Videoconferencing: overleg op afstand
Auteur: Chris Sprangers
|
06-04-2010
|
 Mail dit artikel
Zolang het internet maar niet net zo hard dichtslibt als de snelwegen, is videoconferencing een ideale manier om te overleggen met mensen die een eind verderop zitten. Maar er zijn beperkingen.
Natuurlijk had ik Jan Rozeboom in Enschede kunnen gaan spreken, twee uur gaans vanuit Haarlem, waar de redactie van dit blad huis houdt. Twee uur als er geen files zijn; dus zeg maar: drie uur in het echt. Maar Rozeboom dirigeerde me naar Schiphol, een kwartiertje hier vandaan, waar TUI Nederland ook een groot kantoor heeft. TUI is de reisorganisatie waar onder andere reisbureaus Holland International en Arke onder vallen. Rozeboom is er telecommanager; hij zetelt in de vestiging Enschede. Dankzij de fusie van indertijd heeft TUI nog een hoofdkantoor, in Rijswijk. En doordat ook KRAS van het conglomeraat deel uitmaakt, is er nog een derde hoofdkantoor, in Ammerzoden. En luchtvaartmaatschappij ArkeFly, die er ook bij hoort, zit op Schiphol. Er werken bij TUI Nederland ruim tweeduizend mensen. Die regelmatig met elkaar moeten overleggen.
Blauwe lichtjes
De ruimte waarin ik zit is een gewoon vergaderzaaltje van het soort waar geen bedrijf zonder doet. Ik tref Rozeboom als het grote lcd-scherm tegenover me aanfloept. ‘Goedemorgen meneer Rozeboom, al zit u drie auto-uren bij me vandaan, ik zie en versta u goed.' Onder het scherm staan een cameraatje en wat platte kastjes met blauwe lichtjes. Die zorgen ervoor dat Rozeboom, tweehonderd kilometer verderop, me net zo goed ziet als ik hem - in hd-kwaliteit. Naast me ligt een afstandsbediening waarmee ik de camera die op mij gericht staat kan bedienen, maar ook de camera die Rozeboom in beeld houdt. Ik kan naar believen zijn hele kamer - jawel, ook zo'n vergaderzaaltje - overzien en door zijn raam naar Enschede kijken, of inzoomen op een oor of een voorhoofd. Of op zijn handen - frunnikt hij?
Technisch kan er nog veel meer. Ik kan mezelf in een klein schermpje onderin het grote scherm neerzetten. Maar je kunt van hieruit ook nog contact leggen met de twee andere TUI-vestigingen. Dan kan ik, als ik wil, mijn scherm in vieren delen en alle vier de vestigingen tegelijk in beeld krijgen. ‘Het gebeurt wel dat we moeten overleggen met mensen in alle vier de vestigingen tegelijk', zegt Rozeboom. ‘Je belt dan alle vier in naar de "conference bridge" - dat is gewoon een nummer van drie cijfers - en je hebt contact met elkaar. Van tevoren kun je een paar configuraties opgeven - er zijn er zestien - van hoe je de schermen wilt indelen en hoe je de camera wilt laten werken. De meest gebruikte optie is dat de bridge automatisch die ruimte op de schermen zet waar iemand aan het woord is. Maar je kunt ook alle vier de locaties tegelijk op het scherm hebben. En zonodig kunnen er ook nog twee externe partijen inbellen en meedoen. En ik kan er ook nog een laptopje aan hangen en dan op alle schermen over het hele scherm of in een subschermpje een powerpoint-presentatie doen.' Vooral dat laatste zal menig kantoormens geruststellen.
Huur
Video conferencing wordt vooral gebruikt voor intern gebruik tussen vestigingen van hetzelfde bedrijf, die dan apparatuur in eigen beheer hebben. Wereldwijd zijn er ook honderden locaties waar men per uur of dagdeel videoconferencingruimtes kan huren.
Uurtje praten
Bij TUI zijn ze ruim tien jaar geleden begonnen met videoconferencing - want zo heet de techniek waar we op deze maandagochtend gebruik van maken. Heen-en-weer rijden tussen vier vestigingen voor overleg bleek een tijd- en benzinerovende bezigheid. Met heen-en-weer rijden is te leven als je op zijn minst meer tijd bezig bent met het overleg zelf dan met het autorijden om er te komen en weer terug. Maar voor een uurtje praten verkas je niet graag van Enschede naar Rijswijk; om in de volgende spits weer terug te keren. ‘We hebben wel degelijk gemerkt dat autorijden van Overijssel naar Zuid-Holland een uitdaging is geworden', aldus Rozeboom. ‘Vandaar wellicht ook dat het videoconferencing-systeem steeds meer gebruikt wordt. Het systeem is nu tachtig procent van de tijd in gebruik. We hebben er ook bewust voor gekozen het aan alle lagen in het bedrijf ter beschikking te stellen. Dus niet alleen aan het topkader, zoals bij een hoop andere bedrijven gebeurt.'
Aanvankelijk werkte men met vrij eenvoudige apparatuur, met schermen van gewone tv-kwaliteit. ‘Maar niemand was toen nog iets anders gewend, dus dat gaf niet zo', zegt Rozeboom. Inmiddels staat er een state-of-the-art systeem, dat hifi-geluid en hd-beeld geeft. Zonder de geringste vertraging. Wat onverlet laat dat er ook eenvoudige systemen van nog geen vijfduizend euro op de markt zijn.
Videomuur
Er zijn desktop videosystemen die nog geen tweeduizend euro kosten, vooral bedoeld voor één-op-één communicatie. Grote systemen kunnen bestaan uit een muur vol schermen met veelvoudige toepassingen. De kosten kunnen oplopen tot meer dan een half miljoen euro.
Eerste kennismaking
En werkt het? Is teleconferencing beter dan gewoon telefoneren en net zo goed als vis-à-vis? Zoveel is zeker: met goede apparatuur communiceert video een stuk aangenamer dan telefoon. Je krijgt immers veel meer informatie door, ziet hoe je gesprekspartner kijkt en beweegt: de non-verbale cues. Maar persoonlijke aanwezigheid gaat toch nog een stuk verder. ‘Ik zou een eerste kennismaking liever niet over video doen', zegt Rozeboom. ‘Het is dat wij het nu over videoconferencing hebben en het dus goed uitkomt om het zo te doen, maar normaal gesproken is het toch anders wanneer je elkaar in levenden lijve ontmoet, een hand geeft, samen koffiedrinkt.'
Rozeboom zelf houdt het videocontact het liefst beperkt tot strikt zakelijke gesprekken. ‘Hoe meer emotie erbij komt kijken - een sollicitatiegesprek bijvoorbeeld, of een beoordelingsgesprek - hoe minder geschikt videoconferencing is. Ik zou ook nooit via de video contractbesprekingen over grote bedragen doen. Je wilt dan toch de fijne details zien, fronsen, blikken van verstandhouding die gewisseld worden, mensen die gaan wriemelen.'
Dat is ook de ervaring van Irma Eggert, bij TUI hoofd van de afdelingen klantenservice en facilitaire zaken, die al vanaf het begin van het systeem gebruikmaakt: ‘Ik heb wekelijks overleg met mijn twee collega's in Rijswijk. Daarvoor is het ideaal. Als het gesprek persoonlijker is, zou ik de mensen toch liever echt tegenover me zien. Je zou een moeilijk functioneringsgesprek best over de video kunnen voeren, maar zoiets doe je gewoon niet. En voor brainstormbijeenkomsten zou ik het ook niet gebruiken. Daar wordt nogal veel door elkaar heen gepraat.'
En door elkaar heen praten, dat moet je vooral niet doen als je met vier partijen op één net zit. Dat merkt ook OR-lid Eric Markerink van TUI, die sinds vorig jaar elke twee maanden met de OR vergadert via het videosysteem. ‘Dat scheelt ontzettend in reistijd en in hotelkosten - want vroeger moesten we nog wel eens twee dagen achtereen vergaderen. Door de tijdwinst kunnen we het nu altijd in één dag af.' Discipline is een sine qua non, is zijn ervaring. ‘Als mensen zich aan een paar eenvoudige regels houden - niet interrumperen, geen bijgeluiden maken door met papieren te ritselen en dergelijke - is het voor de voorzitter heel goed te handelen. Zij geeft steeds een vestiging het woord; en die vestiging verschijnt dan ook bij alle partijen groot op het scherm. En als de raad van bestuur op stel en sprong met de OR moet overleggen, is iedereen binnen de kortste keren opgetrommeld en kunnen we met al die vestigingen toch meteen vergaderen.'
35 kilo CO2
Als ik uitgesproken ben met Jan Rozeboom klik ik met mijn afstandsbediening mijn scherm uit, doe het licht uit en verlaat de vergaderzaal. Ik stap in mijn auto en ben een kwartier later weer op mijn eigen kantoor. Geschatte besparing dezes: twee maal tweeëneenhalf uur reistijd en minstens 35 kilo CO2. En ik heb net weer een klein beetje minder behoefte aan meer asfalt gecreëerd.
Ontwijkende blik
Doordat de camera's doorgaans onder het beeldscherm staan maar de gesprekspartner naar hun wederpartij op het scherm kijken, lijkt het of mensen elkaar niet aankijken, maar net over elkaar heen. Door menigeen - het is een veelgehoorde klacht - wordt dat ervaren alsof de ander je blik vermijdt. Er zijn inmiddels ook systemen waarbij de camera middenin het scherm zit.
Wellicht ook interessant:
Meer artikelen in de rubriek
'Het nieuwe werken'
Reageer, print of deel dit artikel
|
