Timemanagement: de oplossing bij hoge werkdruk?

 Mail dit artikel

Al jaren stijgt de werkdruk in Nederland. De top lijkt nu bereikt. Nergens ter wereld zitten zoveel mensen thuis, omdat ze aan hoge werkdruk ten onder gaan. Hoog tijd dus voor een betere planning van onze werkzaamheden, timemanagement kan daarbij ondersteunend zijn. Door Jolanda Pikkaart

• Werkdruk op hoogste niveau?
• Hoe ontstaat hoge werkdruk?
• Symptomen
• Waarom timemanagement?
• Hoe beginnen?
• Meer lezen?
• Links
• Tips



Tweet

Werkdruk op hoogste niveau?

Hoe ontstaat hoge werkdruk?

De belangrijkste oorzaak van tijdgebrek ben jezelf. Onbewust zorg je voor heel wat oponthoud op een dag. En vaak verzin je daar ook nog allerlei excuses voor. Wat zijn die tijdrovers?

• Uitstel van activiteiten,
• Telefoontjes en e-mail,
• Vergaderingen zonder agenda en eindtijd,
• Een rommelige werkplek,
• Gebrek aan planning.

Peter Vos:' Hoge werkdruk en vermoeidheid worden niet veroorzaakt door datgene wat iemand gedaan heeft. Het zijn de gedachten aan wat nog allemaal gedaan moet worden'.

Symptomen

• Te veel taken, te weinig tijd,
• Niet toekomen aan belangrijke taken,
• Een gevoel van stress en een gebrek aan controle,
• Het gevoel hebben dat je niet aan je werk bent toegekomen,
• De kwaliteit van je werk neemt af,
• Je legt de oorzaak bij anderen,
• Je raakt minder betrokken,
• Je meldt je ziek.

Af en toe hoge werkdruk is niet erg. Dat houdt je scherp, maar chronische werkdruk kan problemen veroorzaken.

Zelf kun je ook schuldig zijn aan dit probleem. Veel klusjes werken als valkuil.
Bijna de helft van de werktijd wordt besteed aan nota's schrijven, nota's lezen, vergaderen en coördineren. Mensen nemen te veel werk aan. Zaken worden niet afgewerkt door gebrek aan zelfdiscipline. En overdreven perfectionisme levert meestal alleen maar meer werkdruk op. Als je zonder plan aan het werk gaat en ad hoc je taken afhandelt, blijven waarschijnlijk de belangrijkste zaken liggen. Timemanagement is een vorm van tijdbeheersing waarbij je meester bent over je eigen tijd en je tijd niet over jou.

Waarom timemanagement?

Wat we willen is de juiste balans tussen werk en privé. En het bereiken van onze doelen en plannen. Tijdens een cursus timemanagement leer je vooral om prioriteiten te stellen en je daaraan te houden.
'Realisme in vooral dagelijkse doelstellingen en taken helpt mensen 'vinkjes' zetten en voorkomt problemen door onafgemaakte taken', geeft Vos ons als advies.

Hoe beginnen?

Groeneweg denkt aan dagelijks kleine stapjes. 'Neem de eigen situatie kritisch onder de loep en maak een plan van aanpak. Besteed dagelijks aandacht aan verbeteringen. Verandering van gewoonte en gedrag heeft tijd nodig.'

Volgens Vos is de kortste definitie van timemanagement:'de goede dingen goed doen'. 'Als je weet wat voor jou de juiste dingen zijn, dan kun je gaan bepalen hoe je ze slimmer kunt doen. Jezelf zaken voornemen en ze uitvoeren zien sommige experts als het summum van timemanagement.'

Meer lezen?

Links

'Zelfdiscipline is heel belangrijk'
Duikje Schaefer (47) was voorheen office manager bij een grote gloeilampenfabriek in het zuiden van het land. Ze had last van extreem hoge werkdruk en werkte zo'n 70 à 80 uur per week. De hoge werkdruk ontstond doordat de afdeling opeens heel snel uitbreidde. Toen er nog niet voldoende aanbod was, was inefficiënt werken geen probleem. Daarna nam het aanbod van werk sterk toe en ontstonden er problemen.

'De omslag kwam toen ik me realiseerde dat ik mezelf voor acht uur per dag verhuurde. De tijd erna was mijn tijd!,' bekent Schaefer. De sfeer op de afdeling was op dat moment slecht. Ook gingen steeds meer werknemers zich ziekmelden. Schaefer:'Ik was dus al te laat. Eerst heb ik de situatie geanalyseerd. Hoe kon het zover komen? En hoe zou ik het kunnen verbeteren?'

Het is belangrijk dat de hoeveelheid werk eerlijk verdeeld is. 'Aangezien mensen nu eenmaal veel ingesleten patronen hebben, waren communiceren en timemanagement de enige tools die ik kon toepassen,' aldus Schaefer. Maar de belangrijkste stap was de uitvoering van de nieuwe plannen. De organisatie moet zich aan de afspraken houden. 'Dat was niet altijd makkelijk, maar reduceerde wel het aantal uren op kantoor en maakte mijn eigen leven waardevoller,' glimlacht Schaefer.

Volgens Schaefer is timemanagement een oplossing bij het structureren van werkzaamheden. 'Ik heb timemanagement gebruikt voor het in kaart brengen van de inefficiënte plekken in de stroom van handelingen in een organisatie. Dit heeft mij geholpen om de werkdruk te verlagen.' Na veel communicatie, tact en doorzettingsvermogen was iedereen tevreden.Wat is prettiger dan werk te doen wat je goed ligt?

Schaefer heeft ook adviezen. 'Zelfdiscipline is heel belangrijk. Timemanagement begint met het ontwerpen van formulieren en dan het bijhouden van een logboek. Bij de formulieren ben je voortdurend bezig met de vraag 'waar ben ik mee bezig' en 'wat wil ik meten'? Het invullen van een logboek, om te meten waar de knelpunten liggen wordt meestal in eerste instantie gezien als verloren tijd. Tijd die je beter kan besteden om te 'werken'. Maar zoals bijna alles in het leven gaat de kost voor de baat uit. En als je je logboek regelmatig bijhoudt heb je er alleen maar plezier van.'

'En verder is een flinke dosis relativeringsvermogen niet onwenselijk. En zorg vooral dat je plezier houdt in dat wat je doet. En als je op een nieuwe werkplek komt, schrijf dan meteen op wat je verbaast en schrijf dit op. Handelingen verrichten wordt zo snel een gewoonte. Dus blijf er altijd op een kritische manier naar kijken, daar kun je een hoop tijdwinst uit halen', is de laatste tip van Schaefer.

Tips

• Plan je werkzaamheden en stel prioriteiten.
• Stel geen belangrijke (onaangename) taken uit. Dat vermindert je creativiteit en prestatievermogen.
• Zeg niet meteen ja als iemand je hulp vraagt.
• Pauzeer voldoende.
• Probeer alles wat onmiddellijk moet gebeuren meteen af te handelen.
• Werk aan één taak tegelijk en zorg voor een overzicht van andere taken.
• Sluit bij een belangrijke klus de deur van je kantoor. En geef aan dat je een bepaald uur die dag wel te spreken bent.
• Delegeer routinematige en eenvoudige klussen.
• Doe niet alles zelf! Als je een paar keer goed uitlegt hoe een klus gedaan moet worden kan iemand anders de klus net zo snel.
• Plan tijd in voor storingen.
• Zorg voor minder papier.
• Maak geen lange nota's.
• Selecteer je post meteen. Wat je niet deze week behandelt, kan meteen weg. Maar 15% van een archief wordt ooit nog bekeken. Zorg dat de inkomende stroom informatie zo klein mogelijk wordt, laat je van allerlei onnodige verzendlijsten verwijderen.
• Behandel bij binnenkomst post en e-mail. Bewaar geen stapels.
• Maak alleen een afsprakenlijst van een vergadering.
• Stuur geen CC's of BCC's naar iedereen van elke e-mail.
• Ga op een cursus snellezen.
• Beperk het aantal vergaderingen.
• Plan vergaderingen aan het eind van de dag of voor de lunch.
• Stel een eindtijd vast.
• Maak vooraf agendapunten.
• Formuleer een duidelijk doel.
• Vergeet de rondvraag, die had bij de agendapunten moeten staan!
• Beperk ad hoc telefoontjes en e-mailberichten.
• Stel vaste telefoontijden vast.
• Zet je mobiel tijdens vergaderingen en grote klussen uit.
• Houd telefoongesprekken kort.
• De telefoon is niet dringend en ook op iedere nieuwe e-mail hoef je niet onmiddellijk te reageren. Handel telefoontjes en e-mailberichten achter elkaar af.
• Organiseer je bureau en hoofd.
• Zorg voor een leeg bureau. Alleen de activiteit waarop je dat moment aan werkt, ligt in het zicht. Op deze manier is er overzicht en word je niet afgeleid.
• Maak een to-do-lijst. Zo hoef je niet meer alles te onthouden. Streep af wat gedaan is, zo volg je je successen.
• Koop mappen met het alfabet erop en nummers en maak een map voor onderhanden werk. Maak verder mappen naar behoeften. Op deze manier kun je snel alles terugvinden.
• Zorg dat je persoonlijke archief georganiseerd is.
• Je hebt zo minder tijd nodig voor het zoeken en het archiveren gaat veel sneller.
• Hak enorm grote taken in kleine stukken.
• Het is lastig om bij grote taken of projecten voortgang te zien. Hak daarom zo'n taak in hapklare brokken.