Effectiever werken: zo wordt AI een vaste gewoonte op je werkdag

In trainingen en workshops ziet Arjan Broere van slimmer werken trainingsbureau Meereffect steeds hetzelfde patroon. Professionals zijn nieuwsgierig, zien de mogelijkheden en hebben vaak toegang tot prima tooling, maar toch landt AI niet echt in de dagelijkse praktijk. ‘Het blijft vaak bij goede intenties,’ zegt hij. ‘We willen AI gebruiken, maar vertalen dat verlangen niet naar gedrag dat past in een drukke werkdag. Als je wilt dat AI echt iets oplevert, moet je niet anders gaan denken, maar anders gaan doen.’

Niet harder je best doen, maar slimmer

De kern van Broeres aanpak is simpel, maar radicaal: stop met focussen op motivatie en wilskracht. ‘Dat werkt niet voor complex gedrag op het werk. Zeker niet als je al moe bent of last hebt van besluitvormingsvermoeidheid. Dan grijp je automatisch terug op wat je kent.’

Volgens Broere zit de oplossing niet in nóg een training of nóg meer tools, maar in het aanpassen van je routine. Net als bij sporten of gezond eten ontstaat frictie zodra gedrag niet aansluit op je dagelijkse realiteit. ‘Je moet het klein maken. Zo klein dat het bijna geen moeite kost, maar wel betekenisvol is.’ Die focus op klein gedrag is geïnspireerd door inzichten uit de gedragspsychologie. ‘Grote voornemens mislukken vaak omdat ze te veel vragen op momenten waarop je mentale energie al op is. Dan voelt AI al snel als extra werk, terwijl het juist bedoeld is om werk lichter te maken.’

Kijk niet naar tools, kijk naar frictie

Een belangrijk verschil met veel AI-adviezen is dat Broere niet begint bij technologie. Hij begint bij frictie. ‘Let eens op momenten waarop je vastloopt, uitstelt of baalt dat iets niet lukt. Het herhaaldelijk openen van je mailbox, blijven staren naar een leeg document, wachten op input van anderen… dát zijn signalen.’

Die frictie zit vaak verpakt in routines die zo normaal zijn geworden dat je ze nauwelijks nog ziet. Daarom raadt Broere aan om aan het eind van de dag kort terug te kijken. ‘Draai de film even terug. Waar verloor je tijd? Waar voelde het stroef? Dat zijn precies de momenten waar AI kan helpen.’ Belangrijk daarbij is dat AI geen speeltje wordt, voegt hij toe. ‘Het moet iets oplossen wat voor jou echt waarde heeft. Anders houd je het niet vol.’

AI als assistent 

Een andere valkuil is dat mensen AI meteen alles willen laten overnemen. Broere is daar voorzichtig in. ‘Volledige automatisering klinkt aantrekkelijk, maar is vaak risicovol. Je verliest overzicht en controle.’

Voor kenniswerkers is AI voorlopig vooral waardevol als assistent en sparringpartner. Iemand die meedenkt, samenvat, aanscherpt en vragen stelt. ‘De interactie is cruciaal,’ zegt Broere. ‘AI wordt pas echt waardevol als je er een gesprek mee voert, in plaats van output klakkeloos over te nemen.’ Dat geldt bijvoorbeeld voor e-mail en vergaderingen. ‘Bij een lange mail kun je eerst in Copilot twee zinnen typen over wat je wilt zeggen en het resultaat bekijken. Of laat AI checken of het doel van een agendapunt eigenlijk wel scherp is. Dat soort kleine interacties maakt al verschil.’

Klein beginnen is groot winnen

In zijn boek beschrijft Broere vijf niveaus van AI-gebruik, van eenvoudige vragen stellen tot het werken met geavanceerde agents. Maar hij benadrukt dat niemand daar meteen hoeft te zijn. ‘De meest laagdrempelige stap is verrassend simpel: stel vragen via de spraakfunctie van ChatGPT op je telefoon.’ Dat haalt meerdere drempels weg. Je hoeft niet te typen, je bent sneller geneigd door te vragen en alles wordt automatisch vastgelegd. ‘Elke vraag wordt een mini-gesprek. Dat is een laagdrempelige manier om AI onderdeel te maken van hoe je denkt.’

Ook het vervangen van bestaande automatismen kan veel effect hebben. ‘Als je standaard Googelt, krijg je lijstjes met links. Gebruik je AI als default zoekoptie, dan krijg je samenhang, context en suggesties om verder te denken. Dat voelt meteen als een beloning.’

De grootste bottleneck: adoptie

Technisch gezien ontwikkelt AI zich razendsnel, maar volgens Broere zit de echte bottleneck ergens anders. ‘Adoptie. Mensen zien het nut vaak wel, maar dat is geen garantie voor nieuw gedrag.’ Dat vraagt ook iets van leidinggevenden, vindt hij. ‘Zij mogen best normatiever zijn. Door het goede voorbeeld te geven en hardop te zeggen dat bepaald handmatig werk weinig waarde toevoegt. Dat maakt het veiliger voor medewerkers om hun routine aan te passen.’

Zelf zit Broere op het hoogste niveau van AI-gebruik, al relativeert hij dat meteen. ‘Ik laat alleen dat automatiseren wat echt iets oplevert.’ Zijn vaste gewoonte? Een AI-gedreven dag-start. ‘AI kijkt in mijn agenda en takenlijst en geeft suggesties in een overzichtstabel. Met onderaan een motto dat bij de dag past. Praktisch én prikkelend.’

Praktische tips: zo maak je AI onderdeel van je werkroutine

Voor werknemers die morgen willen beginnen, zonder hun hele werkdag om te gooien:

• Start bij frictie Noteer een paar dagen waar je vastloopt, uitstelt of tijd verliest. Begin daar met AI, niet bij een nieuwe tool.

• Vervang een automatisme Wissel Google in voor een AI-zoektool of gebruik standaard Copilot bij lange mails of documenten.

• Maak het belachelijk klein Eén vraag per dag stellen aan AI is genoeg om een nieuwe gewoonte te starten.

• Gebruik spraak De spraakfunctie verlaagt de drempel en nodigt uit tot nadenken en doorvragen.

• Zet AI-momenten vast Bijvoorbeeld: altijd AI raadplegen bij vergaderstukken of bij het starten van een schrijfklus.

• Blijf eigenaar Gebruik AI als sparringpartner, niet als automatische afzender. Jij blijft verantwoordelijk voor de uitkomst.

Volgens Broere ontstaat echte verandering niet door grote plannen, maar door kleine verrassingen. ‘Als je merkt dat iets ineens makkelijker gaat of beter lukt, ontstaat er vanzelf een vliegwiel. En dán wordt AI een gewoon onderdeel van je werkdag.’