In vijf stappen naar een georganiseerd bestaan
Auteur: Daphne van Paassen
|
09-09-2010
| Reacties: 12
|
 Mail dit artikel
Hoe zet je 10.907 e-mails, 35 te declareren bonnen uit 2010, drie blauwe volgekrabbelde To-Do-pagina' om naar een lege inbox, 515 keiharde euro's, en een iets leger hoofd? Redacteur Daphne van Paassen gebruikte daarvoor de methode Getting Things Done.
Nodig
2 tot 3 groene bakjes, vanaf nu stuffbakjes geheten
1 groene map
1 blauwe map
1 agenda/PDA
1 Belgisch schriftje (of digitale Eerstvolgende Actielijst, Wachten-op-lijst, Later/Misschien-lijst, Projectenlijst)
1 klein opschrijfboekje
1 archiefmappensyteem(pje)
De ochtend van mijn eerste werkdag na de vakantie verloopt desastreus. Vier mensen (waarvan twee heel erg minderjarig) schreeuwen tegen elkaar omdat voetbaltrainingen onverwacht vervroegd zijn, oppassen niet zijn ingelicht, schoolbekers zoek, gymkleren te klein, jassen vergeten op het laatste logeeradres. Aantekenblokken en agenda's blijken uit het verkeerde jaar en, oh ja, wie kookt er vanavond die pretentieloze pastahap? Zijn er eigenlijk ingrediënten voor een pretentieloze pastahap?
Op het werk wacht een overvolle inbox. Bovenaan een mail van de ict-afdeling: of ik mijn inbox niet eens kan opschonen. Die daaronder van de directie gaat over een in te voeren clean desk policy: ‘Wat een betutteling', sis ik, en begin met de echt belangrijke zaken: research voor een verhaal, de planning voor de komende drie Intermediairs en een brainstorm met een collega over haar verhaal. Maar ergens blijft het knagen: al die net niet heel belangrijke zaken laat ik te vaak liggen. Prioriteiten kan ik goed stellen. Maar het leven bestaat niet enkel uit prioriteiten. Misschien moet ik toch eens aan een systeem. Ik schrijf me in voor een training Getting Things Done bij Meer-effect.
Stap 1: verzamelen
De theorie
In een zaal van het Hilton in Soesterberg hebben zich dik zestig mensen verzameld. Trainer Marleen Kruyswijk heeft iets van een new born gelovige als ze spreekt over ‘Toen Getting Things Done in mijn leven kwam...' Ze ziet er bijbehorend blij uit. ‘Een groene plant is geen stuff', begint ze. ‘Een bruine, dode wel.' Dat is grappig. Ze krijgt een kans. ‘Stuff is alles wat tot je komt en waar je nog iets mee moet'. Opgeruimde oneliners die het leven ineens verrassend overzichtelijk maken en een hoopvol yes-we-can-gevoel oproepen. De eerste stap in het op orde brengen van ons leven is: stuff te verzamelen in een apart stuffbakje. ‘Doe er nog niets mee: trek verzamelen en beslissen uit elkaar.' Niet bij binnenkomst die brief met je tanden proberen open te scheuren, hem vluchtig doorlezen en... weer terugstoppen in de envelop. ‘Dan doe je twee keer dezelfde handeling: tijdverlies!' Nee, post verdwijnt gesloten in het stuffbakje. Net als alle bonnetjes, ideeën, opgekrabbelde telefoonnummers.
We krijgen een groen postvakje uitgedeeld: voor op ons bureau. Daarna volgt een groene map: het ‘stuffbakje' voor onderweg. ‘Zodat je altijd en overal je hoofd kunt leegmaken.' Want dat is de belofte die iedereen hierheen heeft gelokt: als we onze ‘stuff' een plek hebben gegeven, hoeft ons hoofd zich er geen zorgen meer over te maken en kan het zich met de echt belangrijke zaken bezighouden. 'Je inbox is eigenlijk ook een stuffbakje', zegt juf Marleen opgewekt. E-mails mogen dus ook niet worden geopend en bekeken om er dan later ‘iets' mee te doen.
De praktijk
Als het hierbij gebleven was, was ik een evangelist geworden, zoveel is zeker. Het idee om verzamelen en beslissen/verwerken uit elkaar te halen en alle afspraken, e-mails en neergeschreven gedachten in één sluitend systeem te brengen met de bedoeling het hoofd rust te gunnen, klinkt goddelijk. Halleluja! Praise David Allen, de bedenker van Getting Things Done.
Stap 2: verwerken
De theorie
Dan komt het echte werk. Eén keer per dag zullen wij in het vervolg ons stuffbakje moeten omkeren om de inhoud te verwerken. Wij moeten van de tweede trainer, Fokke Kooistra, ter plekke oefenen op de inhoud van onze tas (in mijn geval een stapel bonnetjes en treinkaartjes, twee knopen van een winterjas, een theezakje, zeven lege-flessenbonnetjes, een voorstel voor een artikel, een uitnodiging voor een bevolkingsonderzoek uit 2009). Op een blocnote noteren we bij elk ding dat we van de stapel halen wat het is: Een belofte? Een taak? Een voorstel? Een afspraak? Vervolgens beslissen we wat we ermee gaan doen. Kan het weg? Kunnen we het in twee minuten oplossen, dan doen we dat meteen. Moet er deze week iets mee gebeuren, dan komt het op de Eerstvolgende Actielijst (daarbij benodigde papieren gaan in de blauwe Eerstvolgende-Actie-Supportmap). Is de actie gebonden aan een bepaalde datum of tijd, dan komt dat in de Agenda. Kan het wachten of moeten we erover nadenken wat ermee moet gebeuren, dan komt het op de lijst Later/Misschien. Is het iets waarop we wachten, dan noteren we het op de Wachten-op-lijst. Moet het bewaard, dan gaat het in het Archief. Voor al deze lijsten adviseert Fokke een Belgisch schriftje (tab- en losbladig), of anders digitaal aan te maken lijsten in Outlook.
De praktijk
De vraag ‘wat is dit?' klinkt basaal filosofisch, maar komt me voor als nodeloze tijdroverij. Eigenlijk moeten we daarna ook nog opschrijven wat de ‘gewenste uitkomst is'. Dit deel sla ik onmiddellijk over: omslachtig. Dagelijks door het stuffbakje blijkt al een flinke hobbel. Vijf dagen staat dat groene bakje al onaangeroerd op mijn bureau. Ik heb het wel druk. Blijkbaar werk ik toch weer uit mijn mailbox en uit mijn hoofd en via de brandblusmethode: iemand roept: ‘Wat zullen we doen met dat stuk over pensioenen?' en ik praat mee over kapitaal- en omslagstelsels. Fout, fout, fout. De vraag ‘wat zullen we doen met het pensioenstuk?' dient in het stuffbakje te belanden en dan zet ik ‘praten over pensioenstuk' op de Eerstvolgende Actielijst. Alleen al bij de gedachte voel ik me een administratief medewerker van mijn eigen hoofd. Dit kóst tijd! Volgens de trainers is dat slechts tijdelijk.
Stap 3: organiseren
De theorie
Het wordt nog net een tikje ingewikkelder. De Eerstvolgende Actielijst blijkt namelijk weer opgebouwd uit andere lijsten. Om zo efficiënt mogelijk te werken, moeten we op ieder ledig moment aan de slag kunnen. Daartoe delen we ons werk niet meer in naar projecten, zoals we gewend zijn, maar naar context. Niks lijstjes geordend naar prioriteit of naar project. Vanaf nu zijn er lijstjes: Kantoor (alles wat alleen op kantoor kan), lijst PC (dat wat vanachter de computer moet gebeuren) lijst Overal (werk dat overal kan gebeuren: leeswerk bijvoorbeeld), een lijst Bellen, een lijst Boodschappen.
De praktijk
´s Nachts schiet ik wakker. Vanmiddag in de trein besefte ik opeens dat er nog een enorme klus lag: wat was dat ook alweer? De volgende ochtend weet ik het nog steeds niet. What would David do? Had ik het maar opgeschreven in mijn net aangeschafte mini-opschrijfboekje. Niet meer denken: dat onthoud ik wel. Zo wordt het systeem nooit honderd procent sluitend en kan mijn onderbewuste er niet op vertrouwen.
Stap 4: onderhouden
De theorie
Het hele systeem staat of valt natuurlijk met discipline. Ten minste één keer per dag moet het groene bakje geleegd. Van boven naar beneden of andersom. ‘Dus niet eerst de leuke of makkelijke klussen eruit vissen', zegt meester Fokke en kijkt mij aan alsof 'ie denkt: daar zit er weer zo een. En eenmaal uit het bakje, mag een item er nooit meer in. Dat is een wet. De wet van het groene bakje. De e-mailbox is feitelijk ook een stuffbakje en mag - vooruit maar - twee keer per dag geleegd worden. Ook hier moeten we ons bij ieder mailtje afvragen: kan het weg? Moet het deze week? Et cetera.
Wekelijks moeten we een uur tot anderhalf reserveren voor het ‘wekelijks onderhoud': een moment waarop we alle stuff verzamelen, verwerken in het systeem, alle lijsten langslopen en opschonen. Daar moeten we niet tegenop zien, zegt meester Fokke. Het is het fijnste moment van de week. Hij eet er chocolade bij en draait barokmuziek.
De praktijk
Ik leg de trainers het probleem van ‘zomaar een collega' voor die een inbox met 10.907 mailtjes heeft: hoe ga je dan te werk? Het blijkt de beste tip van de dag: maak een map ‘Achterstallig Onderhoud' en plaats daarin alle mails van een maand of ouder. ‘De rest verwerk je op de GTD-manier. Het achterstallig onderhoud ga je in stapjes te lijf op verloren momenten.' Ik besluit ter plekke al dat mijn ‘Achterstallig Onderhoud' mijn Archief wordt: niets meer aan doen. Het e-mailarchief, zo hebben we namelijk net geleerd, is niet meer dan een ongeordende map: de zoekfunctie doet immers de rest.
In twee uur heb ik voor het eerst in zes jaar een lege inbox. Het zou mooi zijn als er nu een collega was die ik snikkend om de hals had kunnen vallen, maar iedereen is al naar huis.
Stap 5: doen
De theorie
Werken is vanaf nu niet meer datgene doen wat zich op dat moment aandient, via de mail, de agenda of een collega of een gedachtenflard. ‘Je werkt vanuit je agenda en je Eerstvolgende Actielijst', zegt Fokke beslist. De context bepaalt wat je gaat doen. Vervolgens bedenk je hoeveel tijd je hebt en wat de urgentste taak is van de contextlijst.
De praktijk
Met de Eerstvolgende Actielijst kan ik best leven. Met de Contextlijsten blijft het worstelen. Zit ik in de trein, moet ik volgens de lijst het boek GTD gaan lezen terwijl ik echt meer zin heb om uit het raam te staren. Dat is volgens David natuurlijk vreselijk improductief. Maar ik weet uit ervaring dat de kans bestaat dat ik op zo'n moment een bijkans briljant idee voor een artikel kan krijgen. Maar soms ook niet.
Illustratie: Magda Rinkema
Miljoen-plus exemplaren verkocht
Van het boek Getting Things Done van David Allen werden wereldwijd meer dan een miljoen exemplaren verkocht. Ruim vierduizend mensen volgden de afgelopen vijf jaar de cursus GTD bij Meereffect.
Wellicht ook interessant:
Meer artikelen in de rubriek
'Competenties en vaardigheden'
Reageer, print of deel dit artikel
Reacties op dit artikel:
Jaap | 9 september 2010 (12:45)
Voor de goede orde: David Allen zou waarschijnlijk zeggen dat het prima is om uit het raam te staren, zodra je weet wat je opties en prioriteiten zijn - en dan zonder onbestemd stressgevoel kunt kiezen om geen klusjes te doen maar gewoon te niksen.
Bert | 9 september 2010 (14:18)
Interessant. Net zo interessant, mevrous Van Paassen, is of (en in welke vorm) u het systeem nog steeds gebruikt over zes maanden - mag ik u uitnodigen om daar bijvoorbeeld ergens in maart 2011 een update over te schrijven?
Bert Plat | 9 september 2010 (16:08)
@Jaap. Je bent productief als je datgene doet wat je *wilt* doen. Handige tip is om ook de "leuke dingen" gewoon op je actielijstje te zetten, zodat je weet dat ook daarvoor tijd is.
Patrick Mackaaij | 9 september 2010 (17:36)
Leuk artikel waarin de opbouw van de meereffect training goed terug te lezen is. Ik ken weining trainingen die erin slagen de aandacht de hele dag vast te houden. Omdat ik het persoonlijk jammer zou vinden als de licht cynische ondertoon het effect heeft dat mensen zich niet in het gedachtegoed van David Allen verdiepen reageer ik.
Jaap stipte ook al aan: Als je duidelijk hebt wat je nog wilt doen kun je vervolgens kiezen wat je wilt doen en weet je ook dat je gewoon uit het raam kunt staren. Hetzelfde is van toepassing als iemand roept "Wat zullen we doen met dat stuk over pensioenen?" - als je er dan tijd voor wilt maken... Dat ontbreekt onder het kopje "Doen" en maakt de laatste alinea niet zo positief.
Je bepaalt ook zelf hoeveel contexten je nodig hebt. Als je in de trein liever helemaal geen taken uitvoert dan doe je dat toch niet?
Probeer eens een tijdje ideeën en afspraken met jezelf en anderen op te schrijven. Zeker als je van een Wachten-op-lijst gebruik maakt zul je je verbazen hoeveel mensen dagelijks vanuit hun inbox werken en iedere intentie die iets groter is er zo bij in laten schieten. Tijdens het wekelijks onderhoud kom je die tegen en informeer je naar de status of schrijf je op eens langs te lopen. Door even terug te kijken naar de afgelopen week schieten je soms ook dingen te binnen waar je nog iets mee wilt doen.
Op basis van je agenda, eerstvolgende actielijst en context bepaal je dus wat je *kunt* doen. Er zullen ook altijd echte brandjes voorbij komen. Waarbij het inderdaad doelgericht werkt ("begin with the end in mind") als je de gewenste uitkomst achterhaalt van "Wat zullen we doen met dat stuk over pensioenen?"
Paul van Veen | 11 september 2010 (11:48)
Leuk artikel. Er wordt echter te weinig nadruk gelegd op het verminderen van de input. Als je merkt dat je het te druk krijgt, stoot dan dingen af. Ik merkte zelf bijvoorbeeld dat ik er niet meer aan toekwam om bepaalde nieuwsbrieven te lezen. In plaats van dat constant boven mijn hoofd te laten hangen, heb ik me gewoon uitgeschreven. Heerlijk! Zelfde met die 10.907 e-mails. Gewoon (wat overigens wel in het artikel staat) alles ouder dan een maand wegdoen. Als het echt belangrijk is, bellen ze wel!
Ceriel | 12 september 2010 (12:10)
Als toepasser van GTD krijg ik het nog niet helemaal voor elkaar een goed lopend systeem op te zetten (op papier, of toch een PDA? welke lijsten? etc.) Daarom vond ik uw opmerking over een "Belgisch schriftje" intrigerend... Wat is dat voor schriftje?
Alex Verhoeve | 12 september 2010 (22:52)
Een mooie ondersteunende tool is GTDagenda. Setup met taken, contexts en projecten.
Daarnaast iedere morgen een mail in je inbox met de eerstvolgende taken.
Probeer deze link:
http://www.gtdagenda.com/P/ZZ0NZE
Cloverfield | 13 september 2010 (10:33)
Ik zou ook best een GTD systeem opzetten. Het nadeel is dat ik naast analoge dingen (brieven, papiertjes met nummers en ander zooi) ook digitale dingen heb (Gmail, Evernote, ReadItLater en Google Reader).
Onderweg kan ik veel op mijn iPhone kwijt, maar dat geldt weer niet voor de analoog verzamelde dingen.
Ergens kom ik er niet uit hoe ik digitaal en analoog handig kan combineren. Ik ben daarom ook wel benieuwd naar een 43Folders ding (hebben we dan in Nederland?) en ook wel benieuwd wat een belgisch schriftje is.
willem | 13 september 2010 (12:15)
Leuk verhaal en misschien voor velen een erg goede tool.
Maar ikzelf ben meer een aanhanger van de chaos theorie. Ik presteer het beste als de chaos compleet is.
Dus helaas.
Babette | 13 september 2010 (14:43)
@Ceriel @Cloverfield
De naam Belgisch schriftje wordt hier verklaard:
http://www.nieuwsblad.be/article/detail.aspx?articleid=5I1ON5ID
Verder Googlen op 'Adoc' of 'Atoma'
Cloverfield | 13 september 2010 (15:08)
@Babette
Ja, dat had ik gevonden. Zegt me verder nog niet veel?!
Is zoiets bij de hema te koop, of moet je er voor naar een serieuzere kantoorwinkel? En heet het ding dan ook zo?
Klaas | 21 september 2010 (8:49)
Ik volg zelf met heel veel plezier de nieuwsbrief van meereffect.nl Ze geven handige tips die je helpen dit systeem verder te implementeren. Zeker een aanrader. En oja dit is geen reclame, gewoon een tip voor iedereen. Doe ermee wat je wilt.
|
