Waarom je nooit direct moet reageren op een botte mail: de CORE-methode legt uit hoe het wel moet

Afbeelding boven het artikel ter illustratie. Bron: Getty Images.

Je krijgt een mail van één regel terug op jouw uitgebreide uitleg. Voor je het weet voel je de irritatie al oplopen: je ademhaling versnelt, je kaken spannen zich aan. Volgens Elfrink is dat geen toeval: ‘Mijn carrière begon op een High Care afdeling in een ziekenhuis, waar ik leerde dat stress een fysiologische reactie is. Je hartslag gaat omhoog en je lichaam spant aan, dat is geen goede of foute reactie, maar simpelweg iets wat gebeurt. Maar dan zeg of doe je soms dingen waar je later spijt van krijgt.’ 

Frustratie begint vaak met een lichamelijke stressreactie, waardoor je sneller reageert dan je eigenlijk zou willen. 

Heb je een kort lontje of ben je een binnenvetter (of je collega…)?

Tijdens een teamoverleg maakt een collega opnieuw een opmerking over jouw projectplanning. Je reageert meteen fel, of je houdt je mond en lucht je hart later bij een collega bij het koffieapparaat. Volgens Elfrink zie je op de werkvloer beide reacties: ‘Soms worden mensen boos en ze reageren fel of heel snel. Aan de andere kant zie je mensen die het bij zich houden, maar die het bijvoorbeeld wel thuis of tegenover collega’s ventileren.’ Uiteindelijk zoekt frustratie altijd een uitweg en dat kan de sfeer in een team behoorlijk beïnvloeden. Ze noemt als voorbeeld klagen en roddelen, wat net zo vervelend is als iemand die een keer met zijn vuist op tafel slaat. ‘Dat kan zelfs leiden tot een roddelcultuur, wat ook voor een onveilige situatie zorgt’, legt Elfrink uit.

Wat je frustratie eigenlijk probeert te vertellen

Onder frustratie zit vaak iets wat voor jou belangrijk is: een waarde of behoefte. Iemand die zich ergert aan een collega die traag werkt, hecht misschien veel waarde aan tempo en doorpakken. Terwijl iemand anders juist precisie en zorgvuldigheid belangrijk vindt. Het conflict zit dan minder in het gedrag zelf, en meer in de verschillende waarden die botsen. 

‘Frustratie is ook een informatiebron’, zegt Elfrink. ‘Achter irritatie kunnen bijvoorbeeld waarden zitten als tempo, zorgvuldigheid of autonomie. Als je herkent uit welke waarden de irritatie komt, wordt het makkelijker om te begrijpen waar de spanning vandaan komt en om er met een collega over in gesprek te gaan.’ Die korte mail kan onbeleefd overkomen, maar misschien had de ander weinig tijd en wilde die toch snel reageren. Door naar de feiten te kijken, voorkom je frustraties gevoed door aannames, tipt Elfrink.

Eerst begrijpen, dan reageren

Om frustratie constructiever te gebruiken, ontwikkelde Elfrink de zogeheten CORE-methode. Bestaande uit: Calm, Observe, Reframe en Execute.

Die begint met calm: eerst tot rust komen voordat je reageert. Dat kan zo simpel zijn als even ademhalen, een korte pauze nemen of een rondje lopen. 

Daarna volgt observe: kijken naar wat er feitelijk gebeurde en welk verhaal je er zelf misschien aan hebt toegevoegd. 

Pas daarna komt reframe: onderzoeken wat er onder je frustratie zit, bijvoorbeeld een behoefte aan duidelijkheid, tempo of erkenning. 

Pas in de laatste stap, execute, ga je het gesprek aan. Door eerst afstand te nemen van de emotie en te begrijpen wat er speelt, wordt het volgens haar veel makkelijker om frustratie om te zetten in een constructief gesprek met een collega. 

Volgens Elfrink levert die aanpak meer op dan alleen minder irritatie. Door frustratie op deze manier te benaderen, worden gesprekken vaak duidelijker en directer, zonder dat de relatie onder druk komt te staan. Collega’s begrijpen beter wat voor de ander belangrijk is, waardoor misverstanden minder snel escaleren en samenwerking soepeler verloopt.

Leer omgaan met je eigen triggers

Volgens Elfrink kun je jezelf trainen om frustraties eerder te herkennen. Het begint met het opmerken van signalen in je lichaam: een snellere ademhaling, spanning in je schouders of een kort lontje. Door daar eerder bij stil te staan, kun je voorkomen dat irritatie meteen doorschiet in een felle reactie. Frustratie zal nooit helemaal verdwijnen, zegt ze, maar wie beter begrijpt wat er gebeurt, kan er wel bewuster mee omgaan.

Elfrinks boek Baas over je frustraties verschijnt binnenkort. Ze verloot op 6 mei drie boeken speciaal voor de lezers van intermediair. Ga naar www.frustratiesdebaas.com/intermediair, meld je aan en download gelijk al het eerste hoofdstuk.