Met deze simpele methode maak je jouw échte werkdruk direct zichtbaar voor je baas

Afbeelding boven het artikel ter illustratie. Bron: Getty Images.

‘Functies groeien in de loop van de tijd’, zegt Visser, die als coach bij New Broom, professionals begeleidt bij vraagstukken rond werkdruk en timemanagement. Op papier lijken sommige werknemers niet efficiënt genoeg: deadlines worden niet gehaald of projecten lopen uit. Een leidinggevende kan dan al snel concluderen dat iemand efficiënter moet werken.

Wanneer Visser met cliënten hun werkzaamheden in kaart brengt, blijkt het probleem vaak complexer. In veel functies stapelen taken zich in de loop van de tijd op. Wat ooit een duidelijk afgebakende rol was, groeit langzaam uit tot een combinatie van verschillende verantwoordelijkheden. Dat spanningsveld tussen wat werkgevers zien en wat werknemers ervaren komt vaker voor. Uit cijfers van CBS en TNO blijkt dat ongeveer een derde van de werknemers regelmatig werkdruk ervaart.

Waarom werkgevers inefficiëntie zien

Leidinggevenden kijken vaak vooral naar resultaten: deadlines, targets en afgeronde projecten. Wanneer die onder druk staan, lijkt inefficiëntie een logische verklaring. Maar volgens Visser ontbreekt in dat oordeel vaak een deel van het werkproces: ‘Managers zien meestal het eindresultaat, maar niet altijd hoeveel afstemming, overleg en onderbrekingen er in een werkdag zitten.’ Veel werk bestaat uit activiteiten die nauwelijks zichtbaar zijn in rapportages of planningen: informatie opzoeken, collega’s helpen, wachten op input of prioriteiten aanpassen ziet Visser. Daardoor kan hetzelfde werk op twee manieren worden geïnterpreteerd. Uit de eerder genoemde cijfers van CBS en TNO blijkt dat ongeveer een derde van de werknemers te maken heeft met hoge taakeisen, zoals veel of snel moeten werken. 

Hoe functies ongemerkt voller worden

Volgens Visser veranderen functies in veel organisaties geleidelijk. ‘Taken verdwijnen bijna nooit, maar er komen wel steeds nieuwe bij.’ Dat kan beginnen met iets kleins: een projectgroep, extra administratie of tijdelijk werk van een collega. Individueel lijken die toevoegingen logisch, maar na verloop van tijd kan een functie uit meerdere rollen tegelijk gaan bestaan. Die ontwikkeling past in een bredere trend op de arbeidsmarkt. Onderzoek van CBS laat zien dat het aantal banen met eenvoudige, routinematige taken afneemt, terwijl werk juist vaker complexere taken bevat. Daardoor combineren veel functies tegenwoordig verschillende soorten werkzaamheden. 

‘Veel mensen realiseren zich pas hoeveel erbij is gekomen wanneer ze al hun taken opschrijven’, zegt Visser. Dat spanningsveld tussen wat werkgevers zien en wat werknemers ervaren komt vaker voor. Uit onderzoek van TNO en het CBS blijkt dat ongeveer één op de zes werknemers een ‘stressvolle baan’ heeft, waarin hoge taakeisen samengaan met weinig vrijheid om het werk zelf te organiseren. Juist die combinatie vergroot volgens de onderzoekers de kans op werkstress.

Eerst het werk zichtbaar maken

De oplossing begint met iets eenvoudigs: inzicht krijgen in het totale werkpakket. ‘Als iemand het gevoel heeft altijd achter te lopen, vraag ik eerst: wat ligt er eigenlijk allemaal op je bord?’ zegt Visser. Veel mensen noemen dan alleen hun belangrijkste taken. Maar wanneer ook overleg, afstemming en kleine verzoeken van collega’s worden meegenomen, blijkt de lijst vaak een stuk langer. ‘Dat zijn precies de dingen die in agenda’s en functieomschrijvingen niet altijd zichtbaar zijn. Pas als je het hele plaatje ziet, kun je bepalen of iemand efficiënter moet werken of dat de functie zelf opnieuw moet worden ingericht.’ Door alle werkzaamheden op een rij te zetten, inclusief de tijd die ze kosten, wordt duidelijk waar knelpunten ontstaan.

Werkdruk is geen individueel probleem

Volgens Visser verschuift het perspectief vaak wanneer alle taken zichtbaar worden. ‘Dan blijkt dat het niet alleen gaat over hoe iemand werkt, maar ook over hoeveel werk er in die functie terecht is gekomen.’ Het eerder genoemde onderzoek van Centraal Bureau voor de Statistiek en TNO laat zien dat werkstress juist vaak ontstaat wanneer hoge taakeisen samengaan met weinig autonomie in het werk. Dat maakt de vraag naar efficiëntie soms minder persoonlijk dan hij lijkt  en eerder een kwestie van hoe werk is georganiseerd.