Baas over eigen bureau
Clean desk policy geen garantie voor efficiency
Auteur: Nicole Carlier
|
16-11-2010
| Reacties: 7
|
 Mail dit artikel
Posters, planten en prullaria zijn niet welkom op het bureau als je werkgever een ‘clean desk policy' hanteert. Een lege werkplek zou efficiënter werken. Maar dat is lang niet voor iedereen zo.
Op het bureau van Daniel van Doodewaard (25) staan een monitor en een toetsenbord, een opbergdoos met daarop een brievenbakje en een telefoon. Verder is zijn bureau leeg. De werkgever van Van Doodewaard, het Rotterdamse internetbedrijf ISM eCompany, stuurde laatst een mailtje naar alle tweehonderd werknemers om ze te herinneren aan de clean desk policy die het bedrijf hanteert. Van Doodewaards bureau werd genoemd als lichtend voorbeeld. ‘Dat verbaasde mij', zegt Van Doodewaard, quality software engineer, ‘ik hou mij niet eens bewust met de clean desk policy bezig. Ik vind zo'n leeg bureau gewoon fijn. Het straalt ook iets zakelijks uit en door die werksfeer ben ik meer gemotiveerd om aan het werk te gaan.'
‘Wij proberen een clean desk policy te stimuleren, omdat wij in een prachtig monumentaal pand zitten', zegt Joyce Kaper, facility manager bij ISM eCompany. ‘Dat willen we uitstralen naar onze klanten, sollicitanten en leveranciers. Als wij gasten ontvangen, willen wij dat ze niet afgeleid worden door torenhoge stapels paperassen en nutteloze rotzooi. Wij vinden dat dat geen professionele indruk wekt. Ook heel belangrijk voor ons is dat schoonmakers bureaus die vol liggen met papieren en spullen nooit echt goed kunnen schoonmaken. Wij kunnen ze natuurlijk vragen eronder en eromheen schoon te maken, maar de ervaring leert dat dit irritatie opwekt bij werknemers omdat hun spullen zijn verplaatst.'
Het bureau van Daniel van Doodewaard werd als voorbeeld genomen voor de werknemers van ISM eCompany.
Planten zijn interessant voor fruitvliegjes
De term ‘clean desk policy' valt bij meer organisaties. Zo houden KPN, Getronics en het hoofdkantoor van Interpolis er een dergelijk beleid op na. Net als het ministerie van Financiën en de Rijksdienst cultureel erfgoed in Amersfoort. Zo'n clean desk policy houdt in dat werknemers worden geacht hun bureau aan het eind van de dag leeg achter te laten. Papieren, pennen en soms ook persoonlijke items zoals fotolijstjes horen zij in een la of ladenkastje met een slot te doen. Ook planten zijn soms niet toegestaan. Planten worden soms als lekbak voor het restje koude koffie gebruikt, dat gaat schimmelen en het is te interessant voor fruitvliegjes.
‘Wij hebben het beleid met name uit veiligheidsoverwegingen. We willen niet dat vertrouwelijke gegevens van klanten blijven liggen op de bureaus', zegt Koen van Zijl, woordvoerder van KPN. ‘Daarnaast propageren wij bij KPN en Getronics het Nieuwe Werken. Onderdeel daarvan is dat je je werk, computer en je stukken niet kunt achterlaten op je bureau.'
Een ander veel genoemd argument voor een leeg bureau is dat werknemers tijd winnen doordat ze overzichtelijker en simpeler kunnen werken. Dat zegt onder anderen professional organizer Bert Plat die bedrijven helpt bij het opruimen en opgeruimd houden van hun kantoren. Volgens Plat, die bij re-integratiebedrijf Intervens schoon schip maakte, werkt een bureau dat alleen is ingericht op de taak waarmee je op dat moment bezig bent het productiefst. ‘Mensen hebben vaak ook spullen van andere taken op hun bureau. Dat leidt af.' Dat werknemers volgens de clean desk policy soms geen plantjes of kindertekening mogen hebben, begrijpt Plat niet. ‘Dat is misschien logisch als je het gezicht van een bedrijf bent, bijvoorbeeld als receptionist. Maar waarom zou iemand zijn eigen bureau niet mogen verfraaien als dat het werk niet in de weg zit?'
Dat lijkt een terechte vraag. In het vorige week gepubliceerde Nationale Werkplekonderzoek 2010, uitgevoerd onder meer dan duizend respondenten, staat een top vijf van wat medewerkers het belangrijkst vinden aan hun werkomgeving. ‘Een thuisgevoel' staat met 42 procent op de vijfde plek. Op één staat ‘dat ik mijn werk er goed kan doen' met 79 procent.
Bovendien zijn mensen gelukkiger en productiever als zij hun eigen werkomgeving mogen inrichten. Dat stelt hoogleraar psychologie Craig Knight van de Britse universiteit van Exeter in een onderzoek dat in februari werd gepubliceerd. Hij deed een experiment onder ruim tweeduizend kantoormedewerkers. Knight verdeelde de werknemers over vier ruimten: een kale, functionele werkruimte, één versierd met planten en schilderijen, een werkplek waar werknemers zelf mochten bepalen hoe (en of) zij de planten en schilderijen neerzetten en een ruimte die werknemers ook zelf mochten inrichten, maar waar de onderzoeker die inrichting later weer omgooide. Als participanten vroegen waarom hij dat deed, antwoordde hij dat hun inrichting niet binnen het experiment paste. In de ruimten deden deelnemers vervolgens onder andere een productiviteitstest. Ook vulden ze een enquête in waarin bijvoorbeeld werd gevraagd naar hun gevoel over de werksituatie waarin ze op dat moment zaten. Wat bleek: de mensen in de opgeleukte werkplekken waren zeventien procent productiever dan degenen in de kale ruimtes. Bij werknemers in de zelf ingerichte plek was dat verschil zelfs 32 procent. Degenen die hun inrichting naar keuze omgegooid zagen worden, waren ongeveer even productief als de mensen in de kale ruimtes. Ook maakten zij aanzienlijk meer fouten dan de mensen in een ingerichte kamer.
Meer prikkels, meer doen
‘Uit onderzoek naar dieren blijkt dat ze minder gaan doen als ze onvoldoende prikkels om zich heen hebben', vertelt Knight over de telefoon. ‘Mensen hebben hetzelfde.' Volgens Knight is een door het management opgelegde clean desk policy vanuit zakelijk oogpunt heel logisch, maar slaat het psychologisch gezien nergens op. Want niet alleen de aankleding van een werkplek is volgens hem van belang, het doet het er ook toe of mensen zelf over de ruimte hebben kunnen beslissen. ‘Dat gaat vaak mis, ook bij leuke managers met de beste bedoelingen', zegt Knight. ‘Die zetten dan bijvoorbeeld eigenhandig wat leuke palmen of zitjes in het kantoor, maar de kans is groot dat werknemers dan denken "Leuk hoor, maar dat is niet wat we willen." Mensen vinden het het fijnst als zij over de inrichting van hun ruimte kunnen overleggen.' Met een leeg bureau is op zich niets mis, zegt ook Knight, mits mensen dat zelf prettig vinden. ‘Sommigen vinden een leeg bureau fijn, anderen willen de halve Amazone op hun bureau. Zolang zij ervoor hebben gekozen, leidt het ze niet af.' Zelf heeft Knight twee planten, posters van Led Zeppelin en biermerk Guinness en een magnetisch dartboard op zijn werkplek.
Remy Lopes de Leão Laguna heeft een vetplant op zijn bureau staan. En, onder meer, een antiek strijkijzer dat hij als presse-papier gebruikt. En een blik vlees van het merk ‘Spam' (‘Voor de grap'). Lopes de Leão Laguna (58) ontwikkelt online trainingstrajecten bij ISM eCompany, het bedrijf waar officieel een clean desk policy geldt. ‘Ik vind het belangrijk om iets eigens te creëren,' zegt De Leão Laguna, ‘anders kan ik net zo goed aan een ander bureau zitten.' Hij is niet de enige die dat vindt. Toen De Leão Laguna hoorde dat zijn werkgever de clean desk policy hanteert dacht hij "We zien wel". ‘Met zoiets krijgt het management toch nooit iedereen mee.' De Leão Laguna vindt dat de policy zijn doel voorbij schiet. Volgens hem zou iets als een ‘best desk policy' beter zijn. ‘Een leeg bureau is niet voor iedereen de fijnste manier om te werken. Voor jou kan een leeg bureau fijn zijn, maar dat hoeft toch niet ook voor mij te gelden?'
Remy Lopes de Leão Laguna wil op zijn bureau iets eigens creeëren en houdt zich niet aan de clean desk policy van zijn werkgever.
Een werkplek past bij iemands wensen
Niet alleen professor Knight claimt dat mensen graag inbreng hebben in de inrichting van hun werkplek. ‘Mensen verschillen enorm,' zegt Jan Dul, hoogleraar technology and human factors aan de Rotterdam School of Management. ‘Of zij het beste uit zichzelf kunnen halen, hangt af van de werk-omgeving. Vooral als het niet om standaard werk gaat, maar om taken die om creatieve probleemoplossing vragen. Een werkomgeving die past bij iemands wensen is daarbij een voorwaarde.'
Eric Abrahamson en David H. Freedman, auteurs van A Perfect Mess (2006), gaan nog een stap verder. Zij stellen dat al dat ordenen, dat veel tijd en dus geld kost, nauwelijks opweegt tegen de voordelen. Volgens hen kan er ook in een rommelig bureau een heel effectief systeem zitten. Zij het informeel. Rommelige werknemers hebben vaak verschillende stapels voor dringende, minder dringende en onbelangrijke zaken, zeggen Abrahamson en Freedman. Als die sloddervossen een document zoeken, kunnen ze niet alleen zoeken op urgentie, maar ook door te bedenken wanneer ze het voor het laatst hebben gezien en hoe diep het dus in de stapel moet liggen. Ook stuiten zij tijdens deze snuffeltochten soms op documenten die ze niet zochten en die ze spontaan op een goed idee brengen. Noem het de serendipiteit op het bureau.
Fotografie: Rogier Maaskant
Wellicht ook interessant:
Meer artikelen in de rubriek
'Werketiquette'
Reageer, print of deel dit artikel
Reacties op dit artikel:
willem | 16 november 2010 (11:25)
Clean desk policy:
Een zekere A. Einstein (jawel hij) heeft hierover ooit gezegd:
"AN EMPTY DESK IS AS AN EMPTY MIND."
Waarom zijn de bureaus van bazen altijd zo leeg??
Bert Plat | 16 november 2010 (11:55)
Netjes is iets anders dan georganiseerd, net zoals rommelig iets anders is dan ongeorganiseerd.
Een clean desk policy waarbij alléén wordt gelet op het 'netjes' zijn van de werkomgeving werkt vaak belemmerend op de productiviteit. Spullen worden dan aan het eind van de werkdag zonder onderscheid weggewerkt waarna de volgende dag het terugvinden ervan extra tijd en ergernis kost.
Het gaat er om dat je werkomgeving *georganiseerd* is op een manier die je werkzaamheden zo goed mogelijk ondersteund, en zo min mogelijk belemmert. Dat dat er bij iedere werknemer anders uit kan zien is maar goed ook.
Gerrit | 18 november 2010 (1:38)
Doorgeslagen netheid is net zo min efficiënt als doorgeslagen chaos, dingen netjes houden kost namelijk veel tijd en energie, en je levert flexibiliteit in. Dit interview daarover is het lezen waard:
http://www.managementconsultingnews.com/interviews/abrahamson_interview.php
"The other surprising finding is that people with orderly desks report spending 36 percent more time finding things. You might think that it’s hard to find things in messy piles. But people who have elaborate organizing systems also have trouble finding things."
Van den Berg | 18 november 2010 (9:49)
Wederom een voorbeeld van een gierend uit de hand gelopen controle-, bedil- en regelzucht. Hoelang nog voor er uniformen ingevoerd gaan worden, hoe lang nog voor er dagelijkse kastinspecties en uniforminspecties plaats vinden zoals in militaire dienst onzaliger gedachtenis. Hoelang nog voor de werkgever dicteert wat en hoeveel men eten, drinken en roken mag ? Hoelang nog tot er lijnen om de werkplek getrokken gaan worden die op straffe van boete niet overschreden mogen worden, of toestemming moet worden aangevraagd om naar de WC te mogen gaan voor een voorgeschreven aantal minuten (bij TNT Post is het allang zover).. Terug naar de jaren '50, en dan de jaren '50 van de negentiende eeuw.
Hoelang en waarom pikken we deze controle terreur nog ?
Chilli | 18 november 2010 (12:38)
@Van den Berg: prima dat je het oneens bent met een clean desk policy. Als je het zo hoog zit ga je toch lekker ergens anders werken?
Moeten die postbodes overigens ook maar doen. Lekker principeel staken en vervolgens om half een aan het bier zitten... Wat een farce..
Simon van Dijk | 18 november 2010 (13:38)
Ik ben het voor een groot deel met de opmerking hierboven eens. Alleen we gaan niet terug in de tijd, maar naar voren, zoals in de film Brazil.
Marjolein Jupijn | 18 november 2010 (17:36)
"Als je het hier een troep vindt, begrijp je mijn systeem niet." ;-)
|
