Hoe overleef je het beoordelingsgesprek?
Auteur: Roos Kuiper r.kuiper@bp.vnu.com |
19-01-2005
| Reacties: 12
|
 Mail dit artikel
Ruzie op het werk? Grote kans dat die gaat over het beoordelingsgesprek. Want niemand krijgt graag kritiek, en al helemaal niet als die kritiek weinig objectief lijkt te zijn. Waarom schaffen we dat systeem eigenlijk niet af?
Commotie: het jaarlijkse eindrapport
Er wordt heel wat geklaagd: over gestresste bazen, irritante collega's, de internetverbinding die uitvalt, de immer beroerde kwaliteit van de koffie. Al dat leed valt echter in het niet bij de commotie die beoordelingsgesprekken teweegbrengen: het jaarlijkse eindrapport wordt uitgedeeld! De hele afdeling raakt bevangen door een lichte koorts. 'En, hoe was het?' wordt besmuikt gevraagd. Waarna steevast een 'Goed, hoor' volgt, want niemand wil uiteraard onderdoen voor zijn collega's.
Het gekke is dat de meeste mensen er doorgaans van overtuigd zijn dat ze hun werk goed doen, maar vanaf het moment dat er een datum en tijdstip voor 'het gesprek' zijn geprikt desondanks worden bevangen door twijfel. Opeens is het enorm spannend om na een jaar -zonder tentamens of tussentijdse rapporten -een eindoordeel te horen te krijgen. De stress ontstaat vooral doordat er juist niet eenvoudig een rapport wordt uitgedeeld, maar dat de zaak wordt 'besproken'.
Dit laatste klopt overigens niet, want het beoordelingsgesprek is eenrichtingsverkeer, wordt je nadrukkelijk uitgelegd. Dus zit je minstens een halfuur naar je leidinggevende te luisteren, die met een formulier met hokjes en letters mondeling verslag doet van je 'sterke en zwakke punten'. Nu zijn de meeste mensen dol op complimentjes en willen ze graag horen wat ze goed doen. Het zijn de verbeterpunten die er mentaal inhakken. Waarom zijn we daar eigenlijk zo gevoelig voor?
Kwart medewerkers ontevreden over gesprek
Renée de Reuver van Personeelswetenschappen van de Universiteit van Tilburg is gespecialiseerd in botsingen op het werk. Heel veel arbeidsconflicten gaan over beoordelingen, zo is haar ervaring. 'De spanningen ontstaan wanneer de manager kritiek heeft op het functioneren van de medewerker. Een beoordeling kan iemands prestige aantasten', zegt ze.
Een bijkomend probleem is vaak dat er altijd een verschil van inzicht is tussen manager en medewerker. Als iemand niet goed functioneert op zijn werk, zal hij dat doorgaans toeschrijven aan externe oorzaken, ziekte of een slappe markt bijvoorbeeld. Een leidinggevende zal geneigd zijn de oorzaak te zoeken bij de werknemer zelf, aldus De Reuver.
Bijna een kwart van de werknemers is ontevreden over het verloop van zijn of haar beoordelingsgesprek, blijkt uit een recent onderzoek door adviesbureau &Samhoud. Er is veel onduidelijkheid over de beoordelingscriteria. Een op de vijf werknemers heeft geen idee waarop hij precies wordt beoordeeld. Ook krijgen veel mensen zelden feedback op hun dagelijks functioneren. Hun leidinggevende spaart ergernissen en complimenten op zodat het jaarlijkse beoordelingsgesprek verwordt tot een eruptie van meningen, zogenaamde feiten en vage praktijkvoorbeelden, schrijven de onderzoekers.
Erg objectief zijn de beoordelingen vaak evenmin. Veel werknemers worden alleen beoordeeld door hun leidinggevende, met wie ze soms ook nog eens weinig contact hebben. Volgens De Reuver leidt dat tot het ontstaan van imagomanagement.
'Het is voor werknemers dus altijd verstandig om successen te etaleren. Expliciet aangeven dat je iets hebt gepresteerd. Sommige mannen doen dat al op het irritante af, maar vrouwen zouden meer moeten laten zien wat ze presteren.'
Ook helft managers niet tevreden
Het zijn niet alleen de werknemers die moeite hebben met het beoordelingsgesprek. Uit recent onderzoek door werkgeversvereniging AWVN blijkt dat ruim de helft van de managers ontevreden is over het beoordelingssysteem in hun organisatie. Ook maken zij in de praktijk nauwelijks onderscheid tussen beoordelingsgesprekken en functioneringsgesprekken.
Een functioneringsgesprek -voor wie het onderscheid evenmin duidelijk kent -is bedoeld als een neutraal gesprek waarin werknemers met hun leidinggevende overleggen hoe ze zich kunnen ontwikkelen in hun vak, waarna een en ander op papier wordt gezet. Beoordelingsgesprekken worden gevoerd aan de hand van formulieren met vastgestelde criteria, variërend van meetbare prestaties tot gedrag op het werk.
Met behulp van zo'n formulier kan een leidinggevende min of meer objectief iemands functioneren vaststellen. De uitkomsten worden gebruikt om de werknemer aan te sturen, promotie te geven of een salarisverhoging toe te kennen. Toch blijven veel managers het beoordelen van het functioneren iets vaags vinden. Slechts een kwart van de leidinggevenden gebruikt de beoordeling bij het vaststellen van het salaris, constateert de AWVN.
Denigrerende veronderstelling: desinteresse
Het problematische van beoordelingssystemen is dat ze zijn gebaseerd, op de veronderstelling dat mensen niet geïnteresseerd zijn in werken en dat zij moeten worden aangestuurd in een sfeer die sterk lijkt op die van de traditionele basisschool. Zo luidt althans de niet malse kritiek van de Amerikaanse consultants Tom Coens en Mary Jenkins in hun boek Beoordelen: functioneert dat?
'De veronderstelling dat we iemands bijdrage kunnen vaststellen of precies kunnen meten, is denigrerend. Met beoordelingen reduceren we het werk van een individu, waar vaak hart en ziel in liggen, van iets unieks en krachtigs tot een koude en steriele score, die dan zogenaamd de totale bijdrage van die persoon zou uitdrukken.' Het is daarom niet zo vreemd dat zoveel managers zich ongemakkelijk voelen bij het houden van beoordelingsgesprekken. Ze voelen terecht aan dat er iets mis is met dat systeem, stellen de auteurs.
Joop Schmit, eigenaar van het adviesbureau Eprom, is het daar grondig mee eens. 'Beoordelingsgesprekken worden door managers gebruikt om hun mensen aan te sturen, maar het vellen van een oordeel is een negatieve manier van leidinggeven. Tijdens zo'n beoordeling voelt een werknemer zich enorm afhankelijk. Bovendien ervaart bijna iedereen kritiek op zijn functioneren als persoonlijke kritiek.'
Regie aan de medewerker
Net zomin als je een kind in het gareel krijgt door het bang te maken, gaan werknemers niet beter presteren uit angst voor een slechte beoordeling, zegt Schmit.' Beoordelingssystemen gaan ervan uit dat werknemers tot werken moeten worden aangezet. Ik vind dat je de regie aan de medewerker zelf moet geven. De meeste mensen hebben de behoefte om aan te tonen dat ze waardevol zijn op het werk, en ze willen ook weten of hun leidinggevende blij is met hun prestaties.'
Tineke Kanters, hoofd opleidingsmanagement van trainings- en adviesbureau Schouten en Nelissen, voegt daaraan toe: 'Je kúnt ook niet zonder beoordelingsgesprekken. Het is noodzakelijk om een moment te hebben waarop een medewerker kan zien hoe hij er precies voor staat. Om verdere vooruitgang te kunnen meten, om realistische plannen voor de toekomst te kunnen maken, heb je zo'n ijkpunt nodig.'
Ze erkent dat er om het beoordelingsgesprek 'een sfeer van examenvrees hangt' die moet verdwijnen. Werknemers moeten zich assertief opstellen en leren positieve en negatieve kritiek te ontvangen. Er hoeft ook geen afhankelijkheidsrelatie te zijn. Wie zelf regelmatig om feedback te vraagt aan de baas, hoeft tijdens een beoordelinggesprek geen verrassingen te vrezen, zegt Kanters. En mochten die onverwachts toch komen, dan is het heel gerechtvaardigd om de vraag te stellen: waarom krijg ik dat nu pas te horen?
Niet verdedigen, maar vragen stellen
De beste instelling om het eenrichtingsgesprek in te gaan is: ik wil begrijpen wat er straks allemaal wordt verteld. Kanters: 'Schiet niet in de verdediging, maar stel vragen. Waarom vindt de leidinggevende dat je prestaties op een bepaald punt beter kunnen?' Managers, op hun beurt, moeten goed zijn getraind in het beoordelen van werknemers en weten hoe ze het gesprek moeten voeren. Het kan gauw misgaan, is Kanters' ervaring. 'Managers kunnen veel kapotmaken in een beoordelingsgesprek. Het is belangrijk dat ze heel zorgvuldig uitleggen hoe ze tot hun oordeel zijn gekomen.'
Hoe goed managers ook worden getraind in het voeren van beoordelingsgesprekken, het blijft een systeem dat niet van deze tijd is, vinden deskundigen als Coens, Jenkins en Schmit. Het is volkomen tegenstrijdig met de huidige trend waarin werknemers zelf verantwoordelijk worden gesteld voor hun ontwikkeling en prestaties. In plaats van die vage beoordelingsgesprekken zouden managers met medewerkers resultaatgesprekken moeten voeren, vindt Schmit.
Dat is niet een kwestie van een andere naamgeving, zegt hij. 'In een resultaatgesprek stelt de manager zich op als klant en is de medewerker leverancier. De medewerker doet een voorstel over wat hij denkt te kunnen leveren en dat wordt vastgelegd. Een jaar later ga je -als klant en leverancier -kijken of de resultaten volgens afspraak zijn.'
Praten over resultaten, in plaats van over functioneren, is minder vaag, minder persoonlijk en een gelijkwaardiger vorm van omgang die beter past bij de huidige werkrelaties, zegt Schmit. Voorlopig zullen werknemers echter nog vele traditionele beoordelingsgesprekken moeten voeren. Aan hen luidt het advies: vraag regelmatig om feedback en houdt zelf een track record bij van je prestaties. Wellicht blijkt dan dat je het beter doet dan je dacht.
Beoordelingsgesprek op komst? Dit kun je zelf doen:
Zorg dat je ruim van tevoren, bijvoorbeeld een halfjaar, op de hoogte bent van de criteria van de beoordeling. Dan kun je ernaartoe werken.
Vraag zelf om feedback. Praat regelmatig, bijvoorbeeld elke vier maanden, even kort met de baas over hoe het gaat op het werk. Bevestig met een paar regels per e-mail wat je hebt afgesproken.
Maak ook zelf een dossier. Schrijf aan het eind van elke maand op wat je prestaties waren.
Stel jezelf als doel om te begrijpen wat er in het beoordelingsgesprek wordt gezegd.
Schiet niet in de verdediging, maar stel vragen. Waarom vindt je baas dat?
Wellicht ook interessant:
Meer artikelen in de rubriek
'Functioneren en beoordeling'
Reageer, print of deel dit artikel
Reacties op dit artikel:
Andries F. Bongers | 25 januari 2005 (16:45)
1. Een beoordelings- of functioneringsgesprek gaat over concrete met elkaar afgesproken doelstellingen.
2. Deze worden vóór de beoordelingsperiode (meestal 1 jaar) al vastgelegd.
3. Het gesprek is geen verrassingsgesprek, maar een evaluatie van alle tussendoor gesprekken.
4. De managers moet een slechte beoordeling ook als een slechte kwalificatie van zijn eigen functioneren zien, tenzij hij/zij kan aantonen, dat men er alles aan gedaan heeft (gesprekken, begeleiding, opleiding, waarschuwingen) om de medewerker wel goed te laten functioneren.
5. Het beoordelingsgesprek is wel degelijk OOK een gesprek over het functioneren van de manager/leidinggevende.
6. Het beoordelingsformulier wordt minsten een week van te voren aan de medewerker uitgereikt, zodat deze zich ook goed op het gesprek kan voorbereiden.
7. Het tijdig en goed houden van beoordelingsgesprekken is één van de beoordelingscriteria van de leidinggevende.
Dit zijn richtlijnen van 40 jaar geleden in de organisatie waar ik werkte. Maar... leren ze het dan nooit?
Willem Baartsen | 7 februari 2005 (9:10)
Als een jaarlijks beoordelingsgesprek een verrassing blijkt te zijn, betekent dit een tekortkoming van de leidinggevende, hoe goed de beoordeling ook is. Veel belangrijker is regelmatig feedback te geven zodat de verhouding open en duidelijk is.
Remco | 8 februari 2005 (22:37)
Hoe herkenbaar...
Het is daarbij ook in 99% van de gevallen zo, dat de beoordeling door de manager al gegeven is door middel van een voorlopig oordeel. Deze moet volgens de meeste organisaties regelmatig verspreid zijn, alleen maar medewerkers als Goed beoordelen kan niet...
De ervaring leert mij dat maar heel weinig managers objectief zijn...
Marieke | 24 februari 2006 (11:27)
Bij een tijdelijk contract - al dan niet met de intentie om er een vast dienstverband van te maken - is een beoordelingsgesprek vaak ook nog ergens anders goed voor. Namelijk: om je te vertellen dat je het heel goed hebt gedaan - getuige het prima functioneringsgesprek eerder dat jaar - , maar dat ze je toch gaan ontslaan.
Omdat je toch niet in het team blijkt te passen, omdat je functie overbodig blijkt te worden, omdat er bezuinigd gaat worden, omdat niemand van de tijdelijke krachten ineens een vaste aanstelling mag krijgen...
Ik heb het al herhaaldelijk meegemaakt. Ja, het een heeft met het ander te maken. Nee, het zijn twee verschillende gesprekken. Maar waarom twee gesprekken voeren als het ook in een gesprek kan?
Marcel Hoek | 12 september 2007 (12:35)
Een beoordelingsgesprek is per definitie een ongelijkwaardig gesprek. De leidinggevende oordeelt over de kwaliteit van de werknemer en heeft zodoende de touwtjes in handen. Hij is de norm voor de beoordeling tenzij er 'harde cijfers' overlegd kunnen worden. Vaak is dat echter niet zo.
Daarom is het goed om de focus te houden op de inhoudelijke resultaten. Weet wat je waard bent! Breng goed in kaart wat je in een jaar voor elkaar hebt gekregen en presenteer dit op allerlei manieren in het gesprek.
Probeer je enkel 'goed' door een beoordelingsgesprek te komen, dan wordt je afhankelijk van de baas zijn norm.
Wanneer je echter positief en opbouwend de focus op bereikte resultaten legt, wordt 'het werk' de norm en heb je veel meer kans op succes. (ruzieophetwerk.nl)
Goedenavond, | 10 januari 2010 (20:14)
Na 7, 5 maand werken krijg ik mijn eerste functionerings- of beoordelingsgesprek met mijn directrice/college en directeur haar man. Het enige wat zij als pluspunten hadden over mij was dat ik enthousiast ben en dat ik altijd op tijd ben op het werk. De rest van hun verhaal was heel negatief en was een opsomming van minpunten. Eenrichtingsverkeer. Ik werd volkomen afgeslacht, beledigd en als ik erop wilde reageren liet ze mij niet eens uitpraten. Er werd verteld dat mijn contract niet verlengd word. Ik hoop er zo snel mogelijk weg te zijn. Kan dit nu allemaal maar ongestraft? Wij werkvolk zijn de dupe en staan machteloos. Terwijl ik zo goed mijn werk doe, ben in de situatie dat ik het geld moet verdienen voor mijn gezin. Mijn man is werkloos omdat het slecht gaat in de bouw. Verder heb ik echt geen vertrouwen meer in mensen, werkgever, managers die veelal liegen.
Theo | 14 september 2010 (17:24)
Een vreemde situatie ontstond toen de afdelingsdirecteur -een overigens volwaardige gesprekspartner- een collega tot (namaak-)baasje benoemde, en die laatste vervolgens machtswellustig er maar een eind op los beoordeelde. Formeel en contractueel was het mij niet eens toegestaan om aan deze idioot te rapporteren, zodat er een heel verwrongen beeld op papier kwam. Vervolgens werd door HR aan mij gevraagd waar toch die tegenstrijdigheden vandaan kwamen....
Inge | 15 september 2010 (10:53)
@S. Nilyuluw en Goedenavond: dit is niet de juiste plek om advies te vragen. Ik raad jullie aan contact op te nemen met je vakbond of een arbeidsjurist.
Wat betreft het artikel: alleen sturen op resultaten werkt ook niet. Iemand kan hele goede resultaten leveren, maar dit op een verachtelijke wijze bereiken, waardoor collega's en/of klanten weggaan. Dus zowel resultaten (SMART geformuleerd waar mogelijk) als gedrag dienen besproken te worden.
Frits de Ruiter | 20 december 2010 (13:42)
Ik ga bijna helemaal mee met de eerste reactie van Andries F. Bongers.
Het is wel degelijk een gelijkwaardig gesprek waarbij ook de leidinggevende beoordeeld kan worden. Het belangrijkste is echter dat er tijdig een beoordelings voorstel aan de medewerker wordt verstrekt zodat een optimale voorbereiding het geval kan zijn.
Degene die dit document heeft opgemaakt heeft nl. ook voldoende tijd gehad om dit voor te bereiden.
Zegikniet | 13 januari 2011 (20:38)
Een week geleden werd mij medegedeeld dat ik een beoordeling gesprek zou krijgen.
In eerste instantie dacht ik oké geen probleem maar wel een beetje kortdag na een kwartaal maar ah misschien doen ze het maar 1xper jaar...want sjah hoeveel kun je nu echt bereiken als je de helft van de tijd nog ingewerkt wordt?
Maar het probleem begon toen en dag van tevoren nog eens medegedeeld dat dit gesprek met 4mensen zou plaatsvinden en mijzelf erbij. Juist hier is volgens mij geen spraken van een gesprek meer eerder een Spaanse inquisitie of zie ik dit verkeerd?
Nu mijn vraag aan jullie hoe had ik me hier op kunnen voorbereiden?
Groeten.
Lisa | 13 januari 2011 (20:42)
Een week geleden werd mij medegedeeld dat ik een beoordeling gesprek zou krijgen.
In eerste instantie dacht ik oké geen probleem maar wel een beetje kortdag na een kwartaal maar ah misschien doen ze het maar 1xper jaar...want sjah hoeveel kun je nu echt bereiken als je de helft van de tijd nog ingewerkt wordt?
Maar het probleem begon toen en dag van tevoren nog eens medegedeeld dat dit gesprek met 4mensen zou plaatsvinden en mijzelf erbij. Juist hier is volgens mij geen spraken van een gesprek meer eerder een Spaanse inquisitie of zie ik dit verkeerd?
Nu mijn vraag aan jullie hoe had ik me hier op kunnen voorbereiden?
Roelie | 18 september 2011 (22:47)
De directeur van de basischool hield met mij een beoordelingsgesprek. Het algehele functioneren van mij als leerkracht werd beoordeeld. Op een punt was dit negatief. Ik gaf kinderen te weinig ruimte.Het feit dat mijn directeur niet in de klas is geweest, maar zich baseerde op wat ze in de wandelgangen over mij hoorde, vond ik teleurstellend.
Als een leidinggevende op dergelijke wijze beoordeeld, beschadigd dit het vertrouwen tussen werknemer en werkgever.
Voorafgaand had in een fuctioneringsgesprek dit punt aan de orde moeten komen.
Er horen objectieve maatstaven te zijn, met steekhoudende argumenten. Niet oordelen op basis van emotie of gevoel of wandelgangpraat.
Een beoordelingsgesprek op deze manier, is ondeskundig, schiet z'n doel voorbij en zet de relatie onnodig onder druk.
.
|
