Profiteren van je functioneringsgesprek

Een beoordelingsgesprek kan je doen zweten. Maar het kan ook heel plezierig zijn. Lees hier hoe je dat doet!

Dé kans om van gedachten te wisselen

Een functioneringsgesprek is geen beoordelingsgesprek. In een functioneringsgesprek wordt per definitie niet over geld gesproken, in een beoordelingsgesprek gaat het juist over geld. Omdat veel mensen deze gesprekken door elkaar halen, zien ze een functioneringsgesprek met angst en beven tegemoet. Van dit gesprek zou promotie of ontslag afhangen. Dat is niet waar. Een functioneringsgesprek is dé kans om met je leidinggevende van gedachten te wisselen en afspraken te maken over jouw én over zijn (of haar) functioneren.

Medewerkers hebben steeds meer behoefte aan persoonlijke ontwikkeling. Functioneringsgesprekken passen helemaal in dit straatje. Het functioneringsgesprek is bedoeld om op gelijkwaardige basis samen met je leidinggevende te kijken hoe je je huidige functie vervult, wat je persoonlijke loopbaanmogelijkheden en je scholingsambities zijn en welke sterke en zwakke kanten je hebt. Ook praat je over de ontwikkeling van het bedrijf. Daarnaast komt in het gesprek ook het functioneren van je leidinggevende aan bod. Belangrijk is dat beide partijen zich ontvankelijk en kwetsbaar durven op te stellen. Aan het eind van het gesprek kom je tot afspraken over je persoonlijke leer- en ontwikkelingsplan. Ook leggen jullie samen vast wanneer je weer om de tafel gaat zitten om de voortgang van je ontwikkeling te bespreken.

Bereid je goed voor

Een goed functioneringsgesprek valt of staat met de voorbereiding. 'De grootste valkuil is het gesprek te openen met: "ik ben tevreden...." Zo'n zin zegt niets. Dan ben je snel uitgepraat', vindt Jan Stokkink, directeur/consultant van een organisatie- en adviesbureau. Volgens Stokkink is het goed je al vóór het gesprek te laten informeren over de ontwikkeling die de organisatie voor ogen heeft. Praat erover mee en laat je eigen ideeën daarover zien. Bedenk bovendien welke rol je in de toekomst van de organisatie wil spelen en wat je daarvoor over hebt. Wat zijn je ambities en wat verwacht je van de organisatie?'

Volgens psychologe Ina Smittenberg is het belangrijk te zorgen dat je dezelfde taal spreekt in een functioneringsgesprek. 'Vraag van tevoren aan je leidinggevende waar hij of zij het over wil hebben. Als jullie over competenties gaan praten, het gedrag dat je moet vertonen in een bepaalde functie, zorg er dan voor dat je weet welke competenties er bij jouw functie horen.'

Vaak stellen leidinggevenden ruim vooraf een agenda op voor het functioneringsgesprek. Zo ook bij het bedrijf NedCar in Born. De medewerkers kunnen de agenda desgewenst aanvullen. 'Wil je het bijvoorbeeld ook over je thuissituatie hebben, dan kun je dat ook op de agenda zetten', vertelt p&o-functionaris Pauline Thoonen. Bij NedCar worden al jaren functioneringsgesprekken gevoerd, maar tot vorig jaar was er geen eenduidigheid, zegt Thoonen. Naar aanleiding van een tweejaarlijks arbeidstevredenheidsonderzoek en een aangescherpt beleid is de oude methodiek herzien. Nu worden alle leidinggevers daarin getraind. Ruim voor een functioneringsgesprek krijgen medewerkers een mondelinge toelichting over de nieuwe methodiek en ontvangen ze een brochure over de inhoud van het functioneringsgesprek. Zaken als: hoe bereid ik me voor? En hoe voer ik het gesprek? komen in deze brochure aan de orde.

Stel je kwetsbaar en ontvankelijk op

Het is de bedoeling dat medewerkers en leidinggevenden zich kwetsbaar en ontvankelijk opstellen in een functioneringsgesprek. Stokkink: 'Alleen dan krijg je écht contact. Wees eerlijk. Vertel iets wat je nog nooit eerder hebt durven zeggen. Wat zijn de signalen waardoor je niet wordt gestimuleerd. Waardoor kun je je niet goed ontwikkelen? En stel ook vragen aan je baas: hoe ziet hij dit?'

Eerlijk zijn betekent bovendien dat medewerkers ook kritiek op de stijl van leidinggeven van hun baas moeten durven uiten. Dat is in de praktijk nog wel eens moeilijk, merkt Thoonen bij NedCar. 'Er blijft een verschil in hiërarchie. Veel medewerkers zijn bang dat ze een kritische uitlating later terug zien in hun beoordeling. Leidinggevenden moeten vertrouwen geven zodat de medewerker wel alles bespreekbaar durft te maken.' Natuurlijk is het niet handig als je je leidinggevende met verwijten gaat bestoken. 'Je moet goed nadenken in welke bewoordingen je kritiek uit, want anders kun je de ander tegen je in het harnas jagen. En kom met concrete voorbeelden, zodat de leidinggever echt iets kan met deze feedback', aldus Thoonen.

Leg afspraken vast

Als in het gesprek duidelijk is geworden op welke punten je functioneren kan worden verbeterd, is het tijd voor concrete afspraken over verbeterpunten. Kom je ergens niet uit met z'n tweeën, stel dan voor te rade gaan bij collega's zodat zij hun visie kunnen geven. Stokkink: 'Denk na over de leermethode die het best bij je past. Misschien wil je gecoacht worden door een leidinggevende of door iemand van buitenaf. Of lijkt het je prettiger mee te lopen met een voorbeeldfiguur in het bedrijf? Je kunt ook voorstellen een opleiding te volgen in de avonduren waar jij de tijd insteekt en je baas het geld. Er zijn allerlei varianten mogelijk. Steek je nek uit, toon initiatief en neem je verantwoording.'

Positieve ervaring Sandra de Rijk (32) is personeels- en organisatieadviseur bij Senter, een agentschap van het ministerie van Economische Zaken. Zij is zeer tevreden over het functioneringsgesprek dat ze recent voerde met haar leidinggevende. Dat werd gehouden aan de hand van vragenlijsten die zijzelf, haar baas en drie andere mensen in de organisatie over haar functioneren hadden ingevuld. 'Eindelijk werden verbeterpunten concreet en kon ik eraan gaan werken.'

Senter is bezig met het invoeren van een nieuwe methode van functioneringsgesprekken. Hiervoor zijn per functie competenties vastgesteld waaraan de medewerker moet voldoen. Dit zijn vaardigheden, gedrag dat je moet vertonen in je functie. De Rijk: 'Uit de conclusies van de vragenlijsten kwam een profiel tevoorschijn: wat zijn volgens mijn collega's mijn sterke kanten, wat vindt mijn leidinggevende en is dat hetzelfde als wat ik zelf vind?'

Kreeg De Rijk andere jaren in functioneringsgesprekken alleen te horen dat ze nogal bescheiden was, uit de beschrijving van de gedragsaspecten bleek duidelijk dat ze vooral lager scoorde op initiatieven nemen en netwerken, met name op het leggen van externe relaties voor haar functie. 'Ik kon heel gedetailleerd nagaan waar de schoen wrong.' Ook haar sterke kanten: communiceren, plannen en organiseren, kwamen concreet naar voren.

Haar baas kreeg de conclusies ook op schrift om zich op het functioneringsgesprek voor te kunnen bereiden. Het is erg prettig om beslagen ten ijs te komen, vindt De Rijk. 'Bij het gesprek waren de eerste spanningen al verdwenen. Ik wist al wat mijn baas en een aantal collega's van mij vonden. We konden meteen ter zake komen met concrete voorbeelden.'

Doordat de verbeter- en de sterke punten gedetailleerd waren beschreven, was duidelijk waar De Rijk aan moest werken. 'We hebben zogenoemde ontwikkelafspraken gemaakt: ik kreeg de opdracht de komende tijd voor elk project dat ik doe 'via via' drie mensen van buitenaf te vinden om daarmee van gedachten te wisselen. In het werkoverleg breng ik verslag uit over die contacten, zodat we samen kunnen kijken of we daar nieuwe ideeën uit kunnen halen.'

Om haar sterke punten verder te verbeteren, sprak De Rijk met haar baas af nog grotere projecten te doen of voor anderen te plannen. Die ontwikkelingsafspraken zijn schriftelijk vastgelegd. 'De komende tijd houden we een aantal ontwikkelingsgesprekken om te evalueren. Over twee jaar vullen we weer de vragenlijsten in om mijn vaardigheden in te schatten. Als het goed is, is dan een stijgende lijn te zien.'

Algemeen

  • Krop ergernissen, irritaties en problemen niet op tot het functioneringsgesprek. Zit je iets dwars, uit dat dan ook door het jaar heen.

Voorbereiding

  • Zelfreflectie. Kijk kritisch naar jezelf en je eigen functioneren. Waar ben je tevreden over en waar minder over? Vraag ook collega's wat ze van je vinden.
  • Weet hoe de organisatie zich gaat ontwikkelen in de toekomst. Bedenk welke visie je daarop hebt. Welke rol kun je spelen in die organisatie?
  • Weet welke vaardigheden bij jouw functie horen. Zorg dat je dezelfde taal spreekt in het functioneringsgesprek.
  • Wat is je manier om je te ontwikkelen en om verbeterpunten aan te pakken? Een training volgen, gecoacht worden door een ex- of intern persoon of liever met iemand in het bedrijf meelopen?

Tijdens het gesprek

  • Durf je kwetsbaar op te stellen. Legt je baas niet duidelijk uit wat hij van je vindt, stel hem dan specifieke vragen. 'Begrijp ik het goed dat jij dit bedoelt?'
  • Vraagt je leidinggever om feedback, geef dan aan wat zijn gedrag met je doet. Hoe kan hij een betere baas voor je zijn? Over welke situaties ben je tevreden en welke niet?
  • Denk je je niet verder te kunnen ontwikkelen binnen je functie, geef dat dan aan. Misschien kun je samen met je baas een andere functie binnen het bedrijf vinden.
  • Wees persoonlijk. Waardoor ontwikkel je je niet goed? Wat zijn signalen die je demotiveren? Zijn er afspraken op de afdeling waardoor je je gepasseerd voelt? Breng dat naar voren.

Eind van het gesprek

  • Maak een persoonlijk actieplan. Hoe ga je werken aan verbeterpunten? En hoe ga je je sterke kanten nog verder ontwikkelen?
  • Leg afspraken vast, maak zelf ook een verslag van het functioneringsgesprek en voeg dat bij dat van je baas. Kom je ergens niet met z'n tweeën uit, stel dan voor om te rade gaan bij collega's, zodat zij hun visie kunnen geven