Een mooi kantoor is geen luxe
Auteur: Cathalijne Boland
|
02-02-2010
| Reacties: 2
|
 Mail dit artikel
Adviesbureau Ynno
Het gemiddelde Nederlandse kantoor is een samengeraapt geheel: druk, rommelig en weinig flexibel. Het kan zoveel beter, maar bedrijven zijn huiverig om nieuwe kennis toe te passen.
Stel je voor dat de deadline nadert en ik nog steeds geen idee heb hoe ik dit stuk ga beginnen. Stel je voor dat mijn stoel dan spontaan van stand verandert, en de led-verlichting aan de wand plotseling een andere kleur aanneemt.
TNO Arbeid onderzoekt momenteel voor kantoormeubelenfabrikant Ahrend de experimentele werksetting ‘Off Stress'. Een webcam interpreteert de uitdrukking op je gezicht, de muis meet hoe hard je zweet, een matje op de stoel brengt de drukverdeling in kaart, elektroden meten hartslag en ademhaling. De stand van de stoel en de tafel, het licht en de kleuren aan de wand stemmen zich vervolgens af op je stressniveau.
‘Off Stress' is nog in de verkennende fase, maar TNO heeft al heel wat onderzoek gedaan om werkplekken te verbeteren.
Adviesbureau Ynno
Wit licht, planten en een combikantoor
Teamleider Peter Vink, tevens hoogleraar Applied Ergonomics & Design aan de TUDelft, publiceerde onlangs een boek vol resultaten: Aangetoonde effecten van het kantoorinterieur. Uit de afdeling curieuze feiten: wit licht verhoogt de alertheid. Bij een temperatuurstijging van 21 naar 27 graden daalt de productiviteit met dertig procent. Planten hebben een gunstig effect op creativiteit. (Let wel: het effect van één grote plant is sterker dan het effect van meerdere planten. En de plant moet wel in het zicht staan. Zelfs de projectie van een plant maakt al creatiever.)
Misschien belangrijkere feiten: informele ontmoetingsplekken bevorderen de informatieuitwisseling en daarmee de innovativiteit (85 procent van de gesprekken blijken over het werk te gaan en niet over voetbal, het weer of de kinderen), en kantoorpersoneel geeft de voorkeur aan een ‘combikantoor'.
Dat wil zeggen een kantoor dat keuze biedt uit verschillende typen werkplekken, die geschikt zijn voor verschillende typen werkzaamheden (overleggen, nadenken, schrijven, bellen, brainstormen). Uit onderzoek onder duizend werknemers van ict-dienstverlener Logica bleek dat het combikantoor vooral goed scoorde ten opzichte van de oude situatie, waar iedereen permanent in een kantoortuin zat. De keuzemogelijkheden hadden een gunstige invloed op zowel de communicatie als de concentratie.
Welke vergadertafel?
Bedrijven zijn vaak huiverig om nieuwe kennis toe te passen. TNO deed experimenten met vier verschillende opstellingen voor vergaderruimtes: vierkante tafel, ovale tafel, loungebanken, barkrukken. Daaruit kwam duidelijk naar voren dat de opstelling die het vaakst voorkomt, met tafels in een vierkant, het minst geschikt is. Vink: ‘Als je dan vraagt waarom een bedrijf niet op een andere inrichting overstapt, krijg je het argument dat het handig is om de losse tafeltjes te kunnen verschuiven. Hoe vaak ze die tafels dan verschuiven? Nou, toch wel twee keer per jaar. Dat is dus niet de eigenlijke reden. De eigenlijke reden is een blokkade in ons hoofd: gewoonte.'
Enge bureaustoel
63 procent van de Nederlandse werknemers stelt zijn bureaustoel niet in. Ze durven er niet aan te komen omdat de arbodienst de stoel nu eenmaal zo heeft ingesteld, of ze zijn bang om gelanceerd te worden wanneer ze aan de verkeerde hendel trekken. Flexwerkers stellen hun stoel en tafel overigens vaker in dan niet-flexwerkers.
(Bron: TNO Arbeid)
Creative Valley in Utrecht
Het Nieuwe Werken: bricks, bits & brains
YNNO (‘You Know'), adviesbureau voor innovatief werken, zit zelf midden in de verhuizing naar een nieuw kantoor. Met een aantal andere bedrijven die van Het Nieuwe Werken zijn nemen ze hun intrek in ‘Creative Valley', een nieuw pand op een zichtlocatie pal naast de A2 in Utrecht. Zelfs de afslag naar het pand is nieuw.
Jan-Peter Kastelein, partner van YNNO, gaat komend jaar aan Nyenrode promoveren op een onderzoek naar de invloed van de fysieke kantooromgeving op ‘kennisdeling en leren'. ‘Het Nieuwe Werken is als begrip ineens in opkomst, maar wij zijn er al twaalf jaar mee bezig. Het gaat om het optimaliseren van werkprocessen. Daarbij kun je de fysieke omgeving niet isoleren van de sociale, virtuele en mentale omgeving. Wij adviseren niet alleen over de bricks, maar ook over de bits en de brains. Ict, huisvesting en hr-beleid moeten allemaal op elkaar afgestemd zijn om mensen mee te kunnen nemen op de reis naar Het Nieuwe Werken.'
Het Nieuwe Werken wordt vaak gelijkgesteld aan thuiswerken en telewerken, maar Kastelein gelooft niet in de reeds vele malen aangekondigde death of the office. ‘Dan vergeet je het belang van kennisdelen en leren. De interactie tussen medewerkers kan niet geheel worden overgenomen door de informatietechnologie, hoe rijk die ook is. Vertrouwen is onnoemelijk moeilijk virtueel op te bouwen.'
Links Frederik van Steenbergen
Trots op dat mooie kantoor
Kastelein deed zijn onderzoek met name bij Google, dat vooroploopt in werkplekinnovatie, maar ook bij banken in de VS bijvoorbeeld. ‘Medewerkers hebben er maar een paar vierkante meter tot hun beschikking en toch zijn ze tevreden over hun fysieke werkplek - als die bonus er maar komt.'
Mensen (en bedrijfsculturen) verschillen dus sterk in de mate waarin ze gevoelig zijn voor hun omgeving, en Kastelein is de eerste om te zeggen dat een mooie omgeving op zich niet tot hogere prestaties gaat leiden. ‘Je kunt een geweldige omgeving neerzetten, maar met een chagrijnige manager gaat het nog steeds niet werken. Dat is mijn kernboodschap. Maar de rol van de fysieke omgeving is wél heel groot. Het maakt ook dat mensen trots zijn op de organisatie waar ze voor werken, wat zich vertaalt in een betere performance.'
YNNO-partner Frederik van Steenbergen is gespecialiseerd in het bricks-gedeelte. Hij wijst naar het designmeubilair in zijn eigen nieuwe pand: gestreepte oorfauteuils, lampenkappen van gekleurd plastic, vilten poefjes in alle kleuren. ‘Het gaat niet om de stoeltjes en de bankjes, daar kan iedereen iets leuks voor verzinnen, het gaat erom hoe de werkomgeving kennisdeling en creativiteit stimuleert. Elk type werk vraagt om zijn eigen omgeving. Een advocatenkantoor is wat anders dan een reclamebureau en dat is weer wat anders dan een consultancykantoor. Een standaardkantoor voldoet niet meer.'
Brainstormpoefjes
Fantasieloze flexplekken
Bedrijven zien de huisvesting vaak als een kostenpost. ‘Wij voeden bedrijven daarin op, laten zien dat het ook anders kan. Huisvesting is in principe een dissatisfier: als het echt niet in orde is, ga je klagen. Onze stelling is: het is ook een satisfier. De informele contacten en de kennisdeling nemen structureel toe, de productiviteit neemt niet af.'
Dat royale aandacht voor huisvesting en inrichting toch nog vooral als een luxe wordt gezien, bleek onmiddellijk in het afgelopen crisisjaar. Peter Vink van TNO: ‘In het afgelopen jaar is bij ons de vraag naar productiviteit toegenomen, terwijl het opdrachtgevers daarvoor meer om creativiteit ging. En de kantoormeubelfabrikanten hebben een heel slecht jaar gehad, met wel veertig procent omzetdaling.'
Arjan Dokman van trainingsbureau Organize yourself geeft mensen advies over de inrichting van hun werkplek, waardoor hij veel Nederlandse kantoren van binnen ziet. ‘In het algemeen is het vrij makkelijk om je als bedrijf te onderscheiden op dit punt; het gemiddelde Nederlandse kantoor is een samengeraapt geheel in de sfeer van lichtgrijze bureaus met heel zware archiefkasten erachter. Ook bij de invoering van flexplekken blijft het vrij fantasieloos, terwijl dat helemaal niet hoeft.'
Ziek door gebrek aan zuurstof
Dokman ziet dat er onder het mom van Het Nieuwe Werken bezuinigingsoperaties worden doorgevoerd waardoor werknemers soms letterlijk geen plek meer hebben. ‘Ik tref mensen aan die dan maar in de kantine gaan zitten werken, of met zijn tweeën aan een bureau gaan zitten. In een nieuw vormgegeven kantoorpand is er vaak ook te weinig nagedacht over de opslag van materiaal. "Alles is digitaal", wordt er dan gezegd, maar dat is vaak te optimistisch gedacht. Als mensen hun spullen niet meer terug kunnen vinden omdat ze met zijn vijven één uitpuilende kast moeten delen, ben je je doel behoorlijk voorbijgeschoten.'
Zelfs arbotechnisch is de situatie vaak maar zozo. ‘Mensen accepteren de kantooromgeving zoals ze hem aantreffen, want ze willen geen zeurpiet zijn. Ik moedig ze aan om wél aan te kaarten waar ze last van hebben. Er worden nog steeds mensen ziek, zowel door een chaotische werkplek als door een gebrek aan zuurstof.'
Zelf de temperatuur regelen
In een kantoortuin moet iedereen het met dezelfde temperatuur doen. TNO deed een proef met ‘persoonlijke klimatisering': zelf in te stellen elektrische stralingspanelen in de hoofdsteun van de stoel, aan de boven- en onderzijde van het bureaublad en op de vloer. Behalve aangenaam ook zeer energiebesparend, omdat de centrale verwarming omlaag kan.
Fotografie: Roger Cremers
Weerstand bij medewerkers
Een bedrijf dat het met de beste intenties wel anders wíl, stuit dan vaak weer op weerstand van de medewerkers. Frederik van Steenbergen van YNNO: ‘Ze denken dat alle wanden zullen verdwijnen, dat je om zeven uur 's ochtends op kantoor moet zijn met je karretje spullen om een plekje te bemachtigen, dat het management er zelf niet aan mee zal doen en dat de hele operatie puur is ingegeven om te bezuinigen.'
TNO voert om die reden altijd eerst een pilot uit: betrokkenheid bij het proces verhoogt de tevredenheid van de medewerkers sowieso. Voor zo'n pilot wordt dan bijvoorbeeld een deel van het oude kantoor vast ingericht zoals het in het nieuwe pand beoogd wordt. Volgens Peter Vink is het management meestal geneigd om de negatieve gebruikerservaringen uit de pilot, zoals het gemis van een paar vierkante meter voor jezelf alleen, te verzwijgen. TNO doet er dan alles aan om hen ervan te overtuigen dat ze er juist open over moeten zijn. ‘Het is bekend dat het vertrouwen in het management dan toeneemt, en bovendien komen de medewerkers er anders toch binnen de kortste keren zelf achter.'
Sick Building Syndrome
Symptomen: irritatie van de ogen, de keel en de huid, hoofdpijn, braakneigingen, verandering van de smaak- of reukzin, duizeligheid, concentratieverlies
Oorzaken: SBS-klachten zouden veroorzaakt worden door een slecht binnenklimaat. Maar uit een Brits onderzoek onder 4.052 ambtenaren in 44 verschillende kantoorgebouwen bleek dat verband niet significant te zijn. Echter: wie zijn omgeving zelf kan beïnvloeden heeft minder SBS-klachten, en wie last heeft van een hoge werkdruk juist meer.
(Bron: Arbo.blog.nl)
Wellicht ook interessant:
Meer artikelen in de rubriek
'Het nieuwe werken'
Reageer, print of deel dit artikel
Reacties op dit artikel:
edgar neo | 23 februari 2010 (1:49)
goed artikel! zo zijn wij ook met onze community aan het kijken wat de beste indeling en inrichting is van seats2meet.com rotterdam.
we proberen daar echt 1100 m2 aan prettige sfeer te creëren.
Maarten Bruns | 31 maart 2010 (12:03)
Interessant om zo te kijken naar verhoging van de kwaliteit van werkomgeving. Wat me opvalt is dat hier alles nog steeds binnen het traditionele kantoor blijft, terwijl veel mensen juist mobieler gaan werken (in trein, thuis, etc.). Zou Ahrend haar kantoorconcept niet uit kunnen breiden naar plekken buiten het traditionele kantoor?
|
