Communicatie tussen managers en medewerkers

 Mail dit artikel

De hiërarchie op de werkvloer wankelt, en communicatie tussen managers en medewerkers is dan ook geregeld een mijnenveld. Bazen breken hun hoofd over hoe te sturen zonder te blaffen. Medewerkers piekeren hoe ze hun managers aan het luisteren kunnen krijgen.

• Benadrukken gezagsverschillen is taboe
• Managers leren luisteren door delegeren
• Medewerkers leren communiceren door observeren
• Meer informatie



Tweet

Benadrukken gezagsverschillen is taboe

Een informele communiecatiestijl waarin gezagsverschillen zijn weggemoffeld is de norm voor managers in de moderne onderneming, stelt de Nederlandse socioloog en organisatie-adviseur Willem Mastenbroek in zijn boek Macht, organisatie en communicatie.

Dat betekent volgens Mastenbroek níet dat de gezagsverhoudingen betekenisloos geworden zijn of dat managers geen knopen meer mogen doorhakken. Vooral nieuwkomers in bedrijven merken al snel dat vragen om inspraak of en een uitnodiging om aan te kloppen als ze ergens mee zitten, soms het tegenovergestelde betekenen. Gezagsverschillen blijven dus bestaan. Het is alleen uit den boze om dat gezag openlijk te laten gelden.

Dat een dergelijke subtiele communicatiestijl werknemers en managers niet komt aanwaaien, blijkt uit het feit dat de meeste bedrijfsopleidingen de communicatie als onderwerp hebben, aldus het Haagse Cedeo, certificerings- en bemiddelingsorganisatie voor bedrijfstrainingen. Cursusinstituten verdienen jaarlijks aan communicatietrainingen die mensen effectiever, assertiever of mensgerichter leren praten.

Managers leren luisteren door delegeren

Vooral leidinggevenden hebben het moeilijk om de juiste toon te vinden. Plat commanderen is tegenwoordig immers not done. Voor je het weet zit je met een club boze medewerkers die geen millimeter vooruit te branden zijn. Of erger nog: met een club die succesvol elders solliciteert.

Organisatieadviseur Mastenbroek geeft een aantal algemene adviezen om de communicatie te verbeteren, die hier vertaald zijn naar de relatie leidinggevende-medewerker:

• Spreek irritaties die als belemmerend worden ervaren, door met de betrokkene.
• Praat nooit geringschattend over een medewerker.
• Wie 'ja' zegt, moet ook 'ja' doen.
• Oefen kritiek openlijk uit en zeg hoe het beter kan.
• Bespreek af en toe ook de kwaliteit van de communicatie.
• Neem de verantwoordelijkheid voor genomen besluiten en de uitvoering ervan.

Behalve open en duidelijk communiceren, moeten de meeste managers ook beter leren luisteren. Onderzoek laat zien dat ze dat vaak slecht kunnen.

Overspannen door je baas van psychiater Rigo van Meer suggereert dat de Oost-Indische doofheid van veel bazen zelfs leidt tot overspannen medewerkers.

Maar wie delegeert, leert vaak vanzelf beter luisteren. De manager die zijn medewerker een eigen taak met beslissingsbevoegdheid geeft, móet wel luisteren naar de betrokken man of vrouw. Die heeft immers de vitale informatie over hoe de verkoop of het productieproces verloopt waar de manager uiteindelijk op wordt afgerekend.

Medewerkers leren communiceren door observeren

Ook werknemers moeten vaak leren hoe ze hun baas het slimst bespelen. Maar medewerkers hebben wel als voordeel dat ze van nature vaak al beter luisteren naar hun chef dan hij naar hen, zo blijkt uit een promotie-onderzoek uit 1998 van organisatiepsycholoog Dorien Konst.

Dat blijkt een goede uitgangspositie voor stap twee: Zorgen dat je baas je helpt bij je werk in plaats van dwarszit. Wie iemand op de juiste manier aanspreekt, kan bijna alles zeggen, is de stelling van Rolf Mulder en Jan Feenstra. In Nooit meer verbaasd over je baas geeft dit duo tips over hoe ondergeschikten het best met hun leidinggevende kunnen communiceren. Om te zorgen dat de baas beter gaat luisteren, moeten medewerkers hun communicatie beter op hem of haar afstemmen, stellen Mulder en Feenstra. Ze geven vijf vragen om ieders baas te kunnen ontleden en schetsen daarbij de beste communicatiestrategie.

Ken je baas-vragen:

1. Is je baas doelgericht of probleemvermijdend? Wie iets gedaan wil krijgen van een doelgerichte baas, zal een voorstel of wens zó moeten inkleden dat die in het denkraam van de baas passen. Een probleemvermijdende baas wil juist horen hoe zijn ergernissen uit de weg geholpen worden, dankzij je voorstel.
2. Is je baas optie- of proceduregericht? Een optiegerichte baas voelt zich het best als hij kan kíezen uit een reeks mogelijkheden. Proceduregerichte bazen gaan juist overstag bij een uitgewerkt stappenplan.
3. Is je baas planmatig of flexibel? Planmatige bazen houden van een strak schema waar ze als het even kan niet van afwijken. Flexibele types leggen zich juist liever níet vast. Bijstellen en van koers veranderen is hun lust en leven.
4. Is je baas intern of extern gericht? Intern georiënteerde bazen gaan bij het beoordelen van een plan vooral uit van zichzelf en ervaren medewerkers met andere meningen als stoorzenders. Het advies is dan ook om voorstellen en adviezen zo in te kleden dat ze bij zijn opvattingen passen. Extern georiënteerde bazen stellen informatie en advies van anderen juist op prijs omdat het hen helpt een weloverwogen beslissing te nemen.
5. Is je baas detail- of globaalgericht? Detailgerichte bazen hebben een voorliefde voor kleine en direct consumeerbare porties informatie. Globaalgerichte bazen hebben juist weinig oog voor detail. Pas je presentatie daaraan aan.

Meer informatie