De drie mythes van flexibel werken
Geen file, gelukkiger en productiever
14-05-2008
| Reacties: 1
|
 Mail dit artikel
Files verdwijnen, werknemers worden gelukkiger en de productiviteit stijgt. Flexibel werken - werken waar en wanneer je wilt - wordt gezien als een wondermiddel. Over de mythes rond telewerken en waarom we het toch steeds meer gaan doen.
Het is nog vroeg, die vrijdagmiddag in 2004, als Bert Heemskerk, op dat moment de kersverse bestuursvoorzitter van de Rabobank, door de gangen loopt van het hoofdkantoor in Utrecht, op weg naar een afspraak met het adviesbureau dat een efficiëntieonderzoek doet bij de bank. Heemskerk wil nog even zijn financiële man raadplegen, maar verdwaalt - waar het labyrintische gebouw nogal toe uitnodigt. Heemskerk dacht: 'Geen probleem. Ik loop even bij een medewerker binnen en vraag de weg.' Maar welke deur hij ook opent, hij treft niemand aan. Als Heemskerk eindelijk bij zijn afspraak aankomt, grapt hij tegen het wachtende gezelschap: 'Ik weet nog wel een bezuinigingspostje'. Anderhalf jaar later krijgt een groep studenten, gewapend met een zakcomputer met plattegrond van het gebouw, de opdracht te noteren in welke ruimte zich hoeveel mensen bevinden. Uitkomst na een week steekproeven: gemiddeld is maar de helft van de werkplekken bezet.
Volgend jaar verrijst naast het oude gebouw een nieuw kantoor met eenderde minder werkplekken voor hetzelfde aantal werknemers. Of werknemers vanuit dat kantoor willen werken of liever vanuit de Coffee Company aan de Vismarkt, of vanuit huis: ze mogen het helemaal zelf weten. Daar is trouwens wel een omslag in het denken over werk voor nodig, die bij de Rabobank de stoere slogan 'Rabo Unplugged' heeft meegekregen - wat zoiets moet uitdrukken als: terug naar waar het om gaat, terug naar de mensen. 'De techniek maakt het mogelijk om tijd- en plaatsonafhankelijk te werken', zegt Henny van Egmond, programmamanager van Rabo Unplugged. 'Alleen zijn organisaties daar nog niet op ingericht.'
Microsoft begon een jaar of twee geleden al met zo'n verandering, die uitmondde in een verhuizing naar een nieuw pand met 455 werkplekken voor (uiteindelijk) twaalfhonderd werknemers. Het gebouw is zestien uur per dag, zeven dagen in de week open: waar en wanneer iemand wil werken, het is aan hem. Hewlett Packard (HP) voerde in februari dit jaar voor alle werknemers flexibel werken in. Interpolis deed dat al jaren geleden. Bij KPN, Oracle, IBM en TNT werkt een deel van het personeel flexibel.
Een kleiner gebouw scheelt in de kosten - zo'n twintigduizend euro per werkplek per jaar - en dat is meegenomen, maar het is bedrijven vooral te doen om de drie grote beloften van flexibel werken: een hogere productiviteit, een betere balans tussen werk en privé en kortere files. Gaat het flexibel werken definitief doorbreken? En belangrijker, zal het alle beloftes waarmaken?
Ruim veertig procent van de werknemers in Nederland telewerkt al in meer of mindere mate, blijkt uit recente onderzoeken van Ernst & Young en de FNV. En dan gaat het niet over de klassieke thuiswerker die in een leeggestroomde Vinexwijk dagenlang zit te ploeteren in de logeerkamer. Maar wel bijvoorbeeld over Olivier Langendijk (36), manager bij HP Customer Delivery Services; de kenniswerker die om een uur of acht 's ochtends aan de keukentafel tijdens het ontbijt eerst even zijn e-mail checkt en een gesprek voorbereidt, om na de ergste files naar een afspraak te gaan. 'Soms rijd ik nog even naar kantoor - je moet wel regelmatig je neus laten zien.' Voor de files uit gaat hij weer naar huis, doet boodschappen, belt om een uur of acht nog even met een collega om te overleggen over een presentatie en e-mailt nog twee uur.
Joop Schippers, hoogleraar arbeids- en emancipatie-economie aan de Universiteit Utrecht, ziet het aantal werknomaden zoals Langendijk gestaag toenemen. Hij vermoedt dat het daarom niet lang meer duurt voordat het aantal files zal verminderen. Maar volgens Henk Meurs, hoogleraar ruimtelijke ordening en mobiliteit aan de Radboud Universiteit Nijmegen, is het niet zo simpel. 'Natuurlijk heeft telewerken invloed op het aantal auto's in de file. Alleen lossen de files daarmee niet op.' De mobiliteitswens neemt nog altijd toe en als de files al korter zouden worden gaan andere reizigers - bijvoorbeeld mensen die gebruikmaken van het openbaar vervoer - juist de weg op (zie kader: Waarom flexibel werken het fileprobleem niet oplost). Maar flexibel werken wel een oplossing is voor het individuele fileleed, zegt Meurs.
Langendijk staat niet langer dagelijks drie kwartier in de file, maar dat betekent niet dat hij meer tijd overhoudt. Hij begint 's ochtends bij zijn eerste kop koffie met werken en eindigt vaak om elf uur 's avonds 'omdat je niet alleen je gsm bij je hebt, maar je hele werkomgeving.' Of hij dan wel eens een ochtendje gaat sporten? 'Nee, eigenlijk nooit', zegt hij weifelend. Maar hij hoeft geen vrije dag meer op te nemen als de loodgieter langskomt. Heel handig. En collega's met kinderen die vroeger om voor de files uit reden, kunnen nu hun kinderen naar school brengen. Een duidelijke verbetering van de werk-privébalans, vindt Langendijk. Al moet hij bekennen dat de balans nogal doorslaat naar werk: hij is sinds de invoering van flexibel werken veel meer uren gaan maken.
Langendijk is eerder de regel dan de uitzondering, zegt Patricia van Echtelt van het Sociaal en Cultureel Planbureau (SCP). Ze deed promotieonderzoek naar het verschil tussen bedrijven met veel mobiele werknemers en bedrijven met veel traditionele werknemers. In de eerste soort bedrijven werd veel meer overgewerkt dan in de tweede soort. 'Flexibiliteit leidt tot overwerk', zegt Van Echtelt. 'Mensen maken 's avonds nog even wat af. Bovendien wordt het werk in dit soort bedrijven anders georganiseerd. Managers sturen meer op output dan op aanwezigheid, waardoor er meer deadlines en targets komen. De verantwoordelijkheid om die te halen ligt bij de werknemer zelf.' Wat betekent dat mensen het gevoel hebben dat ze wel móeten overwerken als het werk niet klaar is of dat ze niet langer dan twee dagen ziek kunnen zijn. Uit haar onderzoek blijkt bovendien dat het onzin is dat overwerk niet erg is zolang mensen hun werk leuk vinden. 'Een mens heeft gewoon hersteltijd nodig. Als die er niet is, veroorzaakt dat stress.'
Uit tevredenheidonderzoeken onder werknemers bij Microsoft bleek dat de beoordeling van de werk-privébalans door de jaren heen inderdaad verslechterde. 'Mensen stopten niet meer met werken', zegt Theo Rinsema, directeur Microsoft Nederland. 'Iedereen hier heeft een laptop en een smartphone die gaat brommen als er een e-mail doorkomt ook 's avonds om tien uur. Handig, we kunnen zo werken wanneer we willen. Maar het nadeel is dat we nog een mentaliteit hebben die past bij het tijdperk van de industriële revolutie: we hebben het idee dat we overdag gewoon op kantoor moeten zijn. Daar komt die nieuwe pressie tot bereikbaarheid 's avonds en in het weekend bovenop.' Sinds twee jaar volgen Microsoft-medewerkers trainingen om van dat ouderwetse arbeidsethos af te komen. 'Zo merkten we dat inbellers bij een videoconference als indringers werden gezien', zegt Rinsema. 'Aanwezigen dachten: ik heb vanmorgen de file getrotseerd, maar jij vond deze vergadering blijkbaar niet belangrijk genoeg. Door dat soort dingen uit te spreken en regels te maken over inbellen - niet vanuit de auto bijvoorbeeld - verandert de mentaliteit.'
Dat mensen die flexibel werken vooral langer werken, zou debet kunnen zijn aan de wijd verbreide opvatting dat flexibel werken tot een hogere productiviteit per uur leidt. Bedrijven als British Telecom, IBM, American Express en Compaq claimen dat hun telewerkers tien tot veertig procent productiever zijn dan de mensen die op kantoor werken. Ze hebben minder last van interrupties, stress en files. Ook Microsoft en de Rabobank, die een nulmeting hebben laten doen door de Erasmus Universiteit Rotterdam (EUR), verwachten over enige tijd productiviteitsgroei.
Helaas is er geen enkel wetenschappelijk bewijs voor die productiviteitstoename, zeggen Diane Baily en Nancy Kurland van de Stanford University, die tachtig empirische studies bekeken. De onderzoeken die uitwijzen dat telewerkers productiever zijn, zijn allemaal gebaseerd op zelfrapportage. En dat is volgens de onderzoekers niet betrouwbaar. Mensen hebben het gev-el dat ze productiever zijn doordat ze naar één onderdeel van hun werk kijken, vaak het onderdeel dat meetbaar is: een rapport , een presentatie. Maar hun werk bestaat uit meer - en moeilijker meetbare - taken, zoals contacten met klanten onderhouden, nieuwe ideeën opdoen en collega´s helpen. Als een klus thuis sneller wordt afgemaakt, wil dat daarom nog niet zeggen dat de uiteindelijke productiviteit toeneemt. 'Onderzoek laat zien dat interrupties de creativiteit aansporen en noodzakelijke kennisoverdracht bewerkstelligen', schrijven Baily en Kurland. De kortetermijnproductiviteit stijgt dus, terwijl de langetermijnproductiviteit wellicht daalt doordat de kwaliteit afneemt. Bovendien, zeggen de onderzoekers, wordt productiviteit in alle studies individueel gemeten. 'Als je naar het team als geheel zou kijken, zie je dat, terwijl de thuiswerker niet wordt gestoord, de collega's dubbel zo vaak gestoord worden, waardoor de productiviteit van het team als geheel niet toeneemt.'
Leslie Perlow van de Universiteit van Michigan volgde een half jaar lang vier dagen per week een team van zeventien engineers die binnen een half jaar een nieuw product moesten ontwikkelen en lanceren. Ze zag dat het werk globaal uit twee soorten werkzaamheden bestond: individuele cognitieve taken en taken waarbij de engineers moesten samenwerken. In de praktijk bleken ze de taken die om concentratie vroegen nauwelijks in aaneengesloten blokken te doen doordat collega's elkaar continu stoorden. Niet dat die interrupties overbodig waren (96 procent werd als zinvol beschouwd). Alleen was slechts tien procent van de interrupties urgent. Na een paar maanden deed Perlow een experiment. Ze stelde tussen tien en twaalf twee stilte-uren in waarin de engineers elkaar niet mochten storen. Ze schafte het overleg dat creativiteit en kennisoverdracht stimuleert niet af, maar uit. De productiviteit steeg. Ook hier werd die gemeten aan de hand van zelfrapportage, maar feit was dat de deadline gehaald werd, en dat was slechts de tweede keer ooit - en voor het eerst zonder overwerk.
Eric van Heck, hoogleraar business administration aan de EUR, die zowel Microsoft als de Rabobank begeleidt bij de overgang naar het nieuwe werken, denkt ook dat het flexibel werken op zichzelf niet tot productieverhoging leidt. 'Je moet mensen leren effectief om te gaan met die nieuwe technieken. Om bewust keuzes te maken: wanneer ze werken, wat ze eerst doen, op welke plek en met wie.'
Maandag 28 april. De grond rond het nieuwe gebouw van Microsoft ligt nog braak, maar binnen is op deze eerste dag dat het kantoor open is, bijna alles klaar. Zo zakelijk als het gebouw van buiten oogt, zo huiskamerachtig is het van binnen. Lange 'keukentafels', loungebanken, schemerlampen, schalen met fruit, vaasjes met bloemetjes, etagères met snoepjes en lollies. 'Welcome to your new home' heeft iemand op een schoolbord gekalkt. Niemand heeft hier een vaste plek, ook Rinsema, de directeur niet. Vanmorgen duurde het een uurtje of twee voor iedereen zich gesetteld had (vaak op een plek in de buurt van directe collega's, dat nog wel). Maar nu zijn alle soorten 'activiteitondersteunende werkplekken' benut: van de Focuskamer (een geluidsdicht glazen kamertje), tot de duo loungebank, waar je semi-afgesloten door de hoge leuning met zijn tweeën kunt overleggen. Van de cockpit tot de vergaderzalen die eruitzien als de showrooms van woonwinkel Jencikova. Effectief werken kan het best op plekken die zijn ingericht voor het soort activiteit dat iemand op dat moment moet doen. De bedoeling is dan ook dat werknemers voor iedere nieuwe taak (van elk gemiddeld anderhalf uur) een andere werkplek kiezen. De arbodienst is daardoor minder kritisch, denkt Rinsema. Overigens kunnen de meeste tafels en sommige stoelen in hoogte worden versteld.
Gonnie Been, manager communicatie heeft een semi-open concentratieplekje op een bank uitgezocht met uitzicht op de binnentuin. 'We zijn via trainingen en gesprekken al twee jaar bezig met deze verandering. Het komt erop neer dat we mensen het vertrouwen teruggeven. Ze hoeven niet te bewijzen dat ze werken door aanwezig te zijn. Maar dat is makkelijker gezegd dan gedaan. Zelfs ik merk dat ik het heel normaal vind om op zondagavond te werken, maar me bezwaard voel als ik dinsdagochtend bij de schoonheidsspecialiste zit.' Werk en privé lopen behoorlijk door elkaar heen. Juist omdat je ze niet scheidt, brengt het je zo veel voordeel, vindt Been. 'Doordat ik zo flexibel ben kan ik twee keer per week mijn kinderen van school halen en die uurtjes 's avonds inhalen. Ik denk wel eens: ik kan hierna nergens anders meer werken, want ik kan niet meer zonder deze vrijheid.'
Tekst Daphne van Paassen en Hugo Logtenberg
Illustratie Claudie de Cleen
Waarom flexibel werken het fileprobleem niet oplost
Natuurlijk maakt het voor het fileleed uit of mensen thuiswerken of met hun auto aansluiten in de rij. Volgens EwerkForum, een lobbyorganisatie voor thuiswerken, is het aantal file-uren door flexibel werken met zeker vijf procent (circa drie en half miljoen uur) per jaar te verminderen. Toch zijn er kanttekeningen te maken bij de gedachte dat door massaal flexibel te gaan werken, de files eenvoudig zijn te reduceren. Allereerst het feit dat 84 procent van de files wordt veroorzaakt door capaciteitsgebrek van het wegennet. Extra asfalt is dan ook onontbeerlijk in de strijd tegen de files, zeggen deskundigen. Daarnaast is de toename van het aantal telewerkers al jaren gering, zo blijkt uit cijfers van Ernst & Young. De lichte toename is amper voldoende om de groei van de automobiliteit als gevolg van de economische groei, op te vangen. Van terugdringen van de bestaande files is dan ook geen sprake. Verder wordt er op het ministerie van Verkeer en Waterstaat rekening mee gehouden dat telewerkers op den duur verder van hun werk (gaan) wonen. Want als de reisfrequentie afneemt, is het minder erg om langer te reizen naar het werk, zo is de vrees. 'Ik begrijp die angst', zegt hoogleraar ruimtelijke ordening en mobiliteit Henk Meurs. 'Door een gebrek aan onderzoeksgegevens is vooralsnog alleen niet te beoordelen of die angst terecht is.' Mogelijke reductie van de files wordt verder bemoeilijkt door de nog steeds groeiende mobiliteitsvraag van mensen en door telewerkers (of hun gezinsleden) die de auto voor andere doeleinden gaan gebruiken. Meurs: 'Daarom is de invoering van rekeningrijden zo belangrijk. Dan worden mensen financieel ontmoedigd om in de spits de auto te pakken.' Tot het zover is, mag handhaving van de huidige filelast als een succes worden beschouwd, vindt Meurs. Een voor minister Eurlings politiek nauwelijks te verkopen boodschap, nu hij het terugdringen van de files als zijn 'topprioriteit' heeft bestempeld.
Thuiswerken blokkeert carrière
Lydia van de Made is accountmanager bij een groot bedrijf in de Randstad. Haar voornaamste klanten - Philips, ASML en Vodafone - zitten in het zuiden van het land. Daarom werkt ze, als ze niet bij klanten is, slechts een dag op kantoor en drie vanuit huis. Van der Made vindt flexibel werken 'ideaal' omdat ze niet in de file staat, productiever is en niet te laat thuis is voor haar kinderen. Maar ze ziet ook een nadeel. 'Ik merk dat het voor mijn carrière niet geweldig is. Hoewel ik vind dat je zou moeten worden beoordeeld op je resultaten, is zichtbaarheid van wezenlijk belang. Ik merk gewoon dat collega's die vaker op kantoor zijn dingen makkelijker geregeld krijgen bij het management en ook sneller carrière maken.' Volgens Norman Schreiner, docent loopbaanmanagement aan de Erasmus Universiteit Rotterdam kan flexibel werken inderdaad slecht zijn voor je carrière. 'Het hangt ervan af welke loopbaan je ambieert. Maar als je een leidinggevende positie wilt, is zichtbaarheid belangrijk. Al is moeilijk te zeggen hoeveel uur je minimaal op kantoor moet zijn.' Volgens onderzoek van werving- en selectiebureau Korn/Ferry International zegt zestig procent van de 1320 wereldwijd ondervraagde leidinggevenden dat ze thuiswerkers minder benaderen voor promoties. Misschien wel omdat ze minder productief zijn, want in bepaalde bedrijven kan thuiswerken je productiviteit schaden. Willem Otto Hazelhorst werkte een paar jaar bij Berenschot Consulting. 'Nieuwe opdrachten werden daar nog al eens vergeven aan "wie er op de gang liep". Daarvoor gingen ze niet eerst een belrondje doen.'
Wellicht ook interessant:
Meer artikelen in de rubriek
'Het nieuwe werken'
Reageer, print of deel dit artikel
Reacties op dit artikel:
Bert Westhoff | 16 mei 2008 (14:02)
Sinds 2003 werk ik bij mijn huidige baas, met kantoor thuis. Ik kom gemiddeld denk ik geen 20 keer per jaar op kantoor, vergaderen gebeurt vaak extern. M´n collega´s spreek en zie ik evengoed zeer geregeld. Het mooie van kantoor aan huis, en dus flexibel werken, is het overdag goed kunnen mixen van privé en zakelijke werkzaamheden. Mijn vrouw werkt twee dagen per week, en onze 3 kinderen zitten nog niet "fulltime" op school. Hier wringt dus de schoen. Thuiswerken is goed te doen als je alleen thuis bent, of een afgelegen kantoortje achter in de tuin hebt. Met vrouw en 3 kinderen om je heen daalt de productiviteit drastisch, en het is met telefoneren niet altijd een pretje. Uiteindelijk ga je weer op ´s avonds als de kinderen op bed liggen "inhalen" want dan is het rustig! Dan schiet de aandacht voor m´n vrouw er echter weer bij in. Wat gebeurt er dus: Ik plan mijn "kantoor"werk zoveel mogelijk op de 2 dagen dat mijn vrouw werkt en de kinderen ook bij de oppas zijn........ Verder ben ik veel onderweg ±55.000 km/jr dus elke avond dan ook nog achter de laptop is niet echt gezellig! Het bevalt overigens wel prima, en ik heb het goed naar m´n zin. Het blijft een voorrecht om als ik niet (vroeg) weg hoef de kinderen lekker op de fiets naar school te brengen. Die 5 km heen en terug raakt de accu van de GSM niet leeg......
|
