Efficiënter werken? Zo werk je productiever met de 1-3-5 methode

De verdeling tussen grote en kleine taken

De 1-3-5- vraag komt simpel gezegd neer op één grote taak, drie middelgrote taken en vijf kleine taken. Inge Martina Nysten van Tijdwinst.com legt uit: “De 1 is één taak die je tijdens je deepwork zou kunnen doen, of die in het tweede vak van de Eisenhower-matrix staat. Dat is de taak waarvan je weet: als ik één ding echt moet doen vandaag, dan heeft deze de meeste impact. Denk aan bijvoorbeeld werken aan de website, het opzetten van een nieuwe strategie of het uitwerken van een rapport.”

Vervolgens kies je drie middelgrote taken, deze drie zijn belangrijk om zaken te onderhouden en in beweging te houden. Dat is bijvoorbeeld het voorbereiden van een project of de status van een case checken bij een klant.

“Deze taken duren dertig tot zestig minuten. Ze hebben impact, maar het is niet zo dat er een man overboord is als je het niet doet – en dat is wel het geval bij de grote taak.”

Tot slot kies je vijf kleine taakjes. “Die kunnen blijven liggen, maar dan stapelen ze zich op. Ze zijn niet dringend, maar moeten wel gedaan worden. Kies er maximaal vijf uit, dan kun je ze gecontroleerd uitwerken.” 

Voorkom dat je wordt overrompeld

Deze methode is voor mensen die zich snel laten overrompelen. Inge: “Ze zijn te eager om alles op te pakken. Om dat te voorkomen kun je deze methode goed gebruiken. Als je veel aan je hoofd hebt, haalt dit de druk eraf. Het is kinderlijk eenvouding. Houd je aan de afspraak en ga er niet overheen. Ga bijvoorbeeld niet vijf grote artikelen uitwerken, nee, houd het bij eentje. De rest kun je over je werkweek verdelen.”

Energie besparen tijdens je werkdag

De belangrijkste klus, de 1, doe je in de ochtend tijdens de deep work uren. De 3 is ondersteunend werk, waar je ook best een klus aan hebt. En 5 is puur onderhoud. “Als je die negen klussen hebt afgemaakt tijdens je werkdag, dan heb je echt een goede dag gehad. Het bespaart energie en geeft een goed gevoel om de dag erna weer verder te gaan. En alles wat er op een dag bij komt, daar zeg je nee tegen en plan je in voor de volgende 1-3-5.”