bent voor een taak, maar niet zelf mag beslissen hoe je die uitvoert, verdwijnt het gevoel van eigenaarschap. Dat ziet De Barros Barbosa in de praktijk en blijkt ook uit onderzoeken. Uit cijfers van TNO en CBS blijkt dat 42 procent van de werknemers weinig autonomie ervaart. Daarnaast toont hetzelfde onderzoek dat juist de combinatie van hoge werkdruk en weinig beslissingsruimte leidt tot stressvol werk. Met andere woorden: wie wel moet presteren, maar niet mag beslissen, loopt niet alleen vast in het werk, maar verliest ook motivatie.

Maak het gesprek minder persoonlijk

Een micromanager kan mensen het gevoel geven dat zij geen vertrouwen krijgen. Als dat zo is, tipt De Barros Barbosa om het gesprek niet te voeren in termen van vertrouwen, want daarmee maak je het al snel persoonlijk. Het is veel effectiever om het te hebben over het werk en het resultaat, omdat jullie hetzelfde doel hebben. ‘Ga niet zozeer zitten op je hebt geen vertrouwen in mij, maar meer op: dit is hoe ik het tot nu toe heb gedaan en dit heeft het opgeleverd’, zegt ze. Door te laten zien wat je aanpak oplevert, verschuift het gesprek van gevoel naar inhoud.

Dat ziet De Barros Barbosa regelmatig in de praktijk: ‘Het gevoel dat je wordt teruggefloten, ontstaat dan niet door controle maar door onduidelijkheid over je rol.’ Hetzelfde geldt voor kleinere, dagelijkse taken. Een leidinggevende wil bijvoorbeeld in de cc staan bij alle uitgaande mails, terwijl jij als medewerker die prima zelfstandig kunt afhandelen. Dat betekent niet alleen controle, maar ook dat de aandacht van het resultaat naar details en afstemming gaat. ‘Dat gaat ten koste van de snelheid en focus’, geeft ze aan.

Zo pak je micromanagement aan

Volgens De Barros Barbosa kun je micromanagement het beste praktisch benaderen. Door duidelijk af te spreken wie waarover beslist, voorkom je dat een leidinggevende steeds moet inchecken. ‘Wat je bijvoorbeeld kunt doen is werken met vaste update-momenten’, legt ze uit. ‘Spreek bijvoorbeeld af dat je aan het begin van de dag samenkomt om te kijken naar de planning en opdrachten of uitdagingen en aan het einde van de dag bespreek je hoe het gegaan is. Als dat goed gaat, verleg je die grens naar één keer in de twee dagen en uiteindelijk naar alleen aan het begin en einde van de week.’

Daarmee verschuif je het contact van tussentijdse controle naar vaste afstemming. Het helpt ook om niet alleen vragen voor te leggen, maar meteen met een voorstel te komen. Zo laat je zien dat je de regie neemt. Vraag niet Hoe zullen we dit aanpakken? maar kom zelf met een voorstel en onderbouwing. Zo laat je zien dat je capabel bent, stelt De Barros Barbosa. ‘Met de mails kun je ook afstemmen om die zelf uit te sturen, zonder eerst voor te leggen, waarbij je achteraf een korte toelichting op je keuze geeft.’ In de praktijk ontstaat die ruimte niet vanzelf, maar bouw je die stap voor stap op. Door te laten zien wat je doet en waarom, groeit het vertrouwen en daarmee de vrijheid in je werk.